15 TIỆN ÍCH CẦN BIẾT CỦA DỊCH VỤ VĂN PHÒNG ẢO
2910, 2021

15 TIỆN ÍCH CẦN BIẾT CỦA DỊCH VỤ VĂN PHÒNG ẢO

Những năm trở lại đây, việc sử dụng dịch vụ (văn phòng ảo) ngày càng phổ biến trong giới doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp vừa và nhỏ. Vậy dịch vụ này cung cấp những lợi ích gì cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp? Văn phòng ảo có phải là một văn phòng hợp pháp và được pháp luật thừa nhận hay không? Để giúp quý khách hàng có câu trả lời phù hợp, CCB Office xin nêu ra 15 TIỆN ÍCH CẦN BIẾT CỦA DỊCH VỤ VĂN PHÒNG ẢO

DỊCH VỤ VĂN PHÒNG ẢO LÀ GÌ?

Văn phòng ảo CCB Office Việt Á Duy Tân

Văn phòng ảo CCB Office Việt Á Duy Tân

Văn phòng ảo là một trong những thuật ngữ dùng để chỉ hình thức cho thuê văn phòng đại diện mà mọi thông tin giao dịch đều đã được chuyển hướng về trụ sở chính. Việc cho thuê văn phòng ảo sẽ cho phép người sử dụng có thể sở hữu được cấp tiện ích của một văn phòng ví dụ như là bộ phận lễ tân, số điện thoại, phòng tiếp khách…
Các doanh nghiệp khi thuê dịch vụ văn phòng cố định sẽ sử dụng diện tích thật của văn phòng thuê để nhân viên làm việc. Họ phải tốn một khoản ngân sách lớn để chi trả cho diện tích thuê này mỗi tháng, ngoài ra còn tốn thêm các khoản phí phát sinh khác như lắp đặt bàn ghế, máy móc thiết bị theo nhu cầu.
Khi thuê dịch vụ văn phòng ảo, doanh nghiệp sẽ không sử dụng diện tích thật của văn phòng mà chỉ “sử dụng địa chỉ thuê” này để tiếp nhận thư từ, bưu phẩm và giao dịch với khách hàng.
Công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo sẽ trở thành nơi đặt văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Các bộ phận chuyên trách sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong mọi vấn đề như tiếp đón khách hàng, nhận và chuyển tiếp bưu kiện,…
Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng địa chỉ của văn phòng ảo này trên giấy phép kinh doanh và có thể dễ dàng thay đổi sang một địa chỉ khác nếu địa chỉ đó phù hợp với kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp. Do chỉ thuê địa chỉ nên tất nhiên doanh nghiệp có thể linh hoạt hơn trong việc chọn lựa địa điểm làm việc.
Ví dụ, có những doanh nghiệp vì ngân sách hoạt động ít nên thường tận dụng nhà riêng của một thành viên trong công ty làm nơi làm việc cho nhân viên. Tuy nhiên nhà riêng này lại nằm trong một con hẻm nhỏ, không thuận tiện lắm nếu muốn hẹn gặp mặt với khách hàng và cũng không có người chuyên trách nếu có thư từ giao đến. Lúc này, việc sử dụng dịch vụ văn phòng ảo trở thành một lựa chọn hoàn hảo cho doanh nghiệp vì vừa tiết kiệm chi phí, vừa hỗ trợ hình ảnh và các hoạt động khác diễn ra dễ dàng hơn.

DỊCH VỤ VĂN PHÒNG ẢO CÓ HỢP PHÁP HAY KHÔNG?

Hiện nay, “văn phòng ảo” chỉ là một tên gọi được đặt cho dịch vụ chứ không xuất hiện trong các văn bản về pháp luật.
Theo điều 43 mà Luật doanh nghiệp số 68/2014/QH13 đã quy định thì “Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.
Vậy theo như quy định của pháp luật thì không có đề cập đến việc cấm hay có hình thức xử lí nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ văn phòng ảo hay thuê địa chỉ để đặt trụ sở tiếp nhận thư từ.
Tuy nhiên, việc pháp luật không cấm cũng không đồng nghĩa với việc pháp luật cho phép bởi ngoài luật doanh nghiệp thì doanh nghiệp còn bị chi phối bởi rất nhiều quy định khác như luật thuế, luật thương mại,…Vậy nên trước khi quyết định sử dụng dịch vụ, doanh nghiệp cần tìm đến những đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín để được tư vấn và hỗ trợ các vấn đề về pháp lí.

NHỮNG TIỆN ÍCH ĐƯỢC CUNG CẤP CHI TIẾT TRONG DỊCH VỤ VĂN PHÒNG ẢO

Văn phòng ảo CCB Office Việt Á Duy Tân

Văn phòng ảo CCB Office Việt Á Duy Tân

Địa chỉ giao dịch và đăng ký giấy phép kinh doanh

Doanh nghiệp được sử dụng địa chỉ của tòa nhà để đăng ký giấy phép và các giấy tờ liên quan

Địa chỉ nhận thư/bưu phẩm:

Thư từ, bưu phẩm khi được giao đến địa chỉ đăng ký, nhân viên lễ tân có trách nhiệm nhận và lưu lại tất cả các thông tin cần thiết đồng thời thông báo ngay với bạn qua điện thoại /email để bạn có thể đến lấy hoặc chuyển phát nhanh tận nơi nếu có yêu cầu. Mọi thông tin sẽ được bảo mật riêng tư, nhanh chóng và chính xác.

Khu vực tiếp khách chung:

Thông thường, bạn sẽ có khu vực tiếp khách ở khu vực sảnh và khu vực tiếp khách của văn phòng và không giới hạn thời gian sử dụng, đảm bảo cuộc trò chuyện của bạn và khách hàng được thoải mái.

Lễ tân tiếp khách:

Lễ tân được đào tạo chuyên nghiệp, bài bản nắm vững chuyên môn, thân thiện và tận tâm sẽ đảm nhận nhiệm vụ đón tiếp và chăm sóc khi có khách hàng của Công ty Bạn đến.

Sử dụng internet wifi:

Sử dụng Internet wifi thoải mái không giới hạn thời gian hay số lượng thiết bị kết nối với tốc độ cao và bạn không phải tốn bất kì chi phí nào.

Nước uống, trà, coffee free

Nước uống nóng lạnh và trà luôn chuẩn bị dành cho cả bạn và khách hàng của bạn.

Miễn phí tư vấn thành lập doanh nghiệp

Bên cung cấp dịch vụ sẽ giúp bạn hoàn tất thủ tục Đăng ký Kinh doanh bao gồm: Giấp phép kinh doanh, con dấu, giấy xác nhận mẫu dấu và đăng bố cáo nếu cần.

Đặt bảng tên công ty tại tòa nhà:

Bảng tên công ty bạn được thiết kế bằng mica theo chuẩn và được đặt trang trọng tại sảnh toà nhà. Là một điểm quan trọng giúp cơ quan thuế xác nhận và khách hàng tin tưởng nhận biết.

Sử dụng số fax chung:

Sử dụng số fax của bên cung cấp dịch vụ như là số fax của bạn và chuyển tiếp nó đến email của bạn.

Hỗ trợ thủ tục Đăng ký kinh doanh (bao gồm tới con dấu)

Dơn vị cung cấp dịch vụ sẽ giúp bạn hoàn tất thủ tục đăng ký kinh doanh bao gồm: Giấy phép kinh doanh, con dấu, giấy xác nhận mẫu dấu và đăng bố cáo nếu bạn cần hỗ trợ.

Sử dụng phòng họp

Bạn có thể dễ dàng đặt phòng trước với lễ tân để sử dụng miễn phí phòng họp sang trọng có sức chứa từ 03 đến 25 người với đầy đủ các thiết bị cần thiết giúp cuộc họp của bạn thêm thành công tốt đẹp.

Điện thoại viên tiếp nhận trả lời cuộc gọi trong phạm vi cho phép

Lễ tân sẽ tiếp nhận và trả lời các cuộc điện thoại gọi đến từ khách hàng của Công ty bạn.

Sử dụng thiết bị văn phòng

Sử dụng miễn phí các thiết bị văn phòng như: máy in, máy photocopy…

Văn phòng làm việc để tiếp thuế

Khi cơ quan thuế có thông báo kiểm tra văn phòng bạn có thể báo với lễ ân trước 1-2 ngày để lễ tân sắp xếp phòng làm việc cho công ty bạn tiếp cơ quan thuế.

Miễn phí bản in

Mỗi tháng bạn được 30-50-100 tờ in A4 theo từng gói sử dụng tùy từng gói dịch vụ lựa chọn.

TỔNG HỢP LẠI NHỮNG LỢI ÍCH KHI SỬ DỤNG DỊCH VỤ VĂN PHÒNG ẢO

Văn phòng dịch vụ là giải pháp thông minh mang đến nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp. Có thể kể đến như:

Tiết kiệm chi phí

Như đã chia sẻ thì đối với những cách doanh nghiệp nhỏ hay là những doanh nghiệp vừa mới thành lập thì bài toán chi phí bao giờ cũng là bài toán gây cho họ sự khó khăn. Chính việc không có nguồn tài chính dồi dào nên họ cần phải tiết kiệm nhất có thể. Giá thuê văn phòng chính là một trong những chi phí lớn mà doanh nghiệp cần phải đối mặt hàng tháng.
Giải pháp văn phòng ảo đã giúp giải quyết phần nào vấn đề này. Bạn chỉ cần tốn một khoản tiền nhỏ để đặt cho mình một địa chỉ công ty thật đẹp trong các tòa nhà văn phòng sang trọng tại các vị trí đắt giá như quận Cầu Giấy, Tây Hồ, Ba Đình, Hoàn Kiếm

Thời gian làm việc linh hoạt

Đối với dịch vụ văn phòng ảo nó cho phép bạn có thể làm việc ở bất cứ nơi đâu mà bạn muốn, không nhất thiết đó phải là văn phòng. Chính vì thế mô hình này được các Freelancer cực kỳ yêu thích

Mở rộng chi nhánh, thị trường kinh doanh

Với việc sở hữu văn phòng ảo thì các bạn hoàn toàn có thể mở rộng chi nhánh của mình một cách dễ dàng tại bất kỳ thành phố nào. Bạn có thể mở văn phòng ảo tại thành phố Hồ Chí Minh, văn phòng ảo tại thủ đô Hà Nội, văn phòng ở thành phố Đà Nẵng… Việc sở hữu một văn phòng đại diện tại các trung tâm lớn sẽ giúp khách hàng tìm đến với bạn dễ dàng hơn và tăng độ tin tưởng.

Đăng ký kinh doanh

Hiện nay việc xin giấy phép kinh doanh và đăng ký kinh doanh tại những địa chỉ lớn của thành phố không còn quá khó khăn. Với một văn phòng ảo thì những người làm kinh doanh hoàn toàn có thể hoàn tất những thủ tục cần thiết một cách đơn giản, nhanh chóng hơn bao giờ hết. Điều này sẽ giúp khách hàng cảm thấy an tâm và tin tưởng hơn. Đặc biệt là trong trường hợp họ có yêu cầu xuất hóa đơn đỏ hay là mở tài khoản giao dịch tại ngân hàng.

NHỮNG NHƯỢC ĐIỂM KHI THUÊ VĂN PHÒNG ẢO

Bên cạnh những ưu điểm thì việc thuê văn phòng ảo cũng có những nhược điểm như:

Khó khăn khi hẹn gặp khách hàng

Trong trường hợp doanh nghiệp có cuộc hẹn bắt buộc phải gặp khách hàng thì khách hàng cần phải báo trước để có thể sắp xếp dịch vụ phòng học. Tuy nhiên vấn đề này sẽ khiến cho thời gian hẹn khách không được linh hoạt và bạn cần phải phụ thuộc vào thời gian giữa khách hàng và dịch vụ văn phòng ảo.

Tạo khoảng cách một chút giữa khách hàng và doanh nghiệp

Khi khách hàng liên hệ đến văn phòng của bạn thì số điện thoại văn phòng ảo sẽ trả lời dựa trên tên công ty mà bạn đăng ký kinh doanh. Lúc này những cuộc gọi đến sẽ được chuyển trực tiếp qua số điện thoại của bạn hoặc là thông qua tin nhắn. Điều này sẽ khiến cho bạn không thể nào giải quyết kịp thời thông tin đến với khách hàng nhanh chóng nhất.

———————————————————————————————————————

Chính vì vậy, bạn cần tìm 1 địa chỉ cho thuê văn phòng dịch vụ uy tín để hợp tác. CCB Office đang cung cấp dịch vụ cho thuê vân phòng dịch vụ tại Hà Nội. Với kinh nghiệm sẵn có và đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiệt tình, tận tâm và trình độ chuyên môn cao. CCB Office tự tin sẽ cung cấp tới Quý khách hàng những dịch vụ tốt nhất.

CCB Office trở thành đối tác của 500+ tòa nhà trên toàn thành phố Hà Nội. Vì vậy, chúng tôi sẽ giúp khách hàng tìm kiếm mặt bằng một cách nhanh chóng, cung cấp các thông tin đầy đủ và chính xác nhất để từ đó khách hàng có một cách nhìn tổng quan để đánh giá lựa chọn ra vị trí phù hợp nhất với mình. Bởi chúng tôi hiểu được ưu nhược điểm của từng tòa nhà, nên chúng tôi sẽ giúp khách hàng có được những thông tin hữu ích trong việc quyết định mặt bằng thuê. CCB Office miễn phí toàn bộ chi phí tư vấn cho khách hàng.
Liên hệ ngay CCB Office để nhận báo giá thuê và diện tích trống văn phòng tại các tòa nhà.

  • Website: https://ccboffice.vn/
  • Hotline  : 0985.575.185
  • Địa chỉ  : Tầng 11, tòa nhà Việt Á, số 09 Phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội