5 ĐIỂM CẦN LƯU Ý KHI SETUP VĂN PHÒNG

Văn phòng làm việc không khác gì ngồi nhà thứ hai của mỗi người, bởi ước tính mỗi thành viên sẽ làm việc trung bình từ 8h – 12h. Chính vì vậy, môi trường làm việc đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo cảm hứng cho mỗi nhân viên thỏa sức sáng tạo. Vậy, muốn tăng hiệu quả công việc thì các nhà lãnh đạo nên tạo ra một môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên.
Thiết kế không gian làm việc chuyên nghiệp và thoải mái thì ai cũng muốn, tuy nhiên không phải ai cũng làm được một cách hiệu quả. Văn phòng làm việc là không gian khá phức tạp chứ không đơn giản như nhiều người nghĩ vì nhiều đường dây điện, mạng, nội thất khá nhiều. Vì thế, để tạo nên một không gian tiện nghi, khoa học mà lại cho nhân viên cảm giác, gần gũi, thoải mái quả thực không hề dễ dàng. Thay vì tự set up thì doanh nghiệp có liên hệ với các đơn vị chủ thầu xây dựng uy tín, có kinh nghiệm trong việc thiết kế văn phòng một cách chuyên nghiệp để tạo ra một không gian làm việc vừa thông minh vừa thoải mái. Vậy nếu doanh nghiệp tự set up hay nhờ đến bên thứ hai thì cũng cần lưu ý đến 5 điểm quan trọng sau.

I, CÁCH BỐ TRÍ KHÔNG GIAN VĂN PHÒNG

Điều đầu tiên thì không gian trong văn phòng cần phải đáp ứng được những tiêu chí về: Mặt bằng, diện tích sàn, độ cao trần,..Một văn phòng chuyên nghiệp đa phần sẽ set up các phòng ban như: Lễ tân, phòng họp, phòng Giám đốc, khu làm việc của nhân viên và các phòng ban khác. Tuy nhiên cũng tùy theo diện tích khác nhau mà mỗi doanh nghiệp nên set up theo cách khác nhau để văn phòng đảm bảo hài hòa về mặt không gian lẫn diện tích, ví dụ:

– Diện tích hẹp: Đối với văn phòng có diện tích hẹp thì việc phân bổ văn phòng thành các phòng ban sẽ khiến không gian trở nên hẹp vì mất diện tích cho tường hay vách ngăn. Chính vì vậy, nên tạo một không gian mở, có sợ kết nối giữa các phòng ban để khiến cho không gian thêm rộng và thoải mái hơn.
– Diện tích rộng: Đối với loại diện tích này thì doanh nghiệp thoải mái lựa chọn mô hình set up. Tuy nhiên để cho văn phòng thêm chuyên nghiệp hơn thì nên phân bổ diện tích thành các phòng ban nhưng vẫn có không gian chung rộng rãi để sử dụng. Eut up như vậy vừa tạo nên sự chuyên biệt cho mỗi chức năng lại vừa có không gian để hoạt động và gắn kết.

II, ĐẢM BẢO ÁNH SÁNG TRONG VĂN PHÒNG

Ánh sáng cũng là một trong những yếu tố nâng cao hiệu quả làm việc cho mỗi thành viên. Đấy cũng là lý do mà các tòa nhà theo xu hướng thiết kế hiện đại sử dụng chủ yếu mặt kính để đón nắng và gió giúp văn phòng vừa tận dụng được nguồn ánh sáng tự nhiên tại tăng tính thẩm mỹ cho tòa nhà. Tuy nhiên khi thiết kế văn phòng cũng nên cân đối lượng ánh sáng vừ đủ, không quá chói sẽ ảnh hưởng đến sức khỏe mỗi thành viên, đặc biệt cần tránh ánh sáng chiếu trực tiếp vào mắt gay chói và hại mắt.

Với lợi ích tạo được không gian mở cho tòa nhà, nhưng đôi khi việc sử dụng quá nhiều mặt kính sẽ khiến cho văn phòng bị chói quá hoặc hấp thụ nhiệu gây nên tình trạng nóng bức, khó chịu. Chính vì vậy, để khắc phục tình trạng đó, doanh nghiệp có thể sử dụng thêm miếng dán cách nhiệt và rèm chắn, vừa xử lý được yếu tố nắng chói và nóng lại vẫn  có tính thẩm mỹ cho văn phòng. Thêm mọt gợi ý nhỏ cho các văn phòng là hãy tận dụng ánh sáng phản xạ bằng cách sử dụng nội thất màu sáng giúp ánh sáng tự nhiên khuếch tán tốt hơn.

III, PHONG THỦY CỦA VĂN PHÒNG

Các yếu tố liên quan đến phong thủy của văn phòng như: Hướng cửa, vị trí đặt bàn thời, Vị trí đặt bàn Giám đốc,…các doanh nghiệp khi set up văn phòng hợp phong thủy cần lưu ý những điểm sau:
– Vị trí của văn phòng: “Đất lành chim đậu” chính vì vậy vị trí đặt văn phòng cũng ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả kinh doanh, văn phòng cần đặt ở nơi yên tĩnh,có nhiều cửa kính lớn và cửa sổ để giúp luồng sinh khí lưu thông dễ dàng hơn
– Vị trí đặt bàn thờ: Vị trí hút tài lộc nằm ở góc héo đối diện của ra vào văn phòng, chính vì vậy vị trí này cần được thiết kế rộng rãi, sáng sủa và được lau dọn sạch sẽ.
– Phòng lãnh đạo: Cần tránh có vòi nước trong phòng, cũng như ghế ngồi bập bênh, không chắc chắn. Ghế ngồi của lãnh đạo nên set up dựa vào tường tạo thế vững chãi và chắc chắn.
– Bàn làm việc của nhân viên: Nên tránh vị trí đặt đối diện nhà vệ sinh vì sẽ ảnh hưởng đến con đường công danh.

IV, CÁCH SET UP BÀN GHẾ LÀM VIỆC TRONG VĂN PHÒNG

Tùy vào diện tích và quy mô nhân sự thì mỗi doanh nghiệp sẽ có cách bố trí bàn ghế làm việc khác nhau. Thoáng đãng, khoa học nhưng cần thuận tiện đi lại là những tiêu chí hàng đầu khi sut up bàn ghế. Ngoài ra với những doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn nhưng diện tích không quá rộng rãi thì cũng cần thêm yếu tố tối ưu hóa trong cách sắp xếp bàn ghế được nhiều nhất nhưng vẫn khoa học và thuận tiện.
Bên cạnh đó, cũng cần xem xét đến sự phù hợp khi set up bàn ghế, ví dụ:

• Phòng họp thì nên sử dụng ghế da chân quỳ tạo cảm giác sang trọng và chuyên nghiệp.
• Sảnh: Nên sử dụng sofa khiến cho không gian sảnh trang trọng và lịch vị hơn
• Pantry: Khu vực ăn uống và nghỉ ngơi của nhân viên nên sử dụng ghế nhựa cao – bé, tạo cảm giác như đang ở quầy bar hay nhà hàng thực thụ
• Bàn ghế làm việc: Nên sử dụng bàn gỗ chân Z oặc chân quỳ, ghế xoay vừa đẹp vừa thuận tiện di chuyển (nên set up nội thất đồng loạt sẽ khiến văn phòng đẹp mắt và hài hòa hơn).
  Ngoài bàn ghế cố đinh thì cũng có thể bố trí thêm một số bàn ghế linh động ở góc trống văn phòng, tạo một không gian khác cho nhân viên giải trí, họp hành hoặc thư giãn mà không ảnh hưởng đến không gian chung.

V, CẢNH QUAN TRONG VĂN PHÒNG

Yếu tố kích thích sự sáng tạo cho nhân viên làm việc hiệu quả chính là cảnh quan trong văn phòng. Màu sắc thảm, sofa, đồng hồ, tranh treo là những yếu tố đầu tại cảm hứng. Bên cạnh ấy, doanh nghiệp cần tỉ mỉ hơn trong việc đưa vào văn phòng hệ thống cây xanh, hoa tươi,.. vừa tạo không khí trong lành vừa tăng thẩm mỹ cho văn phòng.

MỘT SỐ LƯU Ý KHÁC KHI SET UP VĂN PHÒNG

Trên đây là một số lưu ý khi thiết kế văn phòng nói chung, vậy đối với một doanh nghiệp đang có ý định thuê một đơn vị set up văn phòng làm việc cho mình thì nên lưu ý các điểm nào?

1, Xây dựng ngân sách cụ thể trước khi thuê đơn vị thiết kế

Sai lầm lớn nhất cho doanh nghiệp thuê đơn vị thiết kế văn phòng là xây dựng một ngân sách chung chung, không cụ thể hóa từng hạng mục . Thực ra, chúng ta càng làm chi tiết thì càng tốt từ những mục lớn đến những mục nhỏ, sau đó cân đối ngân sách giữa các mục đó . Việc xây dưng ngân sách giúp chúng ta có thể dễ dàng tìm được một tập đơn vị thiết kế phù hợp trong khả năng của mình.

2, Có đủ khoảng thời gian để tìm hiểu và chuẩn bị

Thời gian là vàng là bạc, điều này lại càng đúng cho các đơn vị làm kinh tế. Hẳn là các doanh nghiệp sẽ rất nóng lòng tìm kiếm nhanh chóng một đơn vị thi công set up để văn phòng mình nhanh chống hoàn tiện, tạo môi trường làm việc mới cho nhân viên. Tuy nhiên điều này sẽ gây ra rủi ro về sau này nếu doanh nghiệp không đưa ra được lựa chọn đúng đắn về đơn vị thiết kế. Các rủi ro có thể xảy ra: Đơn vị không uy tín, thời gian set up kéo dài hơn dự tính, Set up bên ngoài không khớp với bản vẽ, đẩy chi phí phát sinh,…. Chính vì vậy doanh nghiệp cũng cần thời gian để tìm hiểu kỹ về các đơn vị để đưa ra quyết định tốt nhất.

3, Lựa chọn đơn vị thi công

Sau khi đã cân nhắc khá nhiều yếu tố thì có lẽ đây là bước cuối cùng để doanh nghiệp hoàn thiện văn phòng mới của mình. Vậy nên chọn nhà thầu thi công trọn gói hay đơn lẻ từng phần:

3.1, Lựa chọn nhà thầu thi công từng phần:

Chi phí có rẻ hơn không ? Đây thường là những băn khoăn của các doanh nghiệp khi có ý định set up văn phòng. Bởi lẽ doanh nghiệp nghĩ rằng  có những giai đoạn trong thi công doanh nghiệp sẽ tự giải quyết được, còn phần khác sẽ nhờ đến bên thiết kế.  Đúng là giá sẽ rẻ hơn nhưng tổng chi phí thì chưa chắc. Tại sao lại như vậy ? khi các doanh nghiệp tự làm, họ đã tính đến những chi phí phát sinh sau chưa. Chưa kể chi phí rủi ro trong các giai đoạn set up không mong muốn cần phải điều chỉnh vì doanh nghiệp không phải đơn vị có chuyên môn và kinh nghiệm nên cũng sẽ kéo dài thời gian thi công . Vì lẽ đó, khi doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thi công nhưng lại phải bù đắp chi phí văn phòng không được sử dụng, chưa kể đến những chi phí phát sinh hay rủi ro khác.

3.2, Lựa chọn đơn vị thi công trọn gói:

Khi chọn một nhà thầu trọn gói chắc chắn chi phí sẽ cao hơn nhưng các doanh nghiệp sẽ có cảm giác yên tâm hơn trong quá trình set up. Điều đầu tiên là khách hàng được hỗ trợ và thảo luận trong quá trình lên ý tưởng . Ngoài ra sẽ được đảm bảo trong quá trình thi công cũng như có bảo hành về sau, giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí rủi ro.
Bằng kinh nghiệm nhiều năm của mình, CCB OFFICE đã tổng hợp nên một số lưu ý khi set up văn phòng bằng cái nhìn thực tế. Ngoài ra còn gợi ý cho doanh nghiệp một số lưu ý nếu thuê một đơn vị khác thiết kế văn phòng mình trở nên chuyên nghiệp và thuận tiện hơn. Tùy vào mức ngân sách, quy mô mà mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn mô hình các điểm trên để đảm bảo văn phòng thêm tiện nghi, thoáng đãng, mang lại một không gian lý tưởng cho doanh nghiệp hoạt động và phát triển lâu dài. Bằng kinh nghiệm thực tế, CCB OFFICE sẽ hỗ trợ và tư vấn miễn phí để giúp doanh nghiệp tìm được không gian làm việc hợp lý và hiệu quả nhất trên tất cả các quận tại Hà Nội, hãy liên hệ ngay theo thông tin dưới đây:
Liên hệ ngay CCB Office để nhận báo giá thuê và diện tích trống văn phòng tại các tòa nhà.

• Website: https://ccboffice.vn/
• Hotline  : 0985.575.185
• Địa chỉ  : Tầng 11, tòa nhà Việt Á, số 09 Phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội