ADMIN EXECUTIVE LÀ GÌ ?
Admin executive là gì? Bạn cần những kỹ năng gì để đáp ứng được công việc này? Hãy cùng CCB OFFICE tìm hiểu trong bài viết hôm nay.
Admin executive là gì?
Admin executive được hiểu là là trợ lý điều hành của giám đốc, giám đốc điều hành – người trực tiếp điều hành và quản lý điều hành một nhóm nhân viên. Người được đánh giá cao hơn vị trí thư ký giám đốc, thực hiện những nhiệm vụ hành chính, duy trì bảo mật, quản lý doanh nghiệp trong cấp điều hành của tổ chức cũng như những cấp khác. Đa số các doanh nghiệp từ vừa đến lớn hiện nay đều cần vị trí admin executive.
Những công việc của admin executive là gì?
Tìm hiểu administrative assistant là gì tại timviec365.com
- Hoạt động như một đầu mối tiếp nhận thông tin và sắp xếp ưu tiên cho giám đốc
- Trả lời các thông tin và chuẩn bị các tài liệu cần thiết khi giám đốc yêu cầu.
- Thay mặt giám đốc gặp gỡ những đối tác, các bộ phận khác trong công ty.
- Xem lại và lọc tất cả thư, cuộc gọi, email và fax đến và đi:
- Giám sát và giám sát tất cả các thư từ và báo cáo nội bộ;
- Điều phối dịch vụ chuyển phát nhanh được chỉ định
- Liên tục theo dõi, trả lời và chuyển tiếp email đến và cập nhật và duy trì danh sách liên lạc hiện có.
- Soạn thảo và phê duyệt thông tin bằng văn bản, báo cáo, thuyết trình và bảng tính:
- Tiến hành nghiên cứu và tạo báo cáo bằng cách thu thập dữ liệu từ các công cụ khác nhau hoặc hợp nhất những thông tin hiện có thành báo cáo.
- Quản lý lịch họp của giám đốc, đảm bảo mọi viện diễn ra một cách thuận lợi nhất:
- Đảm bảo nhiệm vụ và dự án được hoàn thành trong thời hạn chỉ định
- Chuẩn bị chương trình họp để tối đa hóa hiệu quả và tiết kiệm thời gian.
- Ghi chép biên bản họp và gửi cho từng người tham gia.
- Sắp xếp các địa điểm họp, các dịch vụ ăn uống, tổ chức khi có sự kiện lớn diễn ra.
- Sắp xếp nơi ăn, chổ ở cho giám đốc khi đi công tác xa.
- Lưu trữ và sắp xếp các tài liệu giấy và điện tử, như email, báo cáo và hồ sơ hành chính khác:
- Chuyển đổi tài liệu giấy sang kỹ thuật số bằng máy scan
- Hỗ trợ nhập dữ liệu và bảo trì cơ sở dữ liệu.
- Đặt hàng vật tư còn thiếu và duy trì số lượng vật tư luôn có sẵn. Thay thế vật liệu và thiết bị khi cần thiết hoặc được hướng dẫn.
- Hiểu và cập nhật với cơ cấu tổ chức, chính sách mục tiêu của doanh nghiệp.
- Quản lý và báo cáo chi phí:
- Trong một số trường hợp, thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến kế toán, chẳng hạn như sổ sách kế toán và hóa đơn.
XEM THÊM: HOME OFFICE LÀ GÌ? ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA HOME OFFICE
Kỹ năng và trình độ của admin executive là gì?
- Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt
- Lập kế hoạch và biết sắp xếp ưu tiên các hoạt động để có thể sử dụng thời gian một cách hiệu quả khi khối lượng công việc cao.
- Đa nhiệm, có thể giải quyết nhanh các vấn đề hiệu quả.
- Mức độ chủ động, linh hoạt và thích ứng cao:
- Có thể học hỏi và thích nghi nhanh chóng khi phải đối mặt với nhu cầu thay đổi liên tục.
- Có khả năng quan sát tốt và cẩn thận cao.
- Kỹ năng giao tiếp tốt
- Giao tiếp rõ ràng, cả bằng văn bản và bằng lời nói để có thể xây dựng niềm tin và vun đắp mối quan hệ với khách hàng, đồng nghiệp và giám đốc điều hành.
- Có hình ảnh cá nhân tốt, cách nói chuyện qua điện thoại khéo léo.
- Có một tính cách thân thiện, hấp dẫn để thúc đẩy và duy trì các mối quan hệ tích cực
- Có kĩ năng tốt trong các dịch vụ khách hàng, có thể đoán được nhu cầu của người khác và xử lý chúng một cách chủ động và ngoại giao tốt.
- Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề:
- Sử dụng óc sáng tạo để phát hiện và xử lý các vấn đề hiệu quả.
- Kỹ năng hành chính tốt
- Thành thạo trong việc sử dụng các ứng dụng tin học văn phòng, các mẫu đơn cần thiết.
- Có kĩ năng đánh văn bản nhanh. Từ 40-60 từ mỗi phút là một lợi thế.
- Có khả năng vận hành các thiết bị văn phòng cơ bản nhưng máy in, máy photo, máy fax..
- Mức độ trung thực, thận trọng và liêm chính cao:
- Đủ tin cậy để xử lý thông tin nhạy cảm / bí mật.
- Có thể hiểu và hành động về các vấn đề phức tạp, nhạy cảm.
- Có quan hệ rộng rãi, tự túc, đúng giờ và đáng tin cậy
CCB Office trở thành đối tác của 500+ tòa nhà trên toàn thành phố Hà Nội. Vì vậy, chúng tôi sẽ giúp khách hàng tìm kiếm mặt bằng một cách nhanh chóng, cung cấp các thông tin đầy đủ và chính xác nhất để từ đó khách hàng có một cách nhìn tổng quan để đánh giá lựa chọn ra vị trí phù hợp nhất với mình. Bởi chúng tôi hiểu được ưu nhược điểm của từng tòa nhà, nên chúng tôi sẽ giúp khách hàng có được những thông tin hữu ích trong việc quyết định mặt bằng thuê. CCB Office miễn phí toàn bộ chi phí tư vấn cho khách hàng.
Liên hệ ngay CCB Office để nhận báo giá văn phòng cho thuê và diện tích trống văn phòng tại các tòa nhà.
- Website: https://ccboffice.vn/
- Hotline : 0985.575.185
- Địa chỉ : Tầng 11, tòa nhà Việt Á, số 09 Phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội.
