Thư kí văn phòng là gì? Công việc của thư kí văn phòng.
1503, 2022

Thư kí văn phòng là gì? Công việc của thư kí văn phòng.

Thư kí văn phòng là gì?

Thư kí văn phòng là một chức vụ công việc trong ngành quản trị văn phòng công ty doanh nghiệp đảm nghiệm công tác quản lí. Hỗ trợ việc quản lí sắp xếp hồ sơ đảm nhiệm các vấn đề liên quan đến văn bản giấy tờ. Thư kí còn có nhiệm vụ tiếp đón khách hàng hay tạp vụ hành chính nhân sự, tổ chức cuộc họp, lên lịch trình và các kế hoạch cho giám đốc.

Thư kí văn phòng là gì?

Thư kí có thể nói đây là một công việc không mấy xa lạ bao người mơ ước. Đó là một ngành phổ biến trong xã hội được rất nhiều bạn trẻ quan tâm và định hướng.

Thư kí văn phòng làm gì?Chức năng nhiệm vụ.

Đây là câu hỏi mà được rất nhiều người quan tâm. Thông qua khái niệm trên chúng ta cùng đến với phần dưới đây đề hiểu rõ hơn về công việc thư kí văn phòng này

Chức năng nhiệm vụ của thư kí

1. Tiếp nhận và xử lí thông tin văn phòng ban

Một thư kí chuyên nghiệp phải nhanh chóng giải quyết trong công việc các văn bản được giao, phải đặc biệt đảm bảo tính bí mật chính xác nhanh chóng. Tiếp nhận xử lí thông tin, phân loại, sắp xếp các văn bản tài liệu nhanh chóng hoàn tất công việc được giao. Trợ giúp các sếp giải quyết các công việc nội bộ nhanh chóng, chính xác. Ngoài ta thư ký còn là người tập hợp các số liệu, tài liệu tham khảo cho cấp trên khi cần thiết.

2. Sắp xếp lịch làm việc ở cơ quan

Đây có thể nói là công việc quan trọng nhất của thư kí. Thư kí văn phòng cần linh hoạt nắm rõ được kế hoạch cụ thể của toàn bộ công ty doanh nghiệp từ đó lên kế hoạch sắp xếp cụ thể sao cho hợp lí. Đồng thời lên lịch và tổ chức các cuộc họp, ghii chép và tổng hợp đầy đủ nội dung các cuộc họp. Ngoài ra thư kí còn phải ghi chép ý kiến của lãnh đạo và chuyển ý kiến đó xuống các đơn vị nhân viên hay cá nhân nào đó để họ đóng góp ý kiến. Từ đó tổ chức hội ý để nghe các cán bộ nhân viên sau đó ghi vào văn bản hoặc báo cáo trực tiếp lại cho cấp trên.

3. Sắp xếp các chuyến đi công tác cho ban lãnh đạo

Ngoài các công việc nêu trên, thư kí văn phòng còn phải thực hiện phác thảo, soạn lịch trình cho các chuyến đi công tác của ban lãnh đạo, thực hiện lên kế hoạch lịch trình các cuộc hẹn gặp khách hàng. Thư kí cần linh hoạt, kĩ năng xử lí tình huống chuẩn bị phương tiên đi lại như đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, nhà hàng, tạm ứng các chi phí quyết toán trong chuyến đi.

4. Đón tiếp khách hàng

Thư kí văn phòng cần kĩ năng giao tiếp tốt, kĩ năng xử lí tình huống và trình độ chuyên môn từ đó khéo léo trong việc đón tiếp khách hàng. Tiếp nhận thông tin, ý kiến ban đầu từ khách hàng và xử lí hướng dẫn khách hàng nhanh chóng nhất có thể. Cơ bản nhất phải chu đáo nhất từ khâu chuẩn bị chỗ ngồi nước uống phục vụ từ cái nhỏ nhất.

Những kĩ năng cần có của một thư kí văn phòng

Trước hết là những kiến thức chuyên môn như luật hành chính, kĩ năng sử dụng trang thiết bị văn phòng. Thư kí cần thành thạo kĩ năng tin học văn phòng, soạn thảo văn bản.

Thư kí cần phải có kĩ năng giao tiếp tốt và một phong thái tự tin, giọng nói thuyết phục, kĩ năng truyền đạt thông tin, hướng dẫn

Bên cạnh đó thư kí văn phòng nhất định phải có kĩ năng quản lí sắp xếp và tổ chức các công việc, hỗ trợ lãnh đạo quản lí văn phòng, quản lí tài liệu. Vậy nên nhất định phải có tố chất phản ứng nhanh nhạy kĩ năng xử lí tình huống, nhạy bén trong công việc để xử lí những tình huống phát sinh, các vấn đề trong công ty.

Kĩ năng cần thiết của thư kí 

Mức lương của thư kí văn phòng là bao nhiêu?

Đây là vấn đề được rất nhiều người thắc mắc quan tâm. Tùy thuộc vào bằng cấp, năng lực, kinh nghiệm mà mức lương của thư kí dao động từ 6-9 triệu đồng. Có thể thấy mức lương của thư kí văn phòng không khá cao như những gì mọi người tưởng tượng nhưng bên cạnh đó thư kí còn được hưởng các chính sách chế độ khác từ công ty.

Mong rằng sau những chia sẻ sau đây mong rằng quý vị tham khảo quan tâm để nắm bắt, hiểu rõ hơn về ngành thư kí văn phòng này. Từ đó có những định hướng đúng đắn cho bản thân để theo đuổi công việc này trong tương lai nhé. Chúc các bạn thành công!

CCB OFFICE trở thành đối tác của 500+ tòa nhà trên toàn thành phố Hà Nội. Vì vậy, chúng tôi sẽ giúp khách hàng tìm kiếm mặt bằng một cách nhanh chóng, cung cấp các thông tin đầy đủ và chính xác nhất để từ đó khách hàng có một cách nhìn tổng quan để đánh giá lựa chọn ra vị trí phù hợp nhất với mình. Bởi chúng tôi hiểu được ưu nhược điểm của từng tòa nhà, nên chúng tôi sẽ giúp khách hàng có được những thông tin hữu ích trong việc quyết định mặt bằng thuê. CCB Office miễn phí toàn bộ chi phí tư vấn cho khách hàng.
Liên hệ ngay CCB Office để nhận báo giá thuê và diện tích trống văn phòng tại các tòa nhà.
• Website: https://ccboffice.vn/ 
• Hotline : 0985.575.185
• Địa chỉ : Tầng 11, tòa nhà Việt Á, số 09 Phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội