Ứng dụng excel quản lý hồ sơ nhân sự là gì? Lợi ích? Hạn chế?
QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ BẰNG EXCEL LÀ GÌ
Quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel là phương thức lưu trữ và tìm kiếm thông tin nhanh, hiệu quả nhất hiện nay, phù hợp với cả quy mô lớn của một công ty. Người quản lý có thể chia thành từng mục hoặc nhiều file dữ liệu khác nhau để lưu trữ lâu dài trong excel.
Với cách làm này, việc tìm kiếm thông tin khi cần sẽ nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều, đồng thời tiết kiệm diện tích lưu kho hồ sơ như phương pháp truyền thống trước đây.
ỨNG DỤNG EXCEL QUẢN LÝ HỒ SƠ
Trước đây khi công nghệ thông tin chưa phát triển, các phần mềm ứng dụng hữu ích trong văn phòng chưa được sử dụng phổ biến, việc quản lý hồ sơ của các doanh nghiệp vô cùng phức tạp và tốn nhiều thời gian, công sức và tiền bạc. Vì thế, các công ty càng lớn, lượng hồ sơ cần lưu trữ thông tin càng nhiều và càng có nguy cơ thất lạc nhiều thông tin hơn. Chính vì vậy, ứng dụng excel sau khi được phổ biến và trở thành một ứng dụng bắt buộc trong văn phòng, đã làm một cuộc “cách mạng” rất lớn trong việc lưu trữ thông tin và quản lý hồ sơ cho các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn.
Ứng dụng excel quản lý hồ sơ vô cùng hiệu quả, người quản lý và đồng nghiệp hay cấp dưới vẫn có thể chia sẻ thông tin cho nhau thông qua các file lưu trữ. Bên cạnh đó, người quản lý có thể lựa chọn công khai file lưu trữ hoặc bảo mật riêng tư bằng cách đặt bảo mật riêng cho những file, mục cần bảo vệ. Với phương thức này, việc quản lý nhân sự gần như được tối giản rất nhiều so với phương thức truyền thống trước đây, từ việc chia mục đến việc bảo lý và xử lý cũng dễ dàng hơn rất nhiều. Đặc biệt, khi cần tìm lại những hồ sơ đã rất cũ, chỉ một vài thao tác và từ khóa tìm kiếm, đã có thể dễ dàng tìm ra hồ sơ mà bạn cần.
Trong tất cả các phòng ban, bộ phận của công ty, ứng dụng excel được sử dụng phổ biến và rộng rãi trong việc quản lý hồ sơ. Từ Sale, Marketing, nhân sự, kế toàn… hay đến những người đứng đầu công ty đều phải sử dụng thành thạo và biết đến ứng dụng này. Thậm chí, trong tiêu chí tuyển dụng của nhiều doanh nghiệp, thành thạo excel còn là tiêu chí bắt buộc, cần thiết.
LỢI ÍCH CỦA VIỆC SỬ DỤNG EXCEL QUẢN LÝ NHÂN SỰ
Excel không những giúp doanh nghiệp quản lý tốt nhân sự mà còn đem lại một số lợi ích như:
Thao tác đơn giản
Các thao tác trên Excel đều đơn giản, dễ dàng và phù hợp cho mọi đối tượng sử dụng. Bên cạnh đó, phần mềm Excel rất phổ biến và có chi phí đầu tư rất thấp nên phương pháp này được nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng để quản lý nhân sự.
Các biểu mẫu đa dạng
Phần mềm quản lý nhân sự bằng Excel cung cấp cho nhà quản lý rất nhiều form biểu mẫu đa dạng, phù hợp với các nhu cầu sử dụng. Ngoài ra, bạn còn có thể tự tạo ra những form biểu mẫu bằng cách điều chỉnh, sắp xếp theo ý muốn để đáp ứng nhu cầu, sở thích của mình.
Dễ dàng sử dụng
Excel cho phép bạn quản trị dữ liệu một cách dễ dàng trên hệ thống. Bên cạnh đó, Excel còn có khả năng giúp doanh nghiệp tiếp cận số liệu, thống kê nhanh chóng. Hơn nữa, Excel quản trị nhân sự còn là phần mềm miễn phí nên doanh nghiệp sẽ không phải trả bất kỳ chi phí nào khi sử dụng.
HẠN CHẾ KHI QUẢN LÝ NHÂN SỰ BẰNG EXCEL
Bên cạnh những lợi ích khi quản trị nhân sự, Excel vẫn còn tồn tại một số hạn chế.
Dữ liệu lưu trữ phân tán, khó kiểm soát
Trong quá trình quản lý nhân sự bằng Excel, bạn sẽ phải sử dụng rất nhiều sheet khác nhau để quản lý các lĩnh vực. Điều này sẽ làm cho bạn mất nhiều thời gian để tạo lập cũng như chỉnh sửa. Hơn nữa, việc quản lý nhiều sheet cũng sẽ gây khó khăn trong vấn đề tổng kết, ra quyết định.
Độ bảo mật kém
Không giống như những phần mềm khác, Excel không có chế độ bảo mật nên rất dễ xảy ra tình trạng mất dữ liệu. Trường hợp người quản trị mất tài khoản sẽ có khả năng làm thông tin của doanh nghiệp bị rò rỉ ra ngoài. Thêm vào đó, nếu có nhiều người sử dụng chung biểu mẫu còn có thể gây ra tình trạng khó kiểm soát dữ liệu.
Không có khả năng tích hợp
Excel không có khả năng tích hợp với các phần mềm chuyên dụng dùng trong quản lý nhân sự. Điều này sẽ gây ra sự bất tiện trong công việc quản lý. Bên cạnh đó, việc Excel không có khả năng tích hợp còn làm tốn nhiều thời gian việc và giảm hiệu suất công việc.
Khó khăn khi muốn mở rộng quy mô doanh nghiệp
Tuy Excel có khả năng chứa dữ liệu vô biên với hàng trăm, hàng nghìn dòng và các sheet nhưng phần mềm lại mang đến một thách thức lớn cho doanh nghiệp nếu muốn mở rộng quy mô. Khi doanh nghiệp phát triển lớn mạnh đồng nghĩa với việc số lượng dữ liệu tăng lên, điều đó gây khó khăn cho người quản trị trong công tác sử dụng, quản lý.
Như vậy có thấy được rằng, việc quản lý nhân sự bằng Excel vừa có mặt lợi vừa có mặt hại. Doanh nghiệp cần nhìn nhận một cách chính xác từ đó cân đối với sử dụng sao cho hợp lý để đạt được hiệu quả cao.
Trên đây là tổng hợp các thông tin về cách quản lý nhân sự bằng Excel và những ưu,nhược điểm khi quản lý nhân viên bằng phần mềm này. Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ với chúng tôi qua:
• Website: http://ccboffice.vn
• Hotline : 0985.575.185
• Địa chỉ : Tầng 11, tòa nhà Việt Á, số 09 Phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội