CÁCH LÊN BẢNG NỘI QUY TÒA NHÀ VĂN PHÒNG

Để việc khai thác kinh doanh tòa nhà văn phòng mang lại lợi nhuận thì việc đặt ra các quy chế quản lý là điều không thể thiếu. Hãy cùng CCB Office tham khảo mẫu bảng nội quy tòa nhà văn phòng cực kỳ hiệu quả và dễ áp dụng trong bài viết dưới đây.

Nội quy quản lý tòa nhà văn phòng là gì?

Nội quy quản lý tòa nhà văn phòng cho thuê là hệ thống các quy định về các công tác quản lý, vận hành và khai thác tòa nhà văn phòng gồm:

• Đảm bảo trật tự, an ninh, an toàn của tòa nhà văn phòng và các cá nhân, tổ chức tham gia sử dụng
• Nội quy về việc vệ sinh, giữ gìn mỹ quan chung
• Dịch vụ quản lý, chăm các khách hàng, đối tác… giám sát, hỗ trợ hoạt động khác…
• Bảo trì, bảo dưỡng và ngăn ngừa các sự cố kỹ thuật của tòa nhà văn phòng
• Nội quy về việc sử dụng, cho thuê… các mặt bằng và việc sử dụng cơ sở vật chất tại các mặt bằng đó.
• Nội quy về các khoản chi phí, phí dịch vụ phát sinh định kỳ hàng tháng…

Vai trò của bảng nội quy quản lý tòa nhà văn phòng

Nội quy quản lý tòa nhà văn phòng góp phần đảm bảo an toàn cho người sử dụng, đảm bảo an ninh trật tự; tạo lập nếp sống văn minh đô thị, nhằm nâng cao điều kiện sống trong các khu nhà chung cư. Đồng thời mọi cư dân cần chấp hành và tuân thủ đúng nội quy để duy trì chất lượng kiến trúc, cảnh quan, vệ sinh môi trường và bảo vệ tòa nhà.

Xem thêm: NHỮNG LƯU Ý VỀ CHI PHÍ QUẢN LÝ TÒA NHÀ

Bảng nội quy quản lý tòa nhà văn phòng gồm những quy định quan trọng nào?

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Bản nội quy được áp dụng đối với tất cả các cá nhân, tổ chức có liên quan, bao gồm: Chủ đầu tư, Ban quản trị, Đơn vị quản lý vận hành, Chủ sở hữu, Người sử dụng văn phòng, kể cả những người là người thừa kế, người nhận chuyển nhượng và người được chuyển giao của các Chủ sở hữu đó.

 Thời gian làm việc

Thời gian làm việc được tính 8 tiếng một ngày, từ thứ 2 đến thứ 7 chưa bao gồm thời gian nghỉ trưa.

• Sáng: từ 7h40’ đến 11h45’
• Chiều từ 13h30’ đến 17h20’

Thời gian làm việc có thể kéo dài hơn trong trường hợp có khách bất ngờ đến muộn.

Đối với các tòa nhà văn phòng có chế độ làm ngày chủ nhật hoặc làm thêm giờ cần thông báo với ban quản lý để ban quản lý sắp xếp nhân sự hỗ trợ.

Nội quy về giữ gìn vệ sinh

Để đảm bảo tình trạng sức khỏe cũng như vệ sinh, mỹ quan của tòa nhà và của từng văn phòng, các cá nhân tổ chức cần tuân thủ các nội quy về giữ gìn vệ sinh chung như sau:

• Nghiêm cấm các hành vi phóng uế, khạc nhổ, xả rác bừa bãi. Cấm vứt các loại chất thải, chất độc hại không đúng nơi quy định gây ô nhiễm tòa nhà văn phòng.
• Nghiêm cấm hành vi ném bất cứ vật gì kể cả tàn thuốc lá, giấy vụn từ cửa sổ ban công của tòa nhà hoặc từ trên các tầng cao thuộc khu vực cầu thang bộ, lan can nhìn xuống được tầng dưới…
• Không được viết lên bàn, ghế, tường hoặc các tài sản chung khác.
• Các cá nhân sử dụng đồ ăn uống trong văn phòng vui lòng mang ra khỏi khu vực làm việc khi tan làm và vứt rác đúng chỗ.

Tác phong ý thức và đạo đức

Để xây dựng môi trường làm việc lành mạnh, văn minh các cá nhân tập thể ra vào tòa nhà cần tuân thủ nội quy quản lý tòa nhà văn phòng về tác phong ý thức và đạo đức như sau:

• Giữ gìn trật tự chung, không gây ồn ào, không nói lớn, văng tục tại các không gian chung.
• Không được hút thuốc lá bên trong tòa nhà văn phòng (phòng làm việc, phòng họp, thang máy, thang bộ, nhà vệ sinh, tầng hầm và tất cả các khu vực có biển báo cấm hút thuốc…) Chỉ được phép hút thuốc tại các khu vực có biển báo dành riêng cho người hút thuốc.
• Không hái hoa, bẻ cành, dẫm lên thảm cỏ, nhổ cây trong khuôn viên chung.
• Thường xuyên sắp xếp lại đồ đạc tại văn phòng làm việc của mình.
• Không bày biện, để các vật dụng hàng hóa tại các khu vực chung của tòa nhà như hàng lang, cầu thang bộ, thang máy… gây ảnh hưởng tới quá trình di chuyển của người khác và mỹ quan chung của tòa nhà.
• Vui lòng xếp gọn bàn ghế và đồ đạc trước khi ra về.

Nội quy quản lý tài sản

Nội quy quản lý tài sản được áp dụng cho toàn thể các cá nhân tổ chức thuê, sử dụng mặt bằng trong tòa nhà văn phòng và các cán bộ nhân viên trong ban quản lý tòa nhà:

• Dừng đỗ các phương tiện xe máy, oto, xe điện… đúng nơi quy định và theo sự hướng dẫn của bảo vệ bãi xe. Tự chịu trách nhiệm và bảo quản các tư trang của mình khi để trên xe, phương tiện của mình.
• Các phương tiện không được vận chuyển, chứa đựng, chở, gắn thêm… các chất độc hại, các chất có nguy cơ gây cháy nổ.
• Mọi đồ đạc tư trang, đặc biệt là các vật dụng có giá trị cần được cất giữ trong tủ khóa trong văn phòng. Ban quản lý tòa nhà và chủ đầu tư không chịu bất kỳ trách nhiệm pháp lý cho các trường hợp mất, bị trộm cắp hoặc thất lạc các tư trang cá nhân.
• Nghiêm cấm các hành vi phá hoại trang thiết bị, cơ sở vật chất, cấu kiện, kết cấu của tòa nhà
• Khi sử dụng các tài sản, máy móc trang thiết bị của tòa nhà (đèn điện, thang máy, thang bộ, nhà vệ sinh…) cần dùng đúng công năng, chức năng và đúng quy định. Sử dụng đúng đủ và tắt khi không sử dụng các thiết bị điện, nước để tiết kiệm năng lượng cho tòa nhà, tránh gây lãng phí.
• Không tự ý ra vào các khu vực không phận sự khi chưa được sự cho phép.
• Không tự ý sử dụng tài sản riêng của người khác khi được sự cho phép
• Trong quá trình vận chuyển đồ đạc cần sử dụng đúng thang hàng, không được sử dụng thang vận chuyển người để chở hàng hóa, đồ đạc.
• Nếu vô tình làm hư hỏng thiệt hại về cơ sở vật chất của tòa nhà cần khai báo tới bộ phận quản lý để kịp thời đưa ra phương án giải quyết.

Nội quy về việc sửa chữa hư hỏng, thay đổi hoặc lắp đặt thêm tại văn phòng riêng

Đối với các trang thiết bị cơ sở vật chất trực thuộc các văn phòng riêng, các nhân tổ chức cần tuân thủ các nội quy sau:

• Không được tự ý chuyển đổi công năng, mục đích sử dụng, làm biến dạng, hư hỏng các trang thiết bị, cơ sở vật chất trong văn phòng. Nếu có cần được sự cho phép của ban quản lý tòa nhà.
• Trường hợp các văn phòng có sự hư hỏng về trang thiết bị, cơ sở vật chất thì cá nhân, tổ chức thuê sử dụng được quyền sửa chữa, thay thế nhưng không được làm hư hỏng, ảnh hưởng đến các diện tích, đồ đạc sử dụng chung của tòa nhà và làm ảnh hưởng đến các đơn vị thuê khác.
• Khi cần thiết kế, cải tạo lại mặt bằng, nội thất trong tòa nhà nếu có sự tác động đến kết cấu, hệ thống kỹ thuật của tòa nhà cần xin giấy phép và trình bày hồ sơ thiết kế. Chỉ khi được ban quản lý tòa nhà và chủ đầu tư cấp phép mới được triển khai các hoạt động này.

Mong rằng với những chia sẻ của CCB Office sẽ giúp Ban Quản lý tòa nhà và Chủ đầu tư có những tham khảo bổ ích trong việc thiết kế bảng nội quy tòa nhà văn phòng.

Hành vi bị cấm trong tòa nhà

Nghiêm cấm các hành vi gây nguy hiểm cho cộng đồng, các hoạt động trái pháp luật trong phạm vi tòa nhà:

• Các hoạt động kinh doanh, buôn bán liên quan đến các vật liệu dễ gây cháy nổ, độc hại, gây nguy hiểm cho tính mạng, tài sản của các cá nhân tổ chức sử dụng tòa nhà văn phòng.
• Các hoạt động mua bán, tàng trữ, sử dụng các chất kích thích, chất cấm… trong phạm vi tòa nhà.
• Các hoạt động mại dâm, nhậu nhẹt, uống bia rượu, đánh bài, chơi bạc.
• Không vận chuyển ra vào, tàng trữ các chất cấm, chất độc hại, chất dễ gây cháy nổ vào tòa nhà như gas, ma túy, pháo nổ…

———