SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM VĂN PHÒNG VỀ CÁC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG

Văn bản hành chính là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

Tuy nhiên hiện nay một số doanh nghiệp mới vẫn chưa thật sự chú trọng về các văn bản hành chính đôi khi sẽ khiến doanh nghiệp chưa thật sự trở nên chuyên nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng.

CCB Office xin gợi ý một vài sáng kiến kinh nghiệm văn phòng về các văn bản hành chính thông dụng:

BÁO CÁO:

Là văn bản phản ánh toàn bộ hoạt động và những kiến nghị của cơ quan, đơn vị hoặc tường trình về một vấn đề, một công việc cụ thể nào đó hoặc xin ý kiến chỉ đạo.

Phần mở đầu:

• Những căn cứ có tính pháp lý.
• Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng do cấp trên hướng dẫn hoặc việc thực hiện công tác của doanh nghiệp. Đồng thời nêu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện kế hoạch, chỉ đạo của cấp trên.

Phần nội dung: 

• Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành.
• Những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện.
• Xác định nguyên nhân khách quan, chủ quan.
• Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm.

Phần kết thúc:

• Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới.
• Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm.
• Những kiến nghị với cấp trên.
• Nhận định những triển vọng

CÔNG VĂN:

Là văn bản dùng để truyền đạt, trao đổi các công việc cụ thể trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, hoạt động của doanh nghiệp.

Khi soạn thảo công văn phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Một công văn xoay quanh một chủ đề duy nhất và văn bản đơn giản và chuẩn mực.
• Ngôn ngữ trong công văn cần ngắn gọn, cô đọng và liên hệ chặt chẽ với chủ đề cần minh họa.
• Điều quan trọng là phải tôn trọng, nghiêm túc và thuyết phục.
• Ngay cả một công văn khẩn cũng phải tuân theo hình thức mà pháp luật quy định.

Công văn phúc đáp

Giới thiệu: trả lời công văn số … ngày … / … / … của ……… về vấn đề…

Nội dung:

Yêu cầu bộ phận giải quyết yêu cầu hoặc giải đáp thắc mắc để giải đáp vướng mắc.

Giải thích công bằng nếu bạn không trả lời hoặc không trả lời được (có thể không đủ dữ kiện để trả lời câu hỏi của yêu cầu).

Kết thúc: vẫn chưa có điểm gì rõ ràng xin ý kiến của các bạn khi nhận được công văn mẫu này. Chúng tôi sẵn sàng cho nhiều câu trả lời hơn.

Công văn đề nghị

Phần mở đầu: nêu mục tiêu của vấn đề (theo chức năng, nhiệm vụ, thông tin, quảng cáo … của quý cơ quan … hoặc căn cứ vào trách nhiệm, nghĩa vụ của …).

Nội dung:

Để đề xuất câu hỏi.

Đề xuất Thời hạn trả lời (trả lời).

Kết thúc: mong quý cơ quan …; hoặc, Ông, Bà …… cho chúng tôi biết sớm.

Cảm ơn!

Công văn đôn đốc, nhắc nhở:

Phần mở đầu: tên các văn bản quy phạm pháp luật hoặc các đề xuất được giới thiệu được lặp lại.

Nội dung:

Khái quát trạng thái thực hiện, lợi ích, hạn chế, lợi ích, bất lợi, sai lệch cần khắc phục.

Những con đường và nhu cầu mới.

Áp dụng các chính sách mới.

Kết thúc: yêu cầu các đơn vị, thiết bị …… tiến hành (sửa chữa) đến nay ……

THÔNG BÁO:

Bản thông báo cần có các yếu tố:

• Địa danh và ngày tháng năm ra thông báo.
• Tên cơ quan thông báo.
• Số và ký hiệu công văn.
• Tên văn bản (thông báo) và trích yếu nội dung thành các mục, các điều cho dễ nhớ.

Lưu ý:

• Cần đề cập ngay vào nội dung cần thông tin và không cần nêu lý do, căn cứ, hoặc nêu tình hình chung như các văn bản khác. Loại thông báo cần giới thiệu các chủ trương, chính sách thì phải nêu rõ tên, số và ngày tháng ban hành văn bản đó trước khi nêu những nội dung khái quát.
• Trong thông báo, dùng cách hành văn phải rõ ràng, dễ hiểu và mang tính đại chúng cao, cần viết rất ngắn gọn, đủ thông tin, phần kết thúc chỉ cần tóm tắt lại mục đích và đối tượng cần được thông báo.
• Phần đại diện ký thông báo: Không bắt buộc phải là thủ trưởng cơ quan, mà là những người giúp việc có trách nhiệm về các lĩnh vực được phân công hay được uỷ quyền ký và trực tiếp thông báo.

BIÊN BẢN:

Yêu cầu của một biên bản:

• Số liệu, sự kiện chính xác, cụ thể.
• Ghi chép trung thực, đầy đủ, không suy diễn chủ quan.
• Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm.
• Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao. Đòi hỏi trách nhiệm cao ở người lập và những người có trách nhiệm ký chứng thực biên bản.
• Thông tin muốn chính xác, có độ tin cậy cao phải được đọc lại cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa lại cho khách quan, đúng đắn và tự giác ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.

Cách xây dựng bố cục:

• Quốc hiệu và tiêu ngữ.
• Tên biên bản và trích yếu nội dung.
• Ngày, tháng, năm, giờ (ghi rất cụ thể thời gian lập biên bản).
• Thành phần tham dự (kiểm tra, xác nhận sự kiện thực tế, dự họp hội, v.v…).
• Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung).
• Phần kết thúc (ghi thời gian và lý do).
• Thủ tục ký xác nhận.

Phương pháp ghi chép biên bản:

• Các sự kiện thực tế có tầm quan trọng xảy ra như: xác nhận một sự kiện pháp lý, biên bản bàn giao công tác, bàn giao tài sản,v.v… thì phải ghi đầy đủ, chính xác và chi tiết mọi nội dung và tình tiết.
• Phần kết thúc biên bản: Phải ghi thời gian chấm dứt sự kiện thực tế như:
• Bàn giao xong, hội nghị kết thúc, kiểm tra, khám nghiệm kết thúc lúc mấy giờ… ngày… biên bản đã đọc lại cho mọi người cùng nghe (có bổ sung sửa chữa nếu có yêu cầu) và xác nhận là biên bản phản ánh đúng sự việc và cùng ký xác nhận.
• Trong biên bản cần hết sức lưu ý việc ký xác nhận (phải có tối thiểu hai người ký) thì các thông tin trong biên bản mới có độ tin cậy cao

Trên đây là một số gợi ý của chúng tôi về sáng kiến kinh nghiệm văn phòng về các văn bản hành chính thông dụng. Hi vọng bài viết sẽ giúp bạn được phần nào trong việc soạn thảo các loại văn bản hành chính, giúp hoạt động doanh nghiệp được lưu thông hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.

CCB Office trở thành đối tác của 500+ tòa nhà trên toàn thành phố Hà Nội. Vì vậy, chúng tôi sẽ giúp khách hàng tìm kiếm mặt bằng một cách nhanh chóng, cung cấp các thông tin đầy đủ và chính xác nhất để từ đó khách hàng có một cách nhìn tổng quan để đánh giá lựa chọn ra vị trí phù hợp nhất với mình. Bởi chúng tôi hiểu được ưu nhược điểm của từng tòa nhà, nên chúng tôi sẽ giúp khách hàng có được những thông tin hữu ích trong việc quyết định mặt bằng thuê. CCB Office miễn phí toàn bộ chi phí tư vấn cho khách hàng.
Liên hệ ngay CCB Office để nhận báo giá thuê và diện tích trống văn phòng tại các tòa nhà.

• Website: https://ccboffice.vn/
• Hotline  : 0985.575.185
• Địa chỉ  : Tầng 11, tòa nhà Việt Á, số 09 Phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội.