Sơ đồ Gantt là gì? Cách vẽ sơ đồ Gantt lập kế hoạch quản lý dự án

Để hoàn thành các mục tiêu một cách tốt nhất, hoàn hảo nhất thì chắc chắn không thể thiếu được sự góp mặt của bảng kế hoạch ghi chi tiết từng bước làm trong từng thời gian cụ thể. Hiện tại có khá nhiều các phương pháp để lập bảng kế hoạch nhưng tuy nhiên sử dụng sơ đồ gantt vẫn là phương pháp được nhiều người ưa chuộng lựa chọn hơn cả. Vậy sơ đồ gantt là gì? Mời bạn đọc và tham khảo ngay ở bài viết dưới đây nha.

SƠ ĐỒ GANTT LÀ GÌ?

Sơ đồ Gantt (Gantt Chart) còn được gọi là sơ đồ ngang Gantt hay biểu đồ Gantt. Đây là một trong những công cụ cổ điển nhất và vẫn được sử dụng phổ biến trong quản trị tiến độ thực hiện dự án ngày nay. Trong sơ đồ quản lý này, các công tác được biểu diễn trên trục tung bằng thanh ngang, thời gian tương ứng được thể hiện trên trục hoành. Sơ đồ Gantt gồm 2 phần chính là:

• Trục tung thể hiện tên của các công việc.
• Trục hoành minh họa các mốc thời gian cho những công việc ấy.

sơ đồ gantt là gì

Phần lớn hầu hết mọi người từ cá nhân cho đến doanh nghiệp, công ty lớn nhỏ đều thích sử dụng sơ đồ gantt bởi sơ đồ này rất thân thiện, đơn giản lại dễ thiết kế. Bố trí được các thông tin khoa học, dễ dàng. Do đó, mặc dù hiện nay xuất hiện rất nhiều các loại sơ đồ để lập bảng kế hoạch khác nhưng sơ đồ gantt vẫn luôn được ưu tiên hàng đầu.

SỬ DỤNG BIỂU ĐỒ GANTT CHO VIỆC GÌ?

• Vạch ra một kế hoạch dự án và dòng thời gian: Gantt thực hiện rất tốt trong việc hiển thị những công việc sẽ được thực hiện. Ngoài ra, sử dụng biểu đồ Gantt còn giúp bạn xây dựng các công việc, timeline cho dự án rõ ràng hơn.
• Phối hợp nhiều bên liên quan: Gantt sẽ cung cấp cho bạn góc nhìn chi tiết các hoạt động tại bất kỳ thời điểm cụ thể nào và khi nào nên chuyển tiếp công việc cho người tiếp theo.

Mục đích sử dụng bản đồ Gantt

• Ước tính thời gian và khối lượng công việc: Cho dù làm việc một mình hay cùng tập thể, Gantt cũng sẽ cho biết bạn cần bao nhiêu thời gian và nguồn lực nhân sự để có thể phân bổ tài nguyên cũng như sắp xếp thời hạn phù hợp với công việc.
• Một lịch trình đơn giản: Đây là công cụ hỗ trợ phù hợp nếu bạn muốn cung cấp cho nhân viên và đối tác một bản tóm tắt tổng thể về lịch trình của dự án.

ƯU ĐIỂM VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA GANTT CHART

ƯU ĐIỂM

Quản lý cùng lúc nhiều thông tin: Với cách thức trình bày đơn giản, Gantt sẽ giúp bạn nắm được rõ ràng các thông tin cần thiết của một dự án.
Nâng cao năng suất công việc: Các thông tin liên quan về dự án như người thực hiện, tiến độ thực hiện sẽ được công bố công khai trên biểu đồ. Nhờ đó, từng thành viên trong nhóm dự án sẽ hiểu được sự quan trọng của từng mắt xích trong dự án và chủ động hơn trong công việc.

Ưu điểm của Gantt Chart

Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả: Gantt cung cấp cho người quản lý, người lập kế hoạch dự án có một cái nhìn tổng quan về dự án.

NHƯỢC ĐIỂM

Phụ thuộc vào cấu trúc phân chia đã được xây dựng: Việc xây dựng cấu trúc phân chia công việc cùng lúc với Gantt chart sẽ có thể khiến nhà quản lý có nguy cơ phải làm lại toàn bộ lịch biểu dự án khi bỏ sót gì đó hoặc ước tính thời lượng sai…
Chỉ hoạt động tốt với các dự án nhỏ: Gantt Chart mất dần chức năng của mình nếu thời lượng và tác vụ bị kéo dài qua một trang khác vì sẽ rất khó để xem tổng quan dự án trên màn hình máy tính. Đồng thời, vì phải cập nhật thường xuyên nên nhà quản lý tốn rất nhiều thời gian, đặc biệt là khi thực hiện các dự án có đến hàng trăm đầu việc.

Nhược điểm của biểu đồ Gantt

Xử lý các ràng buộc của dự án chưa tốt: Có 3 ràng buộc chính trong một dự án là thời gian, phạm vi và chi phí. Yếu tố chi phí và phạm vi đầy đủ sẽ không thể mô tả trên một biểu đồ Gantt. Đồng thời, bạn sẽ khó nhận biết được phải thực hiện công việc nào trước tiên khi sơ đồ có quá nhiều các công việc đan xen và liên tiếp nhau.

CÁCH VẼ SƠ ĐỒ GANTT TRONG LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN

Bước 1:Liệt kê cụ thể các hạng mục công việc cần thiết

Ở bước đầu tiên khi xây dựng biểu đồ Gantt, bạn cần phải liệt kê tất cả các đầu mục công việc cần thiết khi thực hiện dự án. Ngoài ra, bạn cần phải xác định mục tiêu mà dự án cần đạt được. Sau khi có các danh sách công việc, bạn hãy xác định thời gian sớm nhất để bắt đầu dự án và ước tính thời điểm bắt đầu thực hiện.

Xác định đầu mục công việc quan trọng

Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các đầu mục công việc

Sau khi bước 1 hoàn thành, bạn sẽ xác định xem công việc nào cần hoàn thành đầu tiên rồi tiếp đến các công việc khác nhưng cần đảm bảo rằng nó phải xảy ra theo trình tự hợp lý.
Trong sơ đồ Gantt thường sẽ tồn tại 3 mối quan hệ chính giữa các nhiệm vụ là:

• Finish to Start (FS): Nhiệm vụ FS không thể bắt đầu trước khi nhiệm vụ có liên quan trước đó kết thúc. Các nhiệm vụ này sẽ bắt đầu sau.
• Start to Start (SS): Nhiệm vụ SS không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ trước đó được bắt đầu. Các nhiệm vụ này sẽ bắt đầu sau.
• Finish to Finish (FF): Nhiệm vụ FF không thể kết thúc trước khi nhiệm vụ trước đó kết thúc. Các nhiệm vụ này sẽ kết thúc sau.
• Start to Finish (SF): Rất hiếm khi xảy ra.

Xác định mối quan hệ giữa các đầu mục công việc

Bước 3: Tiến hành vẽ sơ đồ Gantt

Hiện nay, nhiều công cụ hỗ trợ quản lý dự án bằng biểu đồ Gantt như: Microsoft Project, Gantt Chart Builder System…. Bạn và nhóm dự án của mình có thể truy cập vào phần mềm để xem và chỉnh sửa số liệu trên biểu đồ ở bất kỳ vị trí nào. Điều này sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn khi thảo luận, tối ưu hoá và báo cáo dự án.

Biểu diễn biểu đồ ngang Gantt

Bước 4: Theo dõi và cập nhật tiến độ dự án

Cập nhật tiến độ dự án

Khi dự án của bạn di chuyển dọc theo biểu đồ có nghĩa là công việc đang có tiến triển. Tuy nhiên, trong thời gian triển khai dự án vẫn sẽ có nhiều sự thay đổi bất ngờ. Vì vậy, bạn cần phải thường xuyên theo dõi và cập nhật các thay đổi để điều chỉnh kịp thời. Điều này sẽ giúp bạn cập nhật thông tin đầy đủ và chính x ácvề kế hoạch cho nhóm dự án và các nhà tài trợ.

PHẦN MỀN HỖ TRỢ VẼ SƠ ĐỒ GANTT

Phần mềm vẽ biểu đồ Gantt Canva

Gantt Canva là công cụ hỗ trợ bạn lên lịch cho các dự án một cách dễ dàng. Phần mềm này còn cung cấp nhiều mẫu biểu đồ với thiết kế đẹp mắt để bạn sử dụng hoặc tham khảo. Ngoài ra, phần mềm này còn có tính năng chia sẻ giúp mọi thành viên trong dự án đều có thể xem và điều chỉnh sở đồ.

Phần mềm vẽ biểu đồ Gantt Canva

Phần mềm Zoho Projects

Khi sử dụng Zoho Projects, bạn có thể dễ dàng thiết lập các quan hệ phụ thuộc và lên lịch lại nhiệm vụ bằng chức năng kéo và thả đơn giản trong phần mềm vẽ biểu đồ Gantt đã được cài sẵn. Bên cạnh đó, bạn có thể tiết kiệm được nhiều thời gian bằng cách sử dụng các mẫu sơ đồ có sẵn trên phần mềm này.

Phần mềm Base Wework

Tuy là một phần mềm quản lý dự án nhưng Base Wewwork vẫn được tích hợp tính năng vẽ biểu đồ Gantt. Đặc biệt, phần mềm còn có tính năng tự động hiển thị các công việc dưới dạng Gantt Chart để giúp bạn theo dõi và quản lý dự án dễ dàng hơn.

Phần mềm Base Wework

Sơ đồ Gantt hiện đang được ứng dụng rất nhiều trong việc lập kế hoạch, quản lý dự án. Hy vọng bài viết của CCB Office đã giúp bạn hiểu rõ về cách vẽ và sử dụng sơ đồ này.Mọi chi tiết vui lòng liên hệ với chúng tôi qua:
• Website: http://ccboffice.vn
• Hotline : 0985.575.185
• Địa chỉ : Tầng 11, tòa nhà Việt Á, số 09 Phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội