PHẦN MỀM ERP LÀ GÌ? CÁCH CHỌN GIẢI PHÁP ERP PHÙ HỢP VỚI DOANH NGHIỆP

Như hiện nay chúng ta thấy trong các doanh nghiệp của Việt Nam, mỗi phòng ban người ta sẽ dùng một loại phần mềm khác nhau. Khi dùng từng phần mềm riêng lẻ như cách truyền thống, việc kết nối các dữ liệu với nhau rất khó, nhất là khi khối lượng dữ liệu lớn hoặc các phần mềm của từng phòng ban không tương thích với nhau, thế nên sự phối hợp giữa nhiều bộ phận của một công ty trở nên khó khăn, tốn kém, mất thời gian. Từ đó ERP đã được áp dụng cho hầu hết các mảng của một doanh nghiệp để giải quyết tất cả vấn đề này. Vậy ERP là gì? CCB sẽ cung cấp cho bạn tất tần tật thông tin về phần mềm ERP này.

Phần mềm ERP là gì?

ERP (Enterprise resource planning systems) là một loại giải pháp phần mềm quản lý đa chức năng, đa phòng ban giúp một doanh nghiệp, một tổ chức có thể sử dụng để thu thập, lưu trữ, quản lý và phân tích dữ liệu từ hoạt động kinh doanh của mình, bao gồm lập kế hoạch về sản phẩm, chi phí, sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, tiếp thị và bán hàng, giao hàng và thanh toán.

Phần mềm ERP là gì?Hệ thống ERP nó có thể tích hợp thông tin từ tất cả các phòng ban và chức năng trên một doanh nghiệp vào một hệ thống duy nhất có thể phục vụ nhu cầu riêng lẻ và đa dạng của các phòng ban khác nhau. Nó phục vụ cho nhu cầu về nhân sự, tài chính, nhà kho, cung ứng và bất kỳ bộ phận khác nhau mà quá trình kinh doanh cần phải có. Mặc dù mọi bộ phận trong bất kỳ công ty nào đều có phần mềm được tối ưu hóa và đáp ứng nhu cầu của bộ phận cụ thể đó, nhưng ERP có vai trò tổng hợp đầy đủ và cung cấp thông tin mà một hệ thống của một bộ phận cụ thể không thể làm được. ERP có thể được xem là cầu nối trong việc cung cấp thông tin và các quá trình tích hợp các chức năng nâng cao một cách hiệu quả nhất của tất cả các hoạt động. Triển khai ERP chắc chắn sẽ làm thay đổi lớn đối với hầu hết các tổ chức và với một khoảng đầu tư không hề nhỏ. Tuy nhiên, khi triển khai hệ thống ERP doanh nghiệp sẽ thấy được hiệu quả tất thì thông qua các kết quả mà ERP có thể mang lại cho doanh nghiệp mình như tăng năng suất lao động, tiết kiệm thời gian, chi phí, gia tăng doanh thu và lợi nhuận.

Và một điều đặc biệt ở các mô hình kinh doanh lớn như các tập đoàn thì việc sử dụng Hệ thống ERP sẽ giúp cho việc quản trị các công ty con với nhiều lĩnh vực khác nhau một cách dễ dàng hơn. Vì ERP không chỉ đơn thuần là một hệ thống độc lập của một công ty mà nó có thể kết nối nhiều dữ liệu của nhiều công ty khác nhau của một tập đoàn hoặc cải thiện sự cần thiết của việc chia sẻ thông tin B2B hiện nay.

Đặc trưng của phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP

Để phân biệt với các giải pháp quản trị doanh nghiệp khác, phần mềm ERP có 4 đặc điểm chính sau:

• ERP là một hệ thống quản trị sản xuất kinh doanh hợp nhất. Mọi thành viên doanh nghiệp (từ nhà quản lý tới nhân viên), mọi công đoạn và phòng ban chức năng xâu chuỗi thành một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh có trật tự.
• ERP là một hệ thống phần mềm hỗ trợ chứ không phải dây chuyền sản xuất tự động thay thế sức người.
• ERP là một hệ thống quản lý hoạt động theo quy tắc và kế hoạch rõ ràng. Các nhân viên với nhiệm vụ cụ thể cần được xác định từ trước cùng với quy định nhất quán, chặt chẽ; kế hoạch sản xuất kinh doanh phải được lập ra theo định kỳ tuần, tháng, năm.
• ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty để chúng cùng làm việc, trao đổi, cộng tác qua lại với nhau chứ không phải mỗi phòng ban là một cát cứ hoạt động riêng lẻ.

Phần mềm ERP làm được những gì?

Kế toán và tài chính

• sổ cái chung
• Tài khoản phải trả
• Những tài khoản có thể nhận được
• Tạp chí chung
• Số dư dùng thử và Báo cáo tài chính
• Điều chỉnh ngân hàng
• Quản lý tiền mặt và dự báo
• Ngân sách

Sản xuất và phân phối

• Mua, theo dõi và bán hàng, lô hàng tồn kho
• Theo dõi bởi số Lot và Serial
• Theo dõi kiểm tra chất lượng
• Chức năng quản lý kho
• Theo dõi giao hàng, điều phối giao hàng
• Theo dõi lao động, chi phí đầu tư và chi phí sản xuất khác
• Cung cấp tổng chi phí sản xuất

Bán hàng

• Tạo đơn đặt hàng
• Xử lý đơn đặt hàng
• Xử lý đơn đặt hàng
• Bán hàng trực tuyến

Quản lý dịch vụ

• Theo dõi và giám sát dịch vụ hậu mãi cho các sản phẩm trong lĩnh vực này
• Bảo hành
• Hợp đồng dịch vụ
• Product Lifetime Costing đã trở thành chức năng tiêu chuẩn trong các giải pháp ERP hiện tại.

Lợi ích của hệ thống ERP đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Lợi ích của hệ thống ERP

• Tạo ra một mạng xã hội cục bộ trong doanh nghiệp, nơi các nhân viên công ty có thể kết nối và trao đổi công việc với nhau nhanh chóng, tiện lợi hơn.
• Kiểm soát thông tin khách hàng
• ERP là một hệ thống có tính kế thừa, đồng nhất thông tin giữa các phòng ban thông qua các module tích hợp, giúp việc luân chuyển thông tin được diễn ra nhanh hơn, chính xác hơn mà không cần phải cập nhật lại dữ liệu.
• Thông tin được cập nhật kịp thời, tập trung và đầy đủ giúp các lãnh đạo doanh nghiệp cái nhìn tổng quan và chính xác hơn về hoạt động của toàn doanh nghiệp. Từ đó lãnh đạo doanh nghiệp có thể xác định được các cơ hội, thách thức đang hiện hữu để đưa ra các quyết định quan trọng nhanh hơn, sáng suốt hơn và giảm thiểu rủi ro kinh doanh.
• Giảm chi phí quản lý và vận hành thông qua một hệ thống thống nhất.
• Rút ngắn thời gian ra quyết định nhờ vào nguồn thông tin được cung cấp chính xác, nhanh chóng trong thời gian thực (real time) từ hệ thống.
• Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tài chính tốt hơn, đặc biệt là quản lý dòng tiền.
• Hệ thống có khả năng tự động hóa nhiều quy trình, hoạt động khác nhau trong công ty, giúp tăng tốc độ dòng công việc.
• Khả năng bảo mật dữ liệu cao, đảm bảo an toàn các thông tin quan trọng trong doanh nghiệp.
• Phân quyền truy cập, giúp các nhà lãnh đạo quản lý hiệu quả hệ thống doanh nghiệp, kiểm soát toàn bộ hệ thống, bao gồm cả quá trình làm việc của nhân viên.
• Với các hệ thống ERP trên nền tảng đám mây (ERP Cloud), người dùng có thể truy cập vào hệ thống mọi lúc mọi nơi, từ bất cứ thiết bị kết nối mạng nào.

ERP phù hợp với các doanh nghiệp nào?

Cách để chọn loại giải pháp ERP phù hợp với doanh nghiệp

Để chọn loại giải pháp ERP phù hợp, doanh nghiệp cần xem xét về quy mô công ty, nhu cầu và phạm vi triển khai ERP để làm cơ sở lựa chọn giải pháp triển khai phù hợp:

• Quy mô công ty (số công ty, chi nhánh, nhà máy cần triển khai ERP)
• Số lượng nhân sự sẽ vận dụng hệ thống ERP (Số lượng nhân sự các phòng ban, chi nhánh, nhà máy)
• Nhóm sản phẩm, sản phẩm kinh doanh và sản xuất (sản lượng sản xuất, sản lượng bán, số lượng giao dịch của các nghiệp vụ / 1 ngày)
• Nếu công ty sản xuất thì hình thức sản xuất là đơn giải hay phức tạp ? Nhu cầu cần quản lý đối với sản xuất là gì ?
• Quy mô mở rộng và phát triển trong tương lai (3 – 5 năm tới)
• Những vấn đề công ty cần quan tâm nhất hiện nay là gì? Những khó khăn hiện tại ở mỗi bộ phận, phòng ban cần giải quyết?
• Để đảm bảo triển khai thành công giải pháp ERP, Doanh nghiệp cần xem xét đầu tư dự án theo chiến lược: Think Big – Nghĩ tổng thể để có giải pháp đáp ứng trong dài hạn; Start Small – Bắt đầu phạm vi vừa phải để đảm bảo thành công; Do Fast – Làm nhanh để tiết kiệm chi phí và hiệu quả đầu tư nhanh.
• Ngân sách cho đầu tư ERP, Dự án ERP được xem là dự án đầu tư, tùy thuộc vào ngân sách đầu tư sẽ thực hiện phân bổ và ghi nhận chi phí chi từ 5 năm đến 10 năm.

Ngoài ra, khi chọn giải pháp ERP, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến giải pháp ứng dụng quy trình chuẩn cho từng ngành (Best practices for Industry) để thống nhất các chỉ tiêu quản trị và điều hành của toàn công ty, nhà máy, chi nhánh.

Khi ứng dụng quy trình chuẩn (best practices) trong triển khai dự án ERP, doanh nghiệp sẽ được áp dụng các quy trình đã đươc nghiên cứu và triển khai thành công từ các doanh nghiệp lớn, giúp giải quyết tốt các bài toán đặc thù theo từng ngành. Đồng thời ứng dụng quy trình chuẩn còn giúp giảm các khoản phí cho việc nghiên cứu hệ thống, giúp tối ưu nguồn lực công ty và hạn chế các vấn đề phát sinh từ hệ thống.

CCB Office trở thành đối tác của 500+ tòa nhà trên toàn thành phố Hà Nội. Vì vậy, chúng tôi sẽ giúp khách hàng tìm kiếm mặt bằng một cách nhanh chóng, cung cấp các thông tin đầy đủ và chính xác nhất để từ đó khách hàng có một cách nhìn tổng quan để đánh giá lựa chọn ra vị trí phù hợp nhất với mình. Bởi chúng tôi hiểu được ưu nhược điểm của từng tòa nhà, nên chúng tôi sẽ giúp khách hàng có được những thông tin hữu ích trong việc quyết định mặt bằng thuê. CCB Office miễn phí toàn bộ chi phí tư vấn cho khách hàng.
Liên hệ ngay CCB Office để nhận báo giá thuê văn phòng Hà Nội và diện tích trống văn phòng tại các tòa nhà.

• Trang web :  https://ccboffice.vn/
• Hotline  : 0985.575.185
• Địa chỉ  : Tầng 11, tòa nhà Việt Á, số 09 Phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội.