Cách quản lí hồ sơ nhân sự bằng Excel

Phần mềm excel quản lý thông tin nhân sự dùng để làm gì?

Mẫu quản lý nhân sự bằng Excel chứa hầu hết các thông tin cơ bản về danh sách nhân viên, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, lương thưởng, phúc lợi. Đặc biệt, các giấy tờ cần thiết theo quy định của pháp luật, nhằm theo dõi và quản lý dễ dàng hơn.

Tổng quan thông tin cá nhân

Đây là bảng dữ liệu tổng hợp thông tin cơ bản của tất cả nhân viên trong công ty, với một số thông tin cơ bản như sau:

• Mã nhân viên (mã chấm công): dùng để chấm công và theo dõi các chế liên quan, mỗi nhân viên sẽ được cấp một mã số riêng và không trùng nhau
• Họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, thông tin sơ lược về gia đình
• Số điện thoại liên hệ
• Email cá nhân, Email nội bộ dùng để trao đổi công việc
• Bộ phận , phong ban đang làm việc
• Vị trí công việc, cấp bậc: Ví dụ: Trưởng phòng quản lý dự án
• Địa chỉ hiện tại, địa chỉ thường trú
• Số căn cước công dân, ngày cấp, nơi cấp

Quản lý hồ sơ cá nhân

Với nhóm này sẽ bao gồm các thông tin cụ thể hơn về gia đình, thời gian làm việc tại doanh nghiệp, tình trạng chấm công, tính lương, các chính sách lương thưởng, vi phạm đã nhận.

Nhân viên HR cũng lưu trữ và quản lý các hồ sơ đính kèm với hợp đồng lao động trong lưu trữ hồ sơ. Tuy nhiên, lưu ý rằng chỉ một số cấp bậc nhất định trong tổ chức mới có thể truy cập thông tin chi tiết cho các danh mục này.

Phân tích & theo dõi biến động tiền lương của nhân viên

Đây là phần thông tin bảo mật, chỉ có bộ phận nhân sự, cụ thể là giám đốc C&B, chịu trách nhiệm về phúc lợi của toàn công ty mới có thể truy cập với những thông tin cụ thể dưới đây:

• Mức lương đề xuất, lương cơ bản, lương chính thức khi nhận việc
• Ngày bắt đầu làm việc: là ngày đi làm đầu tiên của nhân viên, cũng là ngày bắt đầu ký hợp đồng thử việc
• Loại hình làm việc: Full-time, Part-time, thời vụ,…
• Cơ sở làm việc: Trụ sở, chi nhánh 1, chi nhánh 2,…
• Các thông tin liên quan tới học vấn: Trình độ học vấn cao nhất, ví dụ: trình độ cao đẳng, đại học, thạc sĩ, tiến sĩ, và thông tin các trường, chuyên ngành đã theo học
• Các loại giấy tờ cần thiết: Sơ yếu lý lịch có xác nhận địa phương, Bản sao công chứng CCCD, Bản sao công chứng giấy khai sinh,
• Bản sao công chứng sổ hộ khẩu, Bản sao công chứng bằng tốt nghiệp, Giấy khám sức khoẻ có dấu đỏ, Hợp đồng có chữ ký và dấu đỏ, có thể thêm ảnh thẻ. Nhân sự cần có đủ hồ sơ để hoàn tất thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động.
• Các thông tin liên quan tới lương thưởng và phụ cấp, nhân viên HR sẽ sử dụng để chi trả lương mỗi tháng, bao gồm: Hình thức thanh toán lương (qua thẻ hay tiền mặt), STK ngân hàng, thuộc ngân hàng nào, chi nhánh nào (nếu có), Số người phụ thuộc, Mã số thuế TNCN, số sổ BHXH

Cách quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel

Nội dung dưới đây sẽ hướng dẫn bạn tạo phần mềm quản lý nhân sự bằng Excel.

Cách quản lý nhân sự bằng Excel

Mẫu excel để quản trị nhân sự bao gồm những gì?

Mẫu excel quản trị nhân sự là nơi doanh nghiệp dùng để lưu trữ những thông tin liên quan đến vấn đề quản lý. Vì vậy, trong file mẫu quản lý nhân sự bằng Excel sẽ có những yếu tố sau:
Sheet dữ liệu nhân sự của công ty.
Sheet tổng hợp nguồn nhân lực.
Sheet chứa thông tin về khen thưởng, kỷ luật.
Sheet chứa thông tin điều chỉnh lương.
Sheet thông tin về hợp đồng.
Sheet chứa bản cam kết của hợp đồng lao động.
Sheet chứa dữ liệu quyết định tăng lương.

Trọn bộ mẫu quản lý nhân sự bằng excel [bảng mới nhất]

Việc sử dụng Excel để quản trị nhân sự sẽ giúp công việc quản lý của doanh nghiệp hiệu quả và nhanh chóng hơn. Bên cạnh đó, phương pháp quản lý nhân viên bằng Excel được nhiều doanh nghiệp lựa chọn áp dụng vì sự tiện lợi mà phương pháp này đem lại. Bạn có thể tải các bảng mẫu quản lý nhân sự trên Excel tại đây.

Mẫu quản lý nhân viên bằng Excel

Xem ngay: MẪU QUẢN LÝ NHÂN VIÊN BẰNG EXCEL MIỄN PHÍ

Ưu điểm của việc sử dụng các file excel quản lý nhân sự

1. Thao tác đơn giản
Các thao tác trong phần mềm Excel rất đơn giản thao tác, dễ sử dụng, mọi người dùng đều có thể sử dụng. Bên cạnh đó phần mềm Excel có tính phổ biến rộng và chi phí đầu tư vào phần mềm cũng rất thấp.

Thao tác đơn giản

Đa dạng các biểu mẫu

Đa dạng biểu mẫu

Công cụ hỗ trợ cho quản lý nhân sự cung cấp rất nhiều form biểu mẫu đa dạng và đầy đủ, cho phép các doanh nghiệp quản lý lực lượng nhân sự của mình thông qua Excel. Ngoài những form biểu mẫu được cung cấp sẵn, bạn đều có thể hoàn toàn tự điều chỉnh và sắp xếp theo ý muốn của mình để tạo ra được biểu mẫu ưng ý nhằm phục vụ tốt cho mục đích sử dụng của bạn.
Sử dụng dễ dàng

Sử dụng dễ dàng

Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng Excel giúp việc quản lý các tài liệu liên quan một cách dễ dàng. Hơn nữa, phần mềm còn có thể tiếp cận số liệu, thống kê nhanh chóng,… Do phần mềm Excel là phần mềm miễn phí sử dụng, không phụ thuộc nhiều vào các nhà điều hành khác nên người sử dụng không bị mất nhiều chi phí.

Ngoài những ưu điểm nêu trên thì khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng Excel vẫn còn tồn tại một số hạn chế như:

• Tính bảo mật thấp
  
  

  Bảo mật kém

Mặc dù chủ sở hữu file có thể đặt mật khẩu truy cập, tuy nhiên vẫn không tránh khỏi khác trường hợp bị rò rỉ ra ngoài. Chưa kể nhiều người sẽ phải dùng chung một biểu mẫu từ chuyên viên nhân sự, trưởng phòng nhân sự, chuyên viên C&B,… thì việc kiểm soát bảo mật là rất khó.

• Khả năng tích hợp kém

Không thể tích hợp với các công cụ như phần mềm chấm công, phần mềm tính lương, phần mềm quản lý KPI/OKR, quản lý tài sản, quản lý tài liệu, phần mềm chat, chữ ký điện tử,…

• Dễ gây ra sai sót

Tất cả các thao tác của con người trên biểu mẫu Excel, từ việc nhập liệu tới tìm kiếm, tra soát, sao chép, chỉnh sửa,… đều được thực hiện hoàn toàn thủ công nên sai sót là điều sớm muộn. Sai sót sẽ còn xảy ra thường xuyên hơn nữa khi nhiều người cùng truy cập và chỉnh sửa một file Excel.

• Không thể mở rộng khi công ty tăng quy mô

Dữ liệu sẽ ngày càng gia tăng khi doanh nghiệp ngày càng phát triển. Khi càng có nhiều nhân viên thì cơ sở dữ liệu nhân sự càng trở nên khổng lồ. Người quản lý cũng không thể giải quyết bằng cách cứ tăng thêm số trang, số dòng, số cột được. Nên về lâu dài, quản lý nhân sự bằng biểu mẫu Excel truyền thống gần như là không tưởng.

Sử dụng Excel để quản lý nhân sự còn nhiều hạn chế

Trên đây là tổng hợp các thông tin về cách quản lý nhân sự bằng Excel và những ưu,nhược điểm khi quản lý nhân viên bằng phần mềm này.Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ với chúng tôi qua:
• Website: http://ccboffice.vn
• Hotline : 0985.575.185
• Địa chỉ : Tầng 11, tòa nhà Việt Á, số 09 Phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội