THƯ KÝ LÀ GÌ? CÁC CÔNG VIỆC CỦA THƯ KÝ PHẢI LÀM TRONG THỰC TẾ

Thư ký là một người chuyên thực hiện các công việc liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều hành trong văn phòng, thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch cho giám đốc.

Thư ký ban đầu chỉ thực hiện các chức năng liên quan đến việc ghi chép biên bản, hay các ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền. Ngày nay chức năng, nhiệm vụ và công việc của các thư ký đã được mở rộng, thư ký đã trở thành một nghề phổ biến trong xã hội hiện đại.

CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN THƯ KÝ

Là một nhân viên thư ký bạn sẽ phải thực hiện những công việc dưới đây:

 Sắp xếp lịch làm việc ở cơ quan

• Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác.
• Tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp để phục vụ việc quản lý điều hành.
• Tổ chức hội ý để nghe các bộ phận hoặc cán bộ báo cáo trực tiếp và ghi ý kiến vào biên bản.
• Ghi ý kiến của lãnh đạo và chuyển ý kiến đó xuống các đơn vị hoặc cá nhân để họ góp ý bằng văn bản. hoc ke toan

Tiếp nhận và xử lý thông tin

• Nhanh chóng phân loại văn bản, công việc phải được hoàn tất. Trợ giúp lãnh đạo giải quyết các văn bản đến. Không được phép để ùn tắc.
• Đảm bảo văn bản đến cơ quan phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác và đảm bảo bí mật.
• Tập hợp tình hình số liệu, tra tìm tài liệu tham khảo khi cần thiết.
• Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản, tài liệu từ các phòng ban.
• Biên phiên dịch tài liệu khi có yêu cầu.

Đón tiếp khách hàng

• Tiếp khách và giải quyết một số công việc trong giới hạn và sự hiểu biết của mình.
• Sắp xếp chỗ đợi cho khách, không để khách đã ngồi chờ một thời gian dài mà không được để ý đến.
• Chuẩn bị phương tiện ghi chép lại thông tin đối với các cuộc họp.
• Chuẩn bị nước giải khát và chú tâm vào cách phục vụ.

Sắp xếp các chuyến đi công tác cho cấp trên

• Phác thảo, soạn lịch trình cho chuyến đi: Mục đích của chuyến đi, các nơi đến, thời gian đi, thời gian đến, các điểm dừng, …
• Lập bản chương trình hẹn gặp: Ngày, giờ, gặp ai, thuộc tổ chức nào, ở đâu, cần hồ sơ gì (tập hồ sơ số mấy),…
• Đặt vé phương tiện giao thông
• Đặt khách sạn: Cần tìm hiểu kỹ: vị trí, các lọai phòng, giá cả, phương thức đặt
• Lập hồ sơ chuyến đi: Tài liệu cho từng cuộc làm việc của lãnh đạo (semi riêng, dán nhãn, đánh số tập hồ sơ,…)
• Tạm ứng và quyết toán chi phí.

Kỹ năng cần thiết để trở thành thư ký giỏi

Bất kỳ ai cũng muốn mình có được công việc nhàn hạ, lương cao trong môi trường làm việc chuyên nghiệp. Nghề thư ký là một trong những lựa chọn của nhiều bạn trẻ với mong muốn có được kinh nghiệm, mối quan hệ và cả sự thăng tiến trên con đường sự nghiệp. Và để thực hiện được điều đó, các bạn cần trang bị cho mình những kỹ năng cần thiết như:

Kỹ năng phân tích và xử lý tình huống

Khả năng phân tích là rất quan trọng đối với một nhân viên thư ký. Bởi trong một số trường hợp  nhất định, thư ký sẽ thay mặt sếp giải quyết công việc. Người thư ký cần có khả năng phân tích vấn đề, xác định đâu là điểm mấu chốt để đưa ra các quyết định giải quyết công việc phù hợp. Một nhân viên thư ký giỏi phải có khả năng hỗ trợ sếp tối đa trong công việc.

Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp là một trong những kỹ năng quan trọng mà một thư ký cần phải có. Vị trí thư ký hiện nay không chỉ thực hiện các công việc trong văn phòng mà còn là cánh tay đắc lực của cấp trên trong việc gặp gỡ, trao đổi với đối tác. Bởi vậy, bạn cần có khả năng giao tiếp tốt, ngoại giao tốt, đàm phán, ứng xử linh hoạt và khéo léo.

Để làm một thư ký giỏi bạn cũng cần biết xử sự lịch sự, hòa đồng với mọi người. Mức độ hiểu biết về xã hội và khả năng thích ứng nhanh trong mọi hoàn cảnh cũng là yếu tố cần thiết. Bên cạnh đó, khả năng giao tiếp bằng nhiều ngôn ngữ phục vụ cho công việc cũng là một lợi thế khi làm nhân viên thư ký.

Trên đây là một số thông tin về thư ký và công việc hàng ngày của họ. Mong rằng bài viết này đã cung cấp những kiến thức bổ ích đến với bạn.

CCB Office trở thành đối tác của 500+ tòa nhà trên toàn thành phố Hà Nội. Vì vậy, chúng tôi sẽ giúp khách hàng tìm kiếm mặt bằng một cách nhanh chóng, cung cấp các thông tin đầy đủ và chính xác nhất để từ đó khách hàng có một cách nhìn tổng quan để đánh giá lựa chọn ra vị trí phù hợp nhất với mình. Bởi chúng tôi hiểu được ưu nhược điểm của từng tòa nhà, nên chúng tôi sẽ giúp khách hàng có được những thông tin hữu ích trong việc quyết định mặt bằng thuê. CCB Office miễn phí toàn bộ chi phí tư vấn cho khách hàng.
Liên hệ ngay CCB Office để nhận báo giá thuê và diện tích trống văn phòng tại các tòa nhà.

• Website: https://ccboffice.vn/
• Hotline  : 0985.575.185
• Địa chỉ  : Tầng 11, tòa nhà Việt Á, số 09 Phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội.