HỢP ĐỒNG THUÊ VĂN PHÒNG VÀ NHỮNG ĐIỀU KHOẢN CẦN LƯU Ý CỦA HỢP ĐỒNG
Thuê văn phòng làm việc là vấn đề có tính chất lâu dài, giá trị thuê không nhỏ cùng nhiều ràng buộc khác. Ngoài ra, hợp đồng thuê văn phòng luôn được các bên tham gia giao dịch quan tâm bởi nó không chỉ là cơ sở để thanh toán chi phí mà còn là cơ sở đảm bảo lợi ích của 2 bên. Vậy hiện nay, mẫu hợp đồng thuê văn phòng nào đang được dùng phổ biến? Và khi ký kết hợp đồng thuê văn phòng cần lưu ý những điều khoản nào?
HỢP ĐỒNG THUÊ VĂN PHÒNG LÀ GÌ?
Hợp đồng cho thuê văn phòng là một hình thức cho thuê tài sản, là sự thỏa thuận giữa bên thuê và bên cho thuê thông qua văn bản. Theo hợp đồng quy định thì bên cho thuê sẽ bàn giao tài sản cho bên thuê theo quy định đã thỏa thuận, đồng thời bên thuê cũng sẽ phải trả tiền thuê theo quy định đã ghi trong hợp đồng.
MẪU HỢP ĐỒNG THUÊ VĂN PHÒNG
- Một mẫu hợp đồng thuê văn phòng dù đánh máy hay viết tay đều phải có các nội dung cơ bản sau đây: Thông tin các bên tham gia hợp đồng, chi tiết về văn phòng cho thuê, thời gian thuê, giá trị mẫu hợp đồng cho thuê, phương thức thanh toán, tiền đặt cọc, quyền và nghĩa vụ các bên, thời gian hợp đồng cho thuê văn phòng có hiệu lực, điều khoản về đơn phương chấm dứt hợp đồng, các điều khoản thỏa thuận khác, ký tên hai bên. Tham khảo ngay mẫu hợp đồng thuê văn phòng tại đây:
- Mẫu trên được CCB Office xây dựng dựa trên những điều khoản chung. Với mỗi doanh nghiệp khi thuê hoặc cho thuê văn phòng thường sẽ phát sinh những nhu cầu và tình huống khác nhau. Do vậy, để đảm bảo quyền lợi và lợi ích của cả đôi bên, hãy xây dựng hợp đồng thuê văn phòng dựa trên sự tư vấn của bộ phận pháp lý hoặc luật sư cố vấn. Bên cạnh đó, hợp đồng thuê văn phòng cũng nên được bổ sung, thay đổi và góp ý của cả bên thuê và cho thuê để đảm bảo sự thỏa thuận của cả đôi bên nhưng không trái với quy định của pháp luật.
NHỮNG ĐIỀU KHOẢN CẦN LƯU Ý KHI KÝ KẾT HỢP ĐỒNG THUÊ VĂN PHÒNG
Bởi lẽ hợp đồng thuê văn phòng có tính pháp lý và vô cùng quan trọng với cả bên Thuê và bên Cho Thuê, đặc biệt là khi có tranh chấp xảy ra.Chính vì vậy, khi tiến hành ký kết hợp đồng thuê văn phòng cần phải lưu ý những vấn đề hết sức quan trọng như sau:
Thông tin các bên tham gia hợp đồng
- Điều đầu tiên là xác định đâu là người có thẩm quyền thực hiện việc cho thuê, có thể là chủ sở hữu tự thực hiện hoặc cũng có thể thông qua người đại diện ủy quyền. Tuy nhiên, khi thông qua người đại diện thì người đại diện cần có cơ sở xác định thẩm quyền (ví dụ: Giấy ủy quyền). Cùng với đó là thông tin người tham gia hợp đồng phải rõ ràng, chính xác và đầy đủ bao gồm họ tên cá nhân, năm sinh, số chứng minh nhân dân, ngày cấp, nơi cấp CMND hoặc mã số thuế, nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, số điện thoại.
- Trong trường hợp có nhiều người thuê thì nên ghi đầy đủ hết tất cả thông tin người thuê vào mẫu hợp đồng thuê nhà.
Mục đích và diện tích thuê
Điểm thứ hai cần lưu ý là xác định được đối tượng cho thuê cụ thể là gì, nơi thuê, vị trí cần cần thuê, diện tích khu vực thuê là bao nhiêu và mục đích thuê văn phòng để làm gì? địa điểm để kinh doanh, làm trụ sở công ty…Diện tích thuê có thể được đo theo 3 phương pháp sau:
- Đo thông thủy, trong lòng văn phòng;
- Đo theo tim tường và vách bao quanh văn phòng;
- Đo theo mép ngoài của tường và vách bao quanh văn phòng.
Thời gian thuê
- Về thời gian thuê thì sẽ phụ thuộc vào sự thỏa thuận của 2 bên sao cho phù hợp (thông thường sẽ từ 12 tháng trở lên), tuy nhiên cần phải xem xét kỹ các yếu tố sau:
- Ngày hợp đồng bắt đầu có hiệu lực và thời gian tính tiền thuê cụ thể như thế nào? Có bổ sung thêm thời gian chờ sửa chữa, trang trí lại nội thất vào hợp đồng hay không?
- Ngoài ra cũng cần cân nhắc đến yếu tố gia hạn khi hết hợp đồng thuê. Khi mà thời gian thuê văn phòng làm việc sắp hết thì có được tiếp tục gia hạn nữa hay không? Cách thức thực hiện gia hạn hợp đồng như thế nào? Thông báo thời gian trước đó khoảng bao lâu, giá gia hạn có thay đổi hay không?
Giá thuê văn phòng
Trước khi ký hợp đồng, chúng ta cần xác định rõ giá thuê văn phòng cụ thể là bao nhiêu, Giá thuê đã bao gồm những chi phí và dịch vụ nào? Tìm hiểu kỹ giá của các khoản phí phát sinh khác như: Điều hòa ngoài giờ, điện ngoài giờ, phí gửi xe,….Ngoài ra, cách thức thanh toán tiền thuê được thực hiện ra sao (tiền mặt, chuyển khoản cá nhân, chuyển khoản Công ty)? Hay kỳ thanh toán phải trả cho bên Cho Thuê là bao lâu (3 tháng, 6 tháng, 12 tháng,..) tòa vào thời hạn thuê và thỏa thuận của mỗi bên.
Tiền tệ thanh toán
Đây là một trong những điểm mà chúng ta cần phải lưu ý vì có thể sẽ ảnh hưởng đến giá thuê văn phòng tại mỗi thời điểm. Dù pháp luật Việt Nam quy định rằng những giao dịch trong nước, ngoài trừ các trường được cho phép thì tiền tệ sử dụng trong hợp đồng phải là tiền đồng Việt Nam. Tuy nhiên, trong một số giao dịch thuê mà sự thỏa thuận giữa đôi bên vẫn sử dụng USD. Thực tế, điều này có thể dẫn đến rủi ro lớn mà không phải ai cũng biết đó là khi xảy ra tranh chấp giữa hai bên, hợp đồng có thể sẽ bị vô hiệu hóa. Bên cạnh đó, giá USD/VNĐ thường có sự biến động nên điều khoản hợp đồng cũng cần quy địnnh rõ về giá thuê khi có sự biến động này, nhất là khi giao dịch với các khách hàng quốc tế.
Quyền và trách nhiệm của các bên
Trong hợp đồng cần quy định rõ điều khoản về trách nhiệm của các bên để hạn chế xảy ra tình huống tranh chấp như:
Bên thuê có trách nhiệm:
- Thanh toán đúng thời gian và số tiền thuê như trong hợp đồng đã ký.
- Chấp hành quy định của Pháp luật, tòa nhà, bên Cho Thuê.
Bên cho thuê có trách nhiệm:
- Bàn giao mặt bằng cho bên Thuê
- Đảm bảo đúng pháp lý của văn phòng cho thuê.
- Bên cho thuê sẽ xử lý các sự cố phát sinh của văn phòng mà không phải lỗi do bên thuê gây ra.
Điều khoản chấm dứt hợp đồng
- Thông thường liên quan đến chấm dứt hợp đồng sẽ có 2 trường hợp:
- Hết hạn hợp đồng, hoặc các trường hợp bất khả kháng khiến 2 bên chấm dứt hợp đồng.
- Một trong 2 bên đơn phương chấm dứt hợp đồng do một số lý do khác. Nếu bên thuê chấm dứt hợp đồng trước thời hạn bởi 1 lý do khác không có trong hợp đồng thì bên thuê cần sử dụng công văn thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng làm việc nhằm tiến hành quy trình giải quyết chi phí cũng như tiền cọc sao cho hợp lý. Tương tự, trường hợp bên cho Thuê đơn phương chấm dứt hợp đồng cũng nên làm một văn bản thông báo và nêu rõ lý do.
Điều khoản liên quan đến sửa chữa cũng như bảo trì trang thiết bị
Thời gian sử dụng văn phòng không phải ngắn, chính vì vậy sẽ không thể tránh khỏi các vấn đề liên quan đến bảo dưỡng hay sửa chữa văn phòng. Các vấn đề liên quan đến bảo dưỡng thông thường sẽ là: Sàn, sơn tường, nội thất nếu có,… Vậy nên trong hợp đồng luôn ghi rõ bên nào sẽ chịu trách nhiệm về vấn đề thanh toán hoặc sửa chữa? Chi phí được tính như nào…Cần quy định rõ ràng để tránh đùn đẩy trách nhiệm gây thiệt hại về sau.
Các điều khoản thỏa thuận khác
Ngoài những điều khoản cần phải có theo quy định của pháp luật thì trong hợp đồng thuê văn phòng có thể bổ sung thêm các nội dung khác nhưng vẫn phải đảm bảo không vi phạm pháp luật và theo sự thỏa thuận của 2 bên như:
- Các tài sản nào trong văn phòng người thuê được sử dụng, và trách nhiệm sửa chữa khi các tài sản này bị hư hại (Bàn , ghế, điều hòa,…)
- Thỏa thuận về giải quyết khi có tranh chấp xảy ra
- Thỏa thuận mức bồi thường cụ thể trong các trường hợp một trong hai bên vi phạm các điều trong hợp đồng thuê văn phòng.
- Thỏa thuận có thể bổ sung, điều chỉnh các điều khoản thấy không phù hợp trong quá trình làm việc
- Thỏa thuận về khoản tiền đặt cọc nhiều ít, hay là không cần đóng tiền đặt cọc, cách xử lý đối với tiền cọc khi hợp đồng kết thúc (hoàn trả 100% hay cấn trừ vào tiền thuê văn phòng)Có thể thay đổi và bổ sung các điều khoản mới trong hợp đồng trong quá trình cho thuê văn phòng.
Ký và ghi rõ họ tên
- Đây là nội dung cuối và cũng là nội dung quan trọng nhất. Đây là điểm quan trọng nhất quyết định rằng bản hợp đồng cho thuê văn phòng đã được thống nhất hay chưa và nó có giá trị hay không?
- Các bên tham gia hợp đồng thuê văn phòng phải ký tên và ghi rõ họ tên thì hợp đồng mới có hiệu lực. Nếu các tổ chức doanh nghiệp thuê văn phòng thì phải có con dấu để đóng vào hợp đồng thì mới hoàn thành hợp đồng.
Xác nhận của phòng công chứng
- Đây là phần đảm bảo quyền lợi của các bên khi đã ký kết hợp đồng, được pháp luật đảm bảo giá trị và quyền lợi của các bên tham gia hợp đồng thuê văn phòng. Tuy nhiên, đây không phải là phần nội dung bắt buộc phải có mà tùy vào các bên tham gia hợp đồng có muốn công chứng không, miễn phù hợp với nhu cầu và thỏa thuận của hai bên.
- Trên đây là tổng hợp 11 điều cần lưu ý của hợp đồng thuê văn phòng. Tuy nhiên, ở mỗi một tình huống thuê văn phòng sẽ có những yếu tố phát sinh khác nhau mà cả bên thuê và cho thuê đều cần lưu ý. Chính vì vậy, khi tham gia ký kết đôi bên hãy cân nhắc thật kỹ tất cả các điều khoản và những vấn đề phát sinh có thể xảy ra, để tránh xảy ra tranh chấp và những rủi ro về sau.
CCB Office trở thành đối tác của 500+ tòa nhà trên toàn thành phố Hà Nội. Vì vậy, chúng tôi sẽ giúp khách hàng tìm kiếm mặt bằng một cách nhanh chóng, cung cấp các thông tin đầy đủ và chính xác nhất để từ đó khách hàng có một cách nhìn tổng quan để đánh giá lựa chọn ra vị trí phù hợp nhất với mình. Bởi chúng tôi hiểu được ưu nhược điểm của từng tòa nhà, nên chúng tôi sẽ giúp khách hàng có được những thông tin hữu ích trong việc quyết định mặt bằng thuê. CCB Office miễn phí toàn bộ chi phí tư vấn cho khách hàng.
Liên hệ ngay CCB Office để nhận báo giá thuê và diện tích trống văn phòng tại các tòa nhà.
- Website: https://ccboffice.vn/
- Hotline : 0985.575.185
- Địa chỉ : Tầng 11, tòa nhà Việt Á, số 09 Phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội.
