10 ĐIỂM CẦN BIẾT KHI THUÊ VĂN PHÒNG Ở HÀ NỘI

Nhằm tránh rủi ro trong quá trình tìm kiếm và đàm phán thuê văn phòng cho doanh nghiệp. CCB Office xin chia sẻ 10 điều bạn cần phải biết khi đi thuê văn phòng tại Hà Nội, mời các bạn xem chi tiết qua bài viết này.

1. Có tiêu chỉ thuê văn phòng cụ thể

Dựa trên nhu cầu thực tế của công ty chúng ta sẽ hình thành được bộ tiêu chí cụ thể cho công ty của mình như: Cần tìm ở khu vực nào? Diện tích bao nhiêu? Số lượng nhân sự hiện tại? Thiết kế văn phòng theo phong cách nào? Ngân sách tối đa khoảng bao nhiêu?
Với việc có bộ tiêu chí chi tiết được được lập dựa trên nhu cầu sử dụng, sẽ giúp cho bạn rất nhiều trong quá trình tìm kiếm, lựa chọn văn phòng được nhanh chóng, tránh mất thời gian cũng như những phát sinh đáng tiếc xảy ra như: chi phí tăng, địa điểm đi lại bất tiện… Vì vậy nên có 1 bộ tiêu chí cụ thể với nhu cầu thực tế trước khi đi tìm văn phòng.

Vị trí văn phòng

Địa điểm là một trong những tiêu chí quan trọng khi bạn cần thuê văn phòng tại Hà Nội để làm việc bởi nó là một yếu tố gắn liền lâu dài với công ty của bạn. Địa điểm công ty sẽ xuất hiện trên name card, sẽ được trao đổi khi gặp các đối tác, sẽ được giới thiệu cùng tên công ty ở rất nhiều sự kiện…
Những văn phòng sở hữu vị trí trung tâm thành phố Hà Nội và nằm trong những tòa nhà hiện đại thuộc những con đường trọng điểm, sẽ được đánh giá cao hơn những văn phòng trong các ngõ ngách nhỏ.

Dù bạn là cá nhân kinh doanh, người khởi nghiệp với dự án nhỏ thì địa điểm làm việc và đón tiếp khách hàng cũng thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng khách hàng, đối tác.
Điều này càng quan trọng hơn đối với lĩnh vực kinh doanh hàng cao cấp, dịch vụ tư vấn (luật pháp, chiến lược, thương hiệu…) và các công ty hoạt động theo mô hình thương mại điện tử, kinh doanh.

Diện tích cần thuê

Mỗi tòa nhà đều có quy mô và mặt bằng sàn khác nhau, mỗi chủ đầu tư có kế hoạch kinh doanh và cho thuê văn phòng khác nhau, “Có tòa nhà thì chịu cắt diện tích thuê lớn nhỏ, có tòa lại chỉ cho thuê diễn tích lớn, nguyên sàn” do vậy bạn nên hỏi trước vấn đề diện tích văn phòng cho thuê tại tòa nhà đó có đáp ứng được nhu cầu cần thuê văn phòng của bạn hay không? Tránh tình trạng mọi thứ đã xong hết về vị trí, quy mô, giá thuê, điều kiện thuê đã đáp ứng hết nhưng mỗi diện tích lại không đáp ứng được thì bạn sẽ mất thời gian đi xem và đàm phán.

Ước tính ngân sách

Ngân sách sẽ quyết định tất cả những yếu tố liên quan đến việc bạn cần thuê văn phòng tại Hà Nội có đầy đủ trang bị nội thất và tiện ích phù hợp cho doanh nghiệp. Tùy thuộc vào ngân sách mà bạn lựa chọn văn phòng mặt đất hay văn phòng thuộc các tòa nhà, diện tích lớn hay nhỏ, địa điểm trung tâm hay ngoại thành.

Dự trù trước kế hoạch gia tăng quy mô công ty

Bạn cần tính toán đến quy mô nhân sự trong 2-5 năm, việc dự trù trước nhân sự là tiêu chí chọn lựa diện tích thuê văn phòng. Tránh trường hợp đi thuê văn phòng quá rộng, sử dụng không hết hay quá hẹp không phù hợp với quy mô công ty.
Quy mô công ty phát triển đến mức độ nào đó thì văn phòng nhỏ hiện tại sẽ không đáp ứng được. Một số phải hủy hợp đồng đang thuê để chuyển văn phòng. Việc này vừa tốn chi phí do hủy hợp đồng vừa tốn chi phí do thay đổi địa điểm làm việc.

2. Điều kiện thuê

Nhiều người chưa làm rõ điều kiện thuê văn phòng đã vội vã đặt cọc thuê văn phòng đến khi ký hợp đồng thuê lòi ra một mớ điều khoản không như mong đợi dẫn đến xung đột trong quá trình thuê văn phòng. Vậy điều kiện thuê văn phòng bạn nên lưu lý là gì?
Thứ nhất là: Thời Hạn thuê văn phòng là bao nhiêu năm? Mỗi tòa nhà đều có thời hạn thuê văn phòng khác nhau, có tòa nhà thì hợp đồng từ 1-2 năm, có tòa nhà thì phải từ 3 – 5 năm hoặc dài hơn.
Thứ hai là: Điều kiện thanh toán như thế nào? Cụ thuể là tiền đặt cọc bao nhiêu tháng, thanh toán tiền thuê bao nhiêu tháng một lần? Có tòa nhà yêu cầu đặt cọc 3 tháng tiền thuê, có tòa nhà lại 1-2 tháng tùy vào thời hạn thuê.

3. Giá thuê

Đây là một trong những tiêu chí rất quan trọng bạn cần phải biết rõ trước khi đi xem và quyết định thuê văn phòng. Bởi vì giá thuê văn phòng có nhiều tiêu chí tác động đến giá thuê tổng thể, giá thuê văn phòng đã bao gồm phí quản lý chưa? Đã bao gồm thuế VAT chưa? Đã bao gồm chi phí điện lạnh trong giờ hành chính chưa? Và một điều bạn phải làm rõ trước là tỷ giá thuê là như thế nào? Vì đa phần giá thuê niêm yết bằng dolla, Vậy bạn cần phải làm rõ nhé.

4. Các chi phí

Rất nhiều chi phí bạn phải biết và làm rõ với tòa nhà như:
Chi Phí Để Xe và Chỗ Để Xe:
Chi phí để xe là bao nhiêu tiền? xe máy bao nhiêu tiền 1 tháng/xe, xe ô tô bao nhiêu tiền /tháng. Và cụ thể số lượng xe được đặt trong tòa nhà là bao nhiêu? Mỗi tòa nhà đều có quy mô khác nhau, tại Hà Nội hiện tại các tòa nhà tại trung tâm thành phố đa phần là không đáp ứng được chỗ để xe cho các doanh nghiệp thuê văn phòng trong tòa nhà, do vậy họ quy định số lượng để xe theo diện tích văn phòng mà doanh nghiệp đó thuê.
Chi Phí Làm Việc Ngoài Giờ:
Ngoài chi phí để xe ra bạn cần biết rõ chi phí làm việc ngoài giờ họ tính như thế nào? Thông thường tại Hà Nội thì chi phí này sẽ tính thêm theo giờ với các tòa nhà hạng A, B. Vì phát sinh chi phí vận hành, quản lý tòa nhà nên chủ tòa nhà sẽ thu thêm, mỗi tòa nhà có một mức phí làm việc ngoài giờ khác nhau, hãy làm rõ với chủ tòa nhà.
Chi Phí Quản Lý:
Phí quản lý là một trong những chi phí rất quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến giá thuê văn phòng tổng thể, phí quản lý cũng phản ánh được chất lượng dịch vụ của tòa nhà, và quy mô của tòa nhà văn phòng đó như thế nào? Với các loại văn phòng hạng A, hạng B tại Hà Nội thì mức phí quản lý được tính trên mỗi mét vuông trên tháng thường từ 5-7 $/m2/tháng. Với văn phòng hạng thấp hơn thì từ 2-3 $/m/tháng.  Phí quản lý dùng để chi trả cho các hoạt động vận hành tòa nhà như: Chi phí bảo vệ, chi phí cho lễ tân, chi phí cho lao công dọn dẹp khu vực công cộng, hành lang, lối đi, khu vực vệ sinh công cộng, tiền nước sử dụng chung, tiền điện cho thang máy, hệ thống đèn chiếu sáng, tiền dầu cho hệ thống máy phát điện dự phòng, và nhiều chi phí khác…
Thuế Giá Trị Gia Tăng “VAT”:
Đây cũng là một loại chi phí phát sinh làm gia tăng giá thuê văn phòng hàng tháng cho doanh nghiệp của bạn khi đi thuê văn phòng, vậy bạn sẽ phải làm rõ với chủ tòa nhà trước khi thuê.

5. Quy mô tòa nhà

Đây là một tiêu chí rất quan trọng đối với quyết định thuê văn phòng của bạn. Vậy về quy mô tòa nhà bạn nên chú ý các thông số nào? Đây là một số thông tin bạn cần phải biết: Diện tích khuôn viên của tòa nhà, Số tầng của tòa nhà, độ cao trần, diện tích mỗi sàn? Sơ đồ bố trí mặt bằng tòa nhà, số lượng tháng máy, lối thoát hiểm…

6. Trang thiết bị

Bạn nên chú ý kỹ các trang thiết bị của tòa nhà nơi bạn có ý định thuê. Bạn xem tòa nhà văn phòng đó có số lượng thang máy như thế nào? Bao nhiêu thang máy? Thang máy loại gì? Trọng tải bao nhiêu? Mới hay cũ. Hệ thống máy phát điện dự phòng loại gì? Công suất bao nhiêu? Hệ thống phòng cháy chữa cháy tự động có không? Hệ thống Camera giám sát tại các sàn văn phòng có không? Trần, sàn văn phòng có hoàn thiện hay không?

7. Tiện ích tòa nhà

Tiện ích của tòa nhà rất quan trọng đối với hoạt động tại văn phòng của bạn? Những tiện ích cơ bản để bạn và nhân viên của bạn sử dụng ngoài các tiện ích về trang thiết bị của tòa nhà ra thì còn một số tiện ích sau: Tòa nhà có nơi để ăn uống không? Có quán café, quán ăn, nhà hàng bên trong tòa nhà hay bên cạnh hay không? Có ngân hàng để bạn giao dịch tiền tệ hay không? Chỗ để xe có thỏai mái không? Hay gần chỗ để xe không?…

8. Quan tâm tới nhân viên

Nguyên tắc này có thể hơi xa lạ với nhiều người khi bạn có nhu cầu tìm thuê văn phòng tại Hà Nội, nhưng nhân viên là những người chịu ảnh hưởng nhiều nhất của văn phòng làm việc. Như bạn đã biết, một văn phòng tốt sẽ đem lại hiệu suất làm việc tốt, thu hút người tài và sự gắn bó lâu dài của nhân viên. Họ chính là những người dành tới 8 tiếng/ngày tại văn phòng để làm việc và mang về doanh thu cho công ty. Bởi vậy, quan tâm đến nhân viên cũng chính là quan tâm đến sự phát triển của công ty.
Bạn muốn giữ chân và thu hút những người giỏi, tăng hiệu suất làm việc cho họ thì ngoài những chính sách nhân sự tốt, địa điểm làm việc gần nhà giúp tiết kiệm thời gian di chuyển và không gian làm việc thoải mái. Cụ thể: Chỗ ngồi rộng, không bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn, đủ bàn ghế, cung cấp đủ thiết bị, hệ thống tủ đựng tài liệu, máy in, nước uống… Cũng như văn phòng được bố trí thuận tiện cho trao đổi công việc nội bộ. Gần nơi ăn trưa, chất lượng món ăn tốt, gía cả hợp lý..

9. Pháp lý của tòa nhà

Đừng quên tiêu chí quan trọng này nhé. Bạn phải xem tòa nhà mà bạn định thuê có phải là tòa nhà có công năng là tòa nhà văn phòng không? “Hãy xem phần mục đích sử dụng trên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và tài sản gắn liền với đất” kiểm tra xem tòa nhà này có bị tranh chấp gì không? Doanh nghiệp có chức năng kinh doanh bất động sản không?

10. Quy trình thủ tục

Không phải ai cũng biết rõ quy trình thủ tục thuê văn phòng, CCB Office sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình này:  Sau khi bạn đã tìm hiểu kỹ các thông tin ở trên và quyết định chọn thuê văn phòng tại tòa nhà bạn đã chọn thì bạn sẽ phải tiến hành đặt cọc thuê văn phòng trước khi chuyển tiền đặt cọc bạn yêu cầu ký vào thỏa thuận đặt cọc “hay còn gọi là thư chào giá” ở đây nêu rõ tất cả các điều khoản chính mà hai bên đã thống nhất để đưa vào hợp đồng thuê văn phòng ký sau này. Sau khi đặt cọc xong thì đến bước ký hợp đồng thuê văn phòng chính thức bạn có 2 sự lựa chọn: 1 là bạn ký hợp đồng giữa hai doanh nghiệp với nhau, nếu chủ tòa nhà có đầy đủ pháp nhân để ký hợp đồng trực tiếp. 2 là bạn sẽ ký hợp đồng thuê công chứng. Pháp luật hiện hành quy định không bắt buộc ký hợp đồng thuê công chứng. Hợp đồng thuê ký trực tiếp vẫn có giá trị pháp lý nếu hợp đồng đó đúng theo quy định của pháp luật.
Một lưu ý cho bạn là bất kể hợp đồng thuê văn phòng ký với cá nhân hay tổ chức thì bạn cũng cần xem xét chi tiết các điều khoản hợp đồng. Điều này đảm bảo rằng bạn nắm rõ nội dung quyền lợi, trách nhiệm cũng như các loại chi phí bạn phải trả trong quá trình sử dụng văn phòng.
Vì vậy, hãy yêu cầu bên cho thuê gửi bạn bản thảo hợp đồng trước và xem xét kỹ trước khi gửi tiền cọc và ký hợp đồng thuê nhé.
Trên đây là 10 điều bạn cần phải biết rõ trước khi quyết định thuê văn phòng tại một tòa nhà văn phòng nào đó mà CCB Office muốn chia sẻ đến bạn. Chúc bạn tìm được văn phòng như ý.

CCB Office trở thành đối tác của 500+ tòa nhà trên toàn thành phố Hà Nội. Vì vậy, chúng tôi sẽ giúp khách hàng tìm kiếm mặt bằng một cách nhanh chóng, cung cấp các thông tin đầy đủ và chính xác nhất để từ đó khách hàng có một cách nhìn tổng quan để đánh giá lựa chọn ra vị trí phù hợp nhất với mình. Bởi chúng tôi hiểu được ưu nhược điểm của từng tòa nhà, nên chúng tôi sẽ giúp khách hàng có được những thông tin hữu ích trong việc quyết định mặt bằng thuê. CCB Office miễn phí toàn bộ chi phí tư vấn cho khách hàng.
Liên hệ ngay CCB Office để nhận báo giá thuê và diện tích trống văn phòng tại các tòa nhà.

• Website: https://ccboffice.vn/
• Hotline  : 0985.575.185
• Địa chỉ  : Tầng 11, tòa nhà Việt Á, số 09 Phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội