15 LOẠI CHI PHÍ CẦN BIẾT KHI ĐI THUÊ VĂN PHÒNG

Bên cạnh một vị trí thuận tiện, thiết kế hiện đại, tiện ích tiêu chuẩn thì khi lựa chọn một văn phòng cho thuê phù hợp thì quý khách cần phải đảm bảo có mức chi phí thuê hợp lý và “vừa vặn” với khả năng tài chính của mình. Tuy nhiên khá nhiều khách hàng nhầm tưởng rằng chi phí thuê một không gian văn phòng chỉ bao gồm duy nhất tiền thuê theo m2/tháng. Bởi vì, đây là vấn đề liên quan đến xuyên suốt quá trình hoạt động của doanh  nghiệp nên việc tìm hiểu và nắm rõ những loại chi phí mình cần bỏ ra ngay lúc ban đầu là thực sự cần thiết.Vậy nên, trong bài viết này,CCB Office sẽ chia sẻ với bạn các loại chi phí khi thuê văn phòng cần thiết để bạn tham khảo.

CHI PHÍ CỐ ĐỊNH

Tiền thuê văn phòng

• Đây là 1 loại chi phí cố định bạn chắc chắn phải trả hàng tháng, hàng quý, hoặc hàng năm tùy theo thỏa thuận của bạn với đơn vị cho thuê và mức chi phí này bạn hoàn toàn có thể dự tóa được.
• Tiền thuê văn phòng là số tiền bạn phải chi trả cho việc thuê mặt bằng văn phòng thường được tính theo m2, và giá thuê này phụ thuộc vào vị trí, hạng tòa nhà văn phòng, dịch vụ, tiện ích… Thông thường, tiền thuê văn phòng tại các quận trung tâm thành phố như Hoàn Kiếm, Ba Đình, Hai Bà Trưng sẽ cao hơn so với các quận khác.

Phí dịch vụ

• Phí dịch vụ cũng là 1 khoản chi phí cố định mà doanh nghiệp trả cho bộ phận quản lý tòa nhà để duy trì các dịch vụ và tiện ích tại tòa nhà. Thông thường các tòa nhà thường quy định phí dịch vụ bao gồm: Lễ tân, an ninh, vệ sinh, nước trong khu vực WC, đèn chiếu sáng và điều hòa tại khu vực công cộng, vận hành thang máy, chi phí diệt côn trùng, chăm sóc cây xanh, chi phí bảo dưỡng tòa nhà…
• Phí dịch vụ được tính theo m2 diện tích sàn thuê của doanh nghiệp, mức giá này cao hay thấp phụ thuộc vào chất lượng dịch vụ và tiện ích kèm theo của tòa nhà, thường giao động trong khoảng 1-8$/ m2/tháng. Và phí dịch vụ không bao gồm những chi phí bất biến như tiền điện sử dụng, phí gửi ô tô, xe máy.

Thuế VAT

Tất nhiên không thể thiếu thuế VAT cho mỗi hợp đồng thuê văn phòng. Đây là 1 dạng thuế rất quen thuộc trong cuộc sống của chúng ta, hầu như bất cứ lĩnh vực nào cũng cần đóng khoản thuế VAT này. Ở lĩnh vực thuê văn phòng thì đây là 1 khoản phí bắt buộc và cố định mà doanh nghiệp phải trả, thuế VAT bằng 10% tổng chi phí thuê văn phòng.

CHI PHÍ THAY ĐỔI THEO QUÁ TRÌNH SỬ DỤNG VĂN PHÒNG

Trong quá trình sử dụng, có những chi phí thay đổi dựa trên thực tế sử dụng của khách thuê cần nhắc tới gồm:

Chi phí gửi xe

• Tùy theo từng tòa văn phòng cho thuê mà có quy định tính phí đỗ gửi xe khác nhau. Ngoài ra, phí gửi xe cũng phụ thuộc vào thời gian gửi xe cũng như số lượng xe của công ty.
• Hiện nay, có một số tòa nhà ưu đãi miễn phí chỗ đỗ xe máy và ô tô tùy theo diện tích thuê, tuy nhiên tại Hà Nội không có nhiều các tòa nhà có chính sách này vì vậy quý khách nên đàm phán thật kỹ trước khi thuê. Phí gửi xe phụ thuộc vào khu vực tòa nhà ở khu trung tâm thành phố thì phí gửi xe sẽ doa động từ 8-15$/ tháng/ xe máy và 150$/ xe/ tháng đối với ô tô. Ở khu vực xa trung tâm hơn thì phí gửi xe máy từ 8-8$/ xe/ tháng và từ 60- 150 $/ xe/ tháng đối với ô tô.

Tiền điện tiêu thụ thực tế trong khu vực thuê

Hầu hết các tòa nhà văn phòng đều tính điện năng tiêu thụ tại khu vực thuê văn phòng theo đồng hồ riêng và tất nhiên, doanh nghiệp phải chi trả chi phí này theo thực tế sử dụng. Tuy nhiên, 1 lưu ý cho bạn là giá điện của các tòa nhà sẽ có sự khác nhau. Vì vậy, hãy trao đổi với bên cho thuê ngay từ ban đầu nhé.

Tiền điện điều hòa

Đây là chi phí khách thuê phải trả theo thực tế sử dụng, được tính theo quy định hợp đồng. Với các tòa văn phòng hạng A, B tại Hà Nội thì tiền điện điều hòa thường được bao gồm trong chi phí dịch vụ, do đó tiền điện điều hòa thường được áp dụng cho các văn phòng hạng C hoặc văn phòng giá rẻ.Theo thống kê thực tế thì chi phí tiền điện điều hòa của văn phòng thường rơi vào khoảng 1- 1,5 $/ m2/ tháng. Chính vì thế quý khách cần lưu ý kỹ trước khi thuê văn phòng để tránh những chi phí phát sinh ngoài ngân sách thuê.

CHI PHÍ PHÁT SINH

Đi kèm với các chi phí kể trên, có một số phần được tính phí khi phát sinh do nhu cầu trong quá trình làm việc, chi phí này thường bao gồm:

Phí làm ngoài giờ

Trước khi kỹ hợp đồng thuê văn phòng hợp đồng thuê văn phòng bạn cần phải tìm hiểu rõ phí làm thêm ngoài giờ của văn phòng là bao nhiêu. Hiện nay, các tòa nhà đều có quy định về thời gian làm việc hành chính và thời gian làm việc ngoài giờ. Nếu bạn làm việc quá giơ hành chính thì bạn phải chi trả cho phí làm ngoài giờ này. Tuy nhiên cũng có tòa nhà không tính phí làm thêm ngoài giờ, hoặc chỉ tính phí khi làm thêm nhiều hay sử dụng điều hòa. Vì vậy quý khách cần lưu ý và đàm phán gói chi phí hợp lý để tránh tăng tổng chi phí thuê hàng tháng.
Chi phí này thực tế được dùng để chi trả cho tiền điện thang máy, điện khu vực công cộng, tiền nước WC, tiền lương ngoài giờ cho nhân viên vận hành,… Tùy theo từng tòa nhà sẽ có mức phí khác nhau và thông thường nó được tính theo 3 cách sau:

• Tính theo công ty cố định: Các công ty thuê đều áp dụng chung 1 mức giá/ giờ.
• Tính theo diện tích văn phòng của doanh nghiệp.
• Tính theo thiết bị vận hành khi doanh nghiệp làm ngoài giờ.

CHI PHÍ TRẢ MỘT LẦN TRONG SUỐT QUÁ TRÌNH THUÊ

Có những khoản phí mà doanh nghiệp chỉ cần trả 1 lần nhưng có thể sử dụng trong suốt quá trình thuê gồm:

Chi phí lắp đặt, thiết kế, thi công nội thất

• Mỗi doanh nghiệp có thương hiệu, hình ảnh riêng. Một văn phòng với thiết kế hướng đến văn hóa, hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp sẽ giúp mang đến ấn tượng của văn phòng với khách hàng và đối tác. Đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Mang đến cho nhân viên một niềm tự hào khi làm việc trong môi trường mang đậm văn hóa, dấu ấn riêng của công ty.
• Thiết kế và thi công văn phòng là một quá trình vô cùng phức tạp với nhiều quy trình và công đoạn. Không chỉ là yếu tố thẩm mỹ mà còn liên quan đến kỹ thuật, công năng. Vì thế hãy lựa chọn những đơn vị có nhiều kinh nghiệm để tối ưu hóa chi phí, không gian sử dụng cũng như hạn chế tối đa các vấn đề cần giải quyết.

Phí dịch vụ trong thời gian thuê thi công nội thất.

Thông thường các tòa nhà sẽ miễn phí tiền thuê cho doanh nghiệp trong thời gian thi công nội thất nhất định tùy thuộc vào diện tích (thường là từ 15 – 45 ngày với những văn phòng cho thuê tại Hà Nội). Tuy nhiên trong khoảng thời gian này, các khách thuê vẫn phải trả tiền phí dịch vụ và chi phí điện phát sinh trong thời gian lắp đặt nội thất.

Chi phí hoàn trả mặt bằng

Trong mỗi bản hợp đồng được ký giữa tòa nhà và bên thuê thường có điều khoản: Khi chấm dứt hợp đồng, bên thuê sẽ chịu chi phí hoàn trả mặt bằng như đã thống nhất giữa 2 bên từ đầu và chỉ trừ đối với những phí hao mòn hợp lý. Có nghĩa là khi hợp đồng chấm dứt bên thuê phải chi trả phí hoàn trả mặt bằng, chính là những chi phí phá dỡ, dọn dẹp vách ngăn, các hạng mục nội thất…

MỘT SỐ CHI PHÍ CÓ THỂ THAY ĐỔI THEO QUY ĐỊNH CỦA HỢP ĐỒNG

Một số quy định của hợp đồng cũng sẽ ảnh hưởng đến chi phí phải trả khi doanh nghiệp thuê văn phòng nên đây cũng là vấn đề cần phải quan tâm.

Xác định diện tích phải trả tiền thuê

Do có nhiều phương pháp đo và tính diện tích trả tiền như đo theo tim tường và vách bao quanh văn phòng. Đo thông thủy, trong lòng văn phòng. Đo theo mép ngoài của tường và các vách bao quanh. Và một số diện tích “chết” như cột trong văn phòng vẫn được cộng vào diện tích phải trả tiền ( hoặc chỉ được trừ 1 phần khi văn phòng có nhiều cột) nên quý khách cần lưu ý và đàm phán cẩn thận trước khi thuê để tránh phải chi trả cho những chi phí không cần thiết.

Điều chỉnh giá thuê

Hầu hết các tòa văn phòng đều quy định điều chỉnh giá thuê văn phòng theo một thời gian thuê nhất định và giá tăng hay giảm phụ thuộc theo biến động của thị trường. Với hợp đòng có thời hạn 03 năm thì các chủ tòa nhà thường có quy định giá thuê văn phòng sẽ được điều chỉnh lại sau 02 năm hoạt động. Và thường thì phần giá điều chỉnh sẽ < 10% giá thuê theo hợp đồng.

Điều chỉnh tỷ giá

Hiện nay hầu hết các tòa nhà văn phòng đều chào giá theo USD và quy đổi sang tiền VNĐ để ký hợp đồng theo quy định của Ngân hàng Nhà nước. Một số tòa văn phòng cho thuê tại khu vực Hà Nội có những quy định điều khoản điều chỉnh tiền thuê tại mỗi kỳ thanh toán theo tỷ giá thực tế tại thời điểm đó, nhưng cũng có tòa nhà sẽ chỉ tính phí thuê văn phòng bằng VNĐ trong suốt quá trình thuê. Bởi vậy quý khách nên đàm phán rõ ràng trước khi ký hợp đồng để dễ kiểm soát chi phí thuê văn phòng.
Trên đây là các chi phí khu thuê văn phòng mà CCB Office đã liệt kê. Qua đây có lẽ bạn cũng đã có cái nhìn tổng quát hơn về các hình thức, chi phí cần phải trả trong suốt quá trình thuê văn phòng và hoạt động của Doanh nghiệp.

CCB Office trở thành đối tác của 500+ tòa nhà trên toàn thành phố Hà Nội. Vì vậy, chúng tôi sẽ giúp khách hàng tìm kiếm mặt bằng một cách nhanh chóng, cung cấp các thông tin đầy đủ và chính xác nhất để từ đó khách hàng có một cách nhìn tổng quan để đánh giá lựa chọn ra vị trí phù hợp nhất với mình. Bởi chúng tôi hiểu được ưu nhược điểm của từng tòa nhà, nên chúng tôi sẽ giúp khách hàng có được những thông tin hữu ích trong việc quyết định mặt bằng thuê. CCB Office miễn phí toàn bộ chi phí tư vấn cho khách hàng.
Liên hệ ngay CCB Office để nhận báo giá thuê và diện tích trống văn phòng tại các tòa nhà.

• Website: https://ccboffice.vn/
• Hotline  : 0985.575.185
• Địa chỉ  : Tầng 11, tòa nhà Việt Á, số 09 Phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội