SỰ KHÁC NHAU GIỮA VĂN PHÒNG TRUYỀN THỐNG VÀ VĂN PHÒNG CHIA SẺ

Dù doanh nghiệp bạn mới chỉ bắt đầu khởi nghiệp hay đã hoạt động lâu năm trên thị trường, thì việc lựa chọn được một văn phòng làm việc phù hợp là điều vô cùng quan trọng. Trên thị trường hiện có vô số các loại văn phòng cho thuê khác nhau, song ta có thể kể đến 2 loại nổi bật là văn phòng truyền thống và văn phòng chia sẻ –  đứng đầu trong top những lựa chọn mà doanh nghiệp cân nhắc khi có nhu cầu tìm thuê văn phòng làm việc.
Hai loại văn phòng này có gì khác biệt? Nên thuê văn phòng nào? Địa chỉ cho thuê nào uy tín? Những ưu và nhược điểm của văn phòng truyền thống và văn phòng chia sẻ là gì? Doanh nghiệp khó có thể biết được cái nào là tốt nhất cho mình. Dưới đây là một vài hiểu biết hữu ích về 2 loại văn phòng này để giúp bạn đưa ra quyết định có lợi cho bạn và công việc của bạn. Để đưa ra được lựa chọn thuê chuẩn xác nhất, hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây nhé!

KHÁI NIỆM

Văn phòng chia sẻ là gì?

• Văn phòng chia sẻ (Share office) hay còn được gọi là hình thức cho thuê văn phòng trọn gói, là một mô hình kinh doanh cung cấp văn phòng cho các cá nhân, tổ chức làm việc độc lập hoặc hợp tác trong một không gian làm việc. Khách hàng của văn phòng chia sẻ thông thường là cá nhân tự làm chủ, những công ty vừa – nhỏ hoặc các freelancer…
• Doanh nghiệp sử dụng văn phòng chia sẻ để cung cấp cho nhân viên thiết bị, không gian. Thông thường các văn phòng chia sẻ cung cấp những tiện nghi cơ bản như: Không gian làm việc chung, Phòng họp, Internet, đội ngũ lễ tân, IT, máy in /photocopy/fax, sảnh tiếp khách, phòng chờ…

Văn  phòng truyền thống là gì?

• Văn phòng truyền thống là văn phòng thuộc sở hữu và chịu sự quản lý bởi một doanh nghiệp duy nhất. Đây là mô hình văn phòng có tính chất cố định và độc lập cao. Tính truyền thống của mô hình này được thể hiện qua các thiết kế, trang thiết bị và nội thất phục vụ cho những nhu cầu cơ bản.
• Không gian làm việc riêng tư bảo mật nhưng cũng kèm theo đó là sự phân chia rạch ròi giữa các khu vực. Tính sáng tạo ở văn phòng hầu hết ít được nhận thấy, nếu có, chúng chỉ xuất hiện ở những tập đoàn lớn, mạnh về tài chính. Văn phòng truyền thống vẫn là loại hình văn phòng chiếm đa số trên thị trường. Các công ty, tập đoàn lớn thường sử dụng loại hình này, sở hữu độc lập văn phòng cho riêng mình và không chia sẻ với bất kỳ ai.

ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG

Nếu như văn phòng truyền thống thường được lựa chọn bởi các doanh nghiệp lớn thì khách hàng mà mô hình văn phòng chia sẻ hưởng tới là:

• Các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Những doanh nghiệp này thường là mới thành lập, hoặc đang muốn mở rộng thị trường. Thì đây là một giải pháp vô cùng phù hợp trong thời điểm này.
• Các nhóm dự án đang hoạt động kinh doanh tự do hay các chuyên viên tư vấn cũng sử dụng loại hình văn phòng chia sẻ như một cách để tăng thêm hiệu quả.
• Những cá nhân đang có nhu cầu chuẩn bị thành lập công ty. Đang hạn chế về nguồn vốn mà vẫn muốn vị trí văn phòng đẹp.
• Công ty nước ngoài đang có nhu cầu đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam. Vai trò chính là hoạt động thăm dò thị trường và cần một khoảng không gian vừa đủ cho một vài nhân viên làm việc

TÍNH BẢO MẬT

• Vì chỉ được sở hữu và chịu sự quản lý của một doanh nghiệp duy nhất nên tính bảo mật của doanh nghiệp sử dụng văn phòng truyền thống được đẩy lên mức cao nhất. Không có người ngoài cũng đồng nghĩa là một hoạt động thông tin của công ty bạn sẽ không bị lọt ra ngoài. Vì tính bảo mật cao này mà rất nhiều những tập đoàn lớn ưu tiên sử dụng mô hình văn phòng truyền thống.
• Điều này không có nghĩa là văn phòng chia sẻ kém bảo mật. Mỗi một mô hình văn phòng được tạo ra để phục vụ nhu cầu của một nhóm khách hàng. Đối với văn phòng truyền thống thường sẽ phục vụ những doanh nghiệp lớn, có tính nhạy cảm về thông tin. Trong khi đó, các mô hình văn phòng chia sẻ lại hướng đến những doanh nghiệp vừa và nhỏ, các startup. Tạo điều kiện tốt nhất để họ hoạt động và phát triển doanh nghiệp.

ĐỊA CHỈ ĐĂNG KÝ KINH DOANH UY TÍN

• Văn phòng truyền thống thường sở hữu riêng cho mình một địa chỉ kinh doanh. Đối với các công ty lớn họ thường lựa chọn những vị trí “thiên thời” như nằm tại các con đường sầm uất nhất nhì trong thành phố hay những tòa nhà văn phòng hạng A. Tại đây, họ vừa tạo dựng được uy tín cho đối tác và khách hàng, vừa giảm bớt chi phí quảng bá thương hiệu.
• Song, không phải công ty nào cũng có đủ điều kiện để tọa lạc tại các vị trí đắc địa. Văn phòng tại những vị trí này thường có mức giá thuê đắt đỏ buộc những doanh nghiệp vừa và nhỏ chỉ có thể thuê tại những vị trí kém thu hút hơn. Những vị trí này có dễ tìm hay không lại là một vấn đề khác.
• Văn phòng chia sẻ thì đáp ứng được nhu cầu này của các doanh nghiệp nhỏ, khi hầu hết dịch vụ cho thuê văn phòng thường đi kèm với dịch vụ sử dụng địa chỉ của đơn vị cung cấp làm đơn vị kinh doanh. Một số dịch vụ tiêu biểu như dịch vụ cho thuê văn phòng ảo hay văn phòng trọn gói. Điều này cho phép các doanh nghiệp vừa và nó có thể tiến gần hơn đến các địa chỉ kinh doanh đắc địa. Đây là điều kiện vô cùng tốt, làm nền tảng cho sự phát triển hoạt động kinh doanh của công ty.

CHI PHÍ THUÊ VĂN PHÒNG

• Nhìn một cách tổng quan, chi phí văn phòng là một trong những chi phí lớn nhất của một doanh nghiệp. Các chi phí cố định như tiền thuê văn phòng, quản lý cơ sở, bảo trì là một trong những yếu tố đẩy chi phí lên cao. Hơn nữa, một số không gian bạn ít sử dụng đến cũng phải “trả tiền” ví dụ như phòng hội thảo, bạn đâu thể chắc chắn công ty mình sẽ sử dụng mỗi ngày.
• Nhược điểm của văn phòng truyền thống lại trở thành ưu điểm của văn phòng phòng chia sẻ. Với tính chất không cố định chủ sở hữu điều này khiến cho một không gian có thể được cùng sử dụng bởi nhiều doanh nghiệp. Điều này cho phép những chi phí chung được chia nhỏ ra. Giảm bớt gánh nặng tài chính cho các doanh nghiệp. Các chi phí như internet, wifi, tiền điện nước đã bao gồm trong chi phí thuê của bạn.

THỜI GIAN “CHẾT”

• Với văn phòng truyền thống, bạn cần khoảng 1 đến 2 tháng trước khi có thể bắt đầu và vận hành doanh nghiệp của mình. Đây là thời gian để bạn thiết kế, thiết lập các tiện ích, nội thất, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của mình và mọi thứ khác mà bạn cần. Trong thời gian đó bạn vẫn trả tiền thuê văn phòng nhưng lại không tạo ra lợi nhuận cho công ty, đây là một điều khá lãng phí.
• Trong khi đó, với các mô hình văn phòng chia sẻ, bạn có thể sử dụng ngay sau khi ký hợp đồng. Bởi lẽ nội thất, trang thiết bị đã được chuẩn bị đầy đủ từ A – Z. Không gian văn phòng và những yếu tố cần thiết để bắt đầu hoạt động đề được đơn vị cung cấp chuẩn bị kỹ càng.

THỜI HẠN HỢP ĐỒNG

• Hợp đồng trong mô hình truyền thống hầu hết sẽ kéo dài từ 2 năm trở lên vì nhiều lý do khách quan. Đây là vấn đề đau đầu mỗi khi công ty bạn cần mở rộng hoặc thu hẹp quy mô. Khó khăn lại chồng chất khó khăn nếu bạn chỉ là một doanh nghiệp nhỏ, hay một doanh nghiệp vừa mới thành lập. Sẽ chẳng dễ dàng khi cân nhắc giữa việc hủy hợp đồng để tìm kiếm một không gian phù hợp với quy mô nhưng giá cả vẫn phải chăng và việc tiếp tục gắng gượng với văn phòng hiện tại.
• Nhận thấy được điểm bất tiện này, hiện nay mô hình văn phòng chia sẻ có sự linh hoạt trong hợp đồng. Thời hạn hợp đồng có thể kéo dài từ vài tháng đến vài năm tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp. Đồng thời, không gian ở đây đáp ứng được nhu cầu mở rộng hoặc thu hẹp quy mô bất cứ lúc nào.

Như bạn có thể thấy, văn phòng truyền thống đã tồn tại từ lâu, có những ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với nhóm doanh nghiệp có nhu cầu về văn hóa doanh nghiệp và yêu cầu tính bảo mật cao. Không có mô hình văn phòng nào là hoàn hảo chỉ có mô hình văn phòng phù hợp. Hy vọng doanh nghiệp bạn sẽ tìm được mô hình văn phòng phù hợp với nhu cầu của mình.

CCB Office trở thành đối tác của 500+ tòa nhà trên toàn thành phố Hà Nội. Vì vậy, chúng tôi sẽ giúp khách hàng tìm kiếm mặt bằng một cách nhanh chóng, cung cấp các thông tin đầy đủ và chính xác nhất để từ đó khách hàng có một cách nhìn tổng quan để đánh giá lựa chọn ra vị trí phù hợp nhất với mình. Bởi chúng tôi hiểu được ưu nhược điểm của từng tòa nhà, nên chúng tôi sẽ giúp khách hàng có được những thông tin hữu ích trong việc quyết định mặt bằng thuê. CCB Office miễn phí toàn bộ chi phí tư vấn cho khách hàng.
Liên hệ ngay CCB Office để nhận báo giá thuê và diện tích trống văn phòng tại các tòa nhà.

• Website: https://ccboffice.vn/
• Hotline  : 0985.575.185
• Địa chỉ  : Tầng 11, tòa nhà Việt Á, số 09 Phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội.