Lễ tân văn phòng là gì? Công việc của lễ tân văn phòng?

Lễ tân văn phòng là gì?

Lễ tân văn phòng là người thực hiện nhiều công việc hành chính khác nhau như trả lời điện thoại, cung cấp thông tin cho đối tác hoặc khách hàng. Hay còn có thể nói lễ tân  văn phòng là trợ lí hành chính cho công ty. Khu vực làm việc của lễ tân văn phòng là tiền sảnh hoặc quầy lễ tân của công ty doanh nghiệp. Nhân viên lễ tân thường là nhân viên đầu tiên mà khách hàng hay đối tác tiếp xúc. Vậy nên họ là người gây ấn tượng, thể hiện tính chuyên nghiệp, là bộ mặt của công ty . Từ đó thu hút khách hàng đối tác, tạo cơ hội cho công ty phát triển.

Lễ tân văn phòng là gì?

Công việc của lễ tân văn phòng

Công việc của nhân viên lễ tân văn phòng là công việc khá linh hoạt. Vậy nên cũng có những luc rảnh rỗi nhưng đôi khi cũng có những lúc bận rộn, mệt mỏi. Họ có thể dành cả ngày để trả lời điện thoại liên tục đổ chuông, lặp đi lặp lại. Đôi khi gặp phải những người khó tính hoặc bực bội. Vậy nên lễ tân văn phòng cần có một tâm lí bình tĩnh, kiên nhẫn và một cái đầu lạnh.

Công việc của lễ tân văn phòng

Công việc của lễ tân văn phòng:

• Tiếp đón các vị khách đến làm việc tại công ty.
• Hướng dẫn các vị khách tham quan các văn phòng làm việc tại công ty.
• Trực tổng đài điện thoại, tiếp nhận điện thoại gọi đến và kết nối tới đúng địa chỉ.
• Sắp xếp và trang hoàng gọn gàng, ngăn nắp quầy lễ tân.
• Đảm bảo cung cấp đầy đủ văn phòng phẩm cho từng phòng ban.
• Trả lời thư điện tử và cung cấp các thông tin chính xác cho khách hàng của doanh nghiệp.
• Tiếp nhận và phân loại thư đến công ty hàng ngày
• Theo dõi an ninh văn phòng và tuân thủ việc kiểm soát ra vào công ty thông qua việc quản lý sổ sách ghi chép, phân phát thẻ cho khách hàng.
• Quản lý văn phòng phẩm tồn kho và đặt mua kịp thời theo yêu cầu của các phòng ban.
• Sắp xếp và lên lịch các cuộc họp quan trọng của công ty.
• Chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết.
• Luôn cập nhật thường xuyên các giấy tờ về chi phí phát sinh trong văn phòng.
• Ngoài ra, nhân viên lễ tân – văn thư còn thực hiện một số công việc khác như nộp hồ sơ, photocopy giấy tờ, sao chép,…
• Đối với vị trí lễ tân tại các tòa nhà văn phòng; Công việc của họ sẽ đơn giản hơn khi không cần chăm sóc đến các vấn đề hành chính văn phòng như: theo dõi văn phòng phẩm, lên lịch các cuộc họp.

Mức lương của công việc lễ tân văn phòng

Một Công việc này thường phù hợp cho nữ giới. Vì nam giới khi đã lựa chọn lĩnh vực này thường có mong muốn thăng tiến, tham vọng được trải nghiệm những vị trí cao hơn không chỉ là thực hiện một số công việc giấy tờ mà nhiều người cho là “nhàm chán”. Đối với nữ giới cũng như vậy, đầu óc lãnh đạo cùng kinh nghiệm phong phú đã giúp rất nhiều bạn nữ vươn lên vị trí quản lý cùng mức lương hấp dẫn. Nhiều nhận định cho rằng công việc này có triển vọng khá thấp và không có cơ hội thăng tiến. Tuy nhiên, lộ trình của một nhân viên lễ tân cũng khá rõ ràng được chia thành 3 cấp bậc chính như sau:

Mức lương của lễ tân văn phòng

Cấp bậc nhân viên

Cấp nhân viên gồm nhân viên lễ tân – Văn thư với công việc chính là đón tiếp khách, giao nhận thư,… Mức lương ở vị trí này khoảng 4,5 – 7 triệu VNĐ.

Cấp bậc thư ký

Cấp thư ký gồm thư ký riêng và thư ký tổng quát gồm:

Thư ký riêng có nhiệm vụ hỗ trợ giám đốc những công việc hành chính như soạn thảo văn bản, lên lịch làm việc,…
Thư ký tổng quát chuyên thực hiện các công việc văn phòng như quản lý hồ sơ, giấy tờ,….
Mức lương ở bậc thư ký khoảng từ 6 triệu đồng

Cấp bậc quản trị

Ở cấp bậc này được chia thành 2 vị trí là nhân viên hành chính văn phòng và trưởng phòng/giám đốc hành chính.

Nhân viên hành chính văn phòng đòi hỏi trình độ chuyên môn cao, có vốn kiến thức sâu rộng ở nhiều lĩnh vực và đã có kinh nghiệm 2 năm trong nghề lễ tân – văn thư. Mức lương của vị trí này từ 8 triệu VNĐ.

Trưởng phòng/giám đốc hành chính phải là người hội tụ đầy đủ các phẩm chất của nhà quản trị với trình độ chuyên môn cùng kinh nghiệm 4 năm trở lên trong công việc lễ tân – văn thư. Mức lương hiện nay của một trưởng phòng/giám đốc hành chính từ 12-15 triệu đồng.

CCB OFFICE trở thành đối tác của 500+ tòa nhà trên toàn thành phố Hà Nội. Vì vậy, chúng tôi sẽ giúp khách hàng tìm kiếm mặt bằng một cách nhanh chóng, cung cấp các thông tin đầy đủ và chính xác nhất để từ đó khách hàng có một cách nhìn tổng quan để đánh giá lựa chọn ra vị trí phù hợp nhất với mình.Bởi chúng tôi hiểu được ưu nhược điểm của từng tòa nhà, nên chúng tôi sẽ giúp khách hàng có được những thông tin hữu ích trong việc quyết định mặt bằng thuê. CCB Office miễn phí toàn bộ chi phí tư vấn cho khách hàng.
Liên hệ ngay CCB Office để nhận báo giá thuê và diện tích trống văn phòng tại các tòa nhà.
• Website: http://ccboffice.vn
• Hotline : 0985.575.185
• Địa chỉ : Tầng 11, tòa nhà Việt Á, số 09 Phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội