QUẢN LÝ THỜI GIAN LÀ GÌ? CÁC CÔNG CỤ QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ NHẤT
1503, 2023

QUẢN LÝ THỜI GIAN LÀ GÌ? CÁC CÔNG CỤ QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ NHẤT

Dù ở vị trí lãnh đạo, quản lý hay nhân viên, có rất nhiều người đã và đang lãng phí thời gian mỗi ngày do chưa có kỹ năng quản lý thời gian một cách khoa học. Những lần chạy deadline vội vã, sự chồng chéo, quá tải công việc, sự mất cân bằng giữa công việc – cuộc sống, … chính là những hệ quả tiêu cực của việc thiếu kỹ năng quan trọng này. Vậy quản lý thời gian là gì? CCB sẽ giải đáp cũng như hướng dẫn và mang đến cho bạn các công cụ quản lý thời gian hiệu quả nhất.

Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch và tổ chức thời gian biểu cho từng hoạt động, nội dung cụ thể một cách hiệu quả, nhằm đảm bảo quỹ thời gian của bạn được sử dụng tối đa và phù hợp với mức độ ưu tiên của từng công việc cũng như đảm bảo rằng mọi việc được thực hiện theo đúng kế hoạch, không bị lãng phí.

Quản lí thời gian là gì?

Quản lí thời gian là gì?

Như vậy quản lý thời gian là một kỹ năng giúp bạn có thể sử dụng thời gian hiệu quả. Chúng đảm bảo vệ sự hoàn thiện và kết quả tối ưu nhất với từng việc được thực hiện. Tạo dựng thói quen quản lý thời gian sẽ giúp mọi người sống có trách nhiệm và biết xây dựng một nếp sống khoa học, ý nghĩa và hiệu quả hơn.

Quản lý quỹ thời gian trở thành một kỹ năng mà bất kỳ ai cũng cần có. Đặc biệt với những người làm tại chốn công sở, kỹ năng này sẽ giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc hơn rất nhiều.

Những giá trị mà kỹ năng quản lý thời gian mang lại

Gia tăng năng suất và hiệu quả công việc

Quản trị thời gian sẽ giúp bạn nâng cao năng suất và đạt chất lượng công việc cao. Cùng một công việc và trong cùng khoảng thời gian giống nhau nhưng hiệu quả làm việc của mỗi người sẽ khác nhau. Điều này có nghĩa là người biết cách tận dụng thời gian sẽ hoàn thành nhiệm vụ một cách thoải mái và đúng tiến độ. Ngược lại, người không biết quản trị thời gian dễ rơi vào tình trạng căng thẳng, “chạy đua” với công việc.

Giảm thiểu áp lực công việc

Trên thực tế, quản trị quỹ thời gian là cách để bạn giảm tải áp lực. Cụ thể, việc phân chia và thực hiện công việc một cách khoa học theo kế hoạch lập sẵn sẽ giúp bạn giải quyết tất cả vấn đề. Hơn nữa, tinh thần thoải mái sẽ giúp bạn đạt hiệu quả cao hơn trong công việc.

Nhanh chóng đạt được thành công

Nếu bạn sắp xếp công việc hợp lý thì bạn có khả năng sẽ hoàn thành công việc sớm hơn và chính xác hơn. Khi đó, bạn dễ dàng đạt được thành công theo từng giai đoạn. Ngược lại, những người làm việc theo cảm tính thường sẽ dễ thất bại vì không hoàn thành đúng hạn hoặc bỏ quên các nhiệm vụ.

Cân bằng cuộc sống hợp lý

Chúng ta đều có 24 giờ một ngày để dành cho bản thân, gia đình, công việc. Việc sắp xếp thời gian khoa học sẽ giúp bạn cân bằng cuộc sống hợp lý. Điều này có nghĩa là bạn vừa có thể tập trung hoàn thành tốt công việc vừa có đủ thời gian thư giãn, chăm sóc những người thân yêu và chính bản thân mình.

Cân bằng cuộc sống

Đẩy lùi các thói quen xấu

Tại sao sắp xếp thời gian khoa học lại góp phần loại bỏ các thói quen xấu? Vì lý do, việc trì hoãn công việc không chỉ hạ thấp năng lực bản thân mà còn ảnh hưởng đến tiến độ chung của công việc. Do đó, bạn nên xây dựng kế hoạch làm việc chi tiết để hạn chế những thói quen không tốt nhé!

5 bước quản lý thời gian hiệu quả nhất

Bước 1: Ghi 7 mục tiêu quan trọng nhất của bản thân

Bắt đầu bằng cách liệt kê tất cả những mục tiêu, giá trị, ước mơ, sự tập trung, những nhu cầu, mong muốn hoặc chiến lược cho hạnh phúc mà chúng ta muốn có. Sau đó, hãy chọn ra 10 mục tiêu quan trọng nhất( có kết quả tốt nhất) và sắp xếp theo thứ tự từ quan trọng nhất đến ít quan trọng hơn, rồi bỏ đi 3 mục tiêu cuối cùng, bởi 1 danh sách quá dài khiến chúng ta khó có thể nhớ hết được. Có thể thay mỗi mục
tiêu chung đó bằng một kết quả với những con số cụ thể.

Trong mỗi một mục tiêu chính, có thể phát triển thành 7 mục tiêu nhỏ tiếp theo, từ 7 mục tiêu nhỏ ta có thể phát triển thành những hành động, việc cần làm. Hãy nhớ rằng, danh sách lớn không phải là tốt hơn danh sách nhỏ. Nếu có 3 mục tiêu đầu tiên trong 7 mục tiêu là đáng quan tâm hơn cả thì có thể sẽ không cần 4 mục tiêu cuối cùng.

Vấn đề là làm thế nào để xác định được mục tiêu rõ ràng, chính xác.

Bước 2: Mỗi ngày hãy viết ra 6 đến 7 hành động được hoàn thành

Sau khi đã xác định được mục tiêu SMART, hãy lập kế hoạch chi tiết để thực hiện. Trong khi lập kế hoạch, cần thiết phải chia nhỏ mục tiêu ra để biết con đường đi bao xa, đã đi được chừng nào (đạt được bao nhiêu % kế hoạch) và tiếp tục bao lâu nữa để về đích( nên viết sơ đồ nhánh). Tâm lý chung của chúng ta là việc gì dễ và thích thì làm trước, việc gì khó và không thích thì để lại làm sau. Thực tế là việc khó càng để lâu, càng khó thực hiện và đôi khi việc gấp lại không hề quan trọng.

Hãy nhớ rằng nếu lập chương trình trong đầu sớm hơn trong 1 ngày, chúng ta có xu hướng để tổ chức, tập trung và tốc độ tốt hơn. Ngay
lập tức não sẽ tìm kiếm giải pháp và các bước tắt trước khi thực sự làm.

Bước 3: Hãy chắc chắn rằng mỗi hành động hàng ngày là tập trung, có liên quan và có kết quả định hướng

Khi viết ra các kế hoạch hàng ngày, phải đáp ứng được tất cả hay ít nhất 1 trong các yêu cầu dưới đây:

Hành động hàng ngày nên được tập trung. Ít nhất 1 trong 6 hoặc 7 hành động hàng ngày có liên quan đến 7 mục tiêu chính ban đầu đặt ra. Không nên mắc sai lầm trong các cam kết hành động của mình để có quá nhiều hành động trong mỗi ngày liên quan đến 7 mục tiêu quan trọng hàng đầu. Hãy cân bằng giữa đầu ra mong muốn và năng lực thực tế là một kế hoạch tốt hơn trong lâu dài. Đối với mỗi ngày trong tuần, hãy tập trung vào một mục từ 7 mục tiêu quan trọng trong danh sách ban đầu.

Hành động hàng ngày của chúng ta nên có liên quan. Chỉ viết ra những công việc quan trọng cần thực hiện. Đừng làm xáo trộn danh sách công việc với những việc không có liên quan như phân loại thư rác, đưa khỏi thùng rác…, có thể nghĩ chúng ta sẽ làm rất nhiều mỗi ngày nhưng chính nó làm chậm tiến độ ưu tiên thực sự. Hãy xem xét những nhiệm vụ không cần thiết cái có thể phá vỡ những gì thực sự quan trọng.

Bước 4: Cân nhắc mức độ ưu tiên, xem hành động nào nên được thực hiện trước, hành động nào thực hiện sau hoặc hành động nào là quan trọng nhất

Hãy gắn cho mỗi hành động một thứ tự A, B, C bên cạnh từng mục để thể hiện mức độ quan trọng của từng việc đó. Bên cạnh đó cũng cần lên lịch cho các việc cần làm hàng ngày. Điều này cho phép lựa chọn những công việc cần phải hoàn thành trong ngày hôm đó và loại bỏ công việc có thể hoàn thành vào các ngày khác.

Sau đó, tùy vào tính chất và tầm quan trọng của mỗi nhiệm vụ, hãy phân chia khung thời gian để thực hiện chúng sao cho hợp lý. Cần lưu ý việc lên danh sách những việc cần làm chỉ phát huy tác dụng nếu phân bổ giới hạn thời gian phù hợp cho mỗi nhiệm vụ và đừng quên ghi chú chúng lên lịch làm việc.

Đánh dấu chéo vào việc đã hoàn thành trong ngày

Một phần then chốt trong chuyện phân chia thứ tự ưu tiên là biết khi nào nên nói “không”. Chúng ta có quyền từ chối trước lời yêu cầu nào đó từ đồng nghiệp, nếu đang bận dồn sức giải quyết việc của mình.

Bước 5: Suy nghĩ lại mục tiêu của bản thân nếu năng suất bắt đầu bị
ảnh hưởng

Nếu kết thúc các công việc giống nhau ngày này qua ngày khác, chúng ra sẽ cảm thấy buồn chán, hành động của chúng ta sẽ trở nên vô nghĩa và năng suất sẽ bị ảnh hưởng. Nên suy nghĩ lại 7 mục tiêu ban đầu của mình. Nếu không có cách nào để thay đổi mục tiêu, sau đó là thay đổi cách nhìn về chúng, nên có khoảng thời gian để suy nghĩ lại. Hãy điều chỉnh và thích ứng.

Các công cụ quản lý thời gian hiệu quả nhất

Sổ tay quản lý thời gian

Sổ tay quản lý quỹ thời gian là một sản phẩm được thiết kế đặc biệt, kích thước nhỏ gọn. Khác với những cuốn sổ thông thường, sản phẩm được thiết kế riêng cho phép bạn có thể lập plan một cách khoa học, rõ ràng nhất. Trong một cuốn sổ quản lý thời gian được chia thành nhiều phần khác nhau với từng mục tiêu cụ thể.

Quản lý thời gian là gì? Các công cụ quản lý thời gian

Sổ tay quản lý thời gian

Hiện có rất nhiều kiểu mẫu sổ quản lý quỹ thời gian khác nhau. Và một sản phẩm được đánh giá cao là phần thiết kế bao gồm những tiêu chí là:

  • Có bảng biểu tư duy giúp người dùng xây dựng plan ứng với thời gian trong ngày, các khoản tài chính và hoạt động cuộc sống, công việc
  • Có bộ câu hỏi cá nhân bao gồm sở thích, điểm mạnh, mong ước tương lai, … Điều này sẽ giúp bạn định hình rõ mình cần phải làm gì và có hướng phát triển ra sao để gặt hái được những mục tiêu cá nhân
  • Bảng biểu cụ thể công việc, thời gian trong từng ngày, tuần hay tháng. Đây là lịch trình được bạn xây dựng và phải có ý thức làm theo ứng với khoảng thời gian ghi trên sổ.
  • Quản lý tài chính cá nhân hàng ngày dựa trên khoản thu, chi
  • Ghi chú sáng tạo. Với những người làm các công việc liên quan đến truyền thông, content, thiết kế, … thì sáng tạo là một yếu tố cực kỳ quan trọng. Những ý tưởng sáng tạo có thể đến bất cứ lúc nào trong ngày. Vì thế, bạn có thể note ngay vào sổ để lưu trữ lại cảm hứng của mình.

Lịch – Calender

Quản lý và tổ chức thời gian luôn bắt đầu bằng lịch và sắp xếp lịch trình phù hợp. Các ứng dụng Calendar có sẵn trong máy tính, smartphone, tablet luôn đáp ứng các yêu cầu quản lý sắp xếp lịch trình của bạn

Quản lý thời gian là gì? Các công cụ quản lý thời gian

Calendar là một công cụ giúp bạn kiểm soát tốt hơn thời gian của mình. Bạn nên sử dụng Calendar để có “cái nhìn tổng quan” công việc trong vài tuần tới.

Bạn nên viết hầu hết mọi thứ mà bạn dự định vào lịch của mình. Dưới đây là một số thủ thuật khác về cách sử dụng Calendar nâng cao:

  • Lên kế hoạch cho tuần làm việc sau vào tối Chủ nhật
  • Đầu tiên hãy lên lịch cho những việc quan trọng.
  • Đặt thông báo để bắt đầu công việc.
  • Đảm bảo rằng trong thời gian đã định, bạn làm việc với những nhiệm vụ quan trọng nhất mà không bị sao nhãng

App quản lý thời gian

Nếu yêu thích công nghệ, bạn hoàn toàn có thể sử dụng app quản lý quỹ thời gian. Đây cũng là một trong những cách được nhiều người lựa chọn vì tiết kiệm thời gian và thuận tiện dùng mọi lúc, mọi nơi. Đặc biệt với sự phát triển của công nghệ, có rất nhiều app hữu ích mà bạn có thể sử dụng hiện nay.

Thiết kế của những app quản lý quỹ thời gian về cơ bản không quá khác so với các cuốn sổ tay. Tuy nhiên nhiều app sẽ có ứng dụng hẹn giờ hoặc thông báo để giúp bạn chủ động nắm bắt thời gian hơn. Mặt khác vì điện thoại là vật bất ly thân nên việc kiểm soát thời gian biểu trên app cũng thuận tiện và linh hoạt hơn rất nhiều.

Phần mềm quản lý thời gian MISA AMIS

Phần mềm quản lý công việc MISA AMIS

Thêm một ưu điểm từ cách quản lý quỹ thời gian này là các app đều có thiết kế đẹp mắt, dễ nhìn, dễ sử dụng. Điều này sẽ gây hứng thú và giúp người dùng thoải mái hơn khi sử dụng. mặt khác, một số ứng dụng còn cho phép tích hợp ghi chú vào máy tính nên rất thích hợp với những người làm công việc văn phòng.

Trình theo dõi thời gian

Một phương pháp quản lý thời gian tốt sẽ nhẹ nhàng thúc đẩy bạn làm việc hiệu quả hơn. Các công cụ này cho phép bạn phân tích cách bạn sử dụng thời gian và trên hết, bạn có thể tự động hóa những việc như báo cáo và lập hóa đơn .

Sử dụng công cụ theo dõi thời gian có lẽ là một trong những mẹo quản lý thời gian tốt nhất từ ​​trước đến nay. Như người ta thường nói, bạn chỉ có thể quản lý những gì bạn đo lường.

Các tiêu chí khi đánh giá các ứng dụng theo dõi thời gian tốt nhất:

  • Theo dõi thời gian thực
  • Khả năng chỉnh sửa thời gian được theo dõi hoặc chỉnh sửa thủ công
  • Tính năng báo cáo
  • Khả năng tạo báo cáo hoặc xuất dữ liệu

Danh sách các ứng dụng theo dõi thời gian tốt nhất:

  • Đồng hồ hóa
  • Chuyển đổi theo dõi
  • Giờ của tôi
  • số liệu
  • nhân viên trung tâm

Các ứng dụng ghi chú

Một công cụ quan trọng khác có thể giúp bạn cải thiện đáng kể việc quản lý thời gian của mình là ứng dụng ghi chú. Bạn nên sử dụng ứng dụng ghi chú để:

  • Viết ra các mục tiêu dài hạn (hàng năm) và ngắn hạn (hàng quý, hàng tháng) của bạn
  • Giữ biên bản cuộc họp
  • Suy ngẫm về cách bạn làm việc và cách bạn có thể cải thiện
  • Lưu tất cả các tài liệu tham khảo và bài báo ở một nơi
  • Lưu phiên bản số của các tài liệu khác nhau
  • Các note cần chú ý về công việc
  • Các trường hợp sử dụng cho các mẫu như vậy là: ý tưởng, viết hướng dẫn và danh sách kiểm tra, phân tích các vấn đề kinh doanh, chuẩn bị lộ trình, lịch biên tập … Một lưu ý tốt là ứng dụng cũng nên có các phần mở rộng và plugin khác nhau để bạn có thể gửi dữ liệu đến ứng dụng từ các nguồn khác nhau .

Các ứng dụng ghi chú tốt nhất:

  • Google Keep
  • Evernote
  • ghi chú dán
  • Dropbox
  • Một lưu ý
  • Khái niệm

Những công cụ khác

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, có rất nhiều công cụ quản lý thời gian chuyên dụng khác. Ví dụ: bạn có thể sử dụng các công cụ theo dõi thói quen khác nhau, phần mềm để ngăn chặn sự sao lãng, các giải pháp tự động hóa, v.v.

Ngoài ra còn có nhiều giải pháp hỗ trợ các kỹ thuật quản lý thời gian khác nhau. Chỉ cần nhớ rằng, nên sử dụng một công cụ thường xuyên, tốt hơn so với việc cài quá nhiều công cụ và chỉ sử dụng nửa chừng.

Các công cụ hữu ích khác để có năng suất tốt hơn mà bạn chỉ cần sử dụng:

  • Forest and Freedom – Trình chặn ứng dụng và trang web
  • Brain.fm – Âm nhạc giúp bạn tập trung
  • ‍‍Tomatotimers – Bộ đếm thời gian Pomodoro để sử dụng kỹ thuật Pomodoro
  • Todoist and IFTTT – Một công cụ để kết nối các ứng dụng và tự động hóa quy trình làm việc

CCB Office trở thành đối tác của 500+ tòa nhà trên toàn thành phố Hà Nội. Vì vậy, chúng tôi sẽ giúp khách hàng tìm kiếm mặt bằng một cách nhanh chóng, cung cấp các thông tin đầy đủ và chính xác nhất để từ đó khách hàng có một cách nhìn tổng quan để đánh giá lựa chọn ra vị trí phù hợp nhất với mình. Bởi chúng tôi hiểu được ưu nhược điểm của từng tòa nhà, nên chúng tôi sẽ giúp khách hàng có được những thông tin hữu ích trong việc quyết định mặt bằng thuê. CCB Office miễn phí toàn bộ chi phí tư vấn cho khách hàng.
Liên hệ ngay CCB Office để nhận báo giá thuê văn phòng Hà Nội và diện tích trống văn phòng tại các tòa nhà.

  • Trang webhttps://ccboffice.vn/
  • Hotline  : 0985.575.185
  • Địa chỉ  : Tầng 11, tòa nhà Việt Á, số 09 Phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội.