Văn phòng ảo(Virtual Office) là một thuật ngữ dùng để chỉ một hình thức cho thuê văn phòng đại diện mà trong đó mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về trụ sở chính. Văn phòng ảo cho phép người sử dụng sở hữu được các tiện ích như một văn phòng thực tế như bộ phận lễ tân, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, số fax, phòng tiếp khách,….Sau đây CCB sẽ giải đáp cho bạn câu hỏi: văn phòng ảo có hợp pháp không?

Tổng hợp những kiến thức về văn phòng ảo

CCB OFFICE chi nhánh Hoàng Đạo Thúy

Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo tại Hà Nội là một sự kết hợp hoàn hảo của việc vận hành một doanh nghiệp từ xa thông qua việc sử dụng một địa chỉ làm đại diện văn phòng kinh doanh. Chính vì những lý do kể trên, văn phòng ảo còn được các doanh nghiệp gọi với cái tên là văn phòng 0m2.

Theo đánh giá của các cơ quan chức năng thì văn phòng ảo có hợp pháp không?

Theo Sở Kế hoạch và đầu tư – Cơ quan đăng ký kinh doanh

Theo Sở Kế hoạch và đầu tư cho biết, doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về tính trung thực khi khai địa chỉ trụ sở khi đăng ký kinh doanh. Bởi vì Sở không thể kiểm tra xem hình dáng trụ sở ra sao. Bên cạnh đó, cũng không có lý do để từ chối cấp phép sử dụng địa chỉ văn phòng ảo có hợp pháp không. Cũng không có quy định một địa điểm thì được đặt tối đa bao nhiêu trụ sở.

Theo đánh giá của Viện Nghiên cứu Quản lý Kinh tế Trung Ương

Theo Viện trưởng Viện Nghiên cứu Quản lý Kinh tế Trung ương nói thêm việc phát sinh các mô hình mới là tiến triển của một xã hội hiện đại. Dù văn phòng thật hay “văn phòng ảo” thì pháp nhân vẫn còn có con người là thật. Có người đại diện pháp luật, chịu trách nhiệm về hoạt động doanh nghiệp. Cơ quan quản lý chỉ cần tìm cách quản lý con người là được.
Bên cạnh đó, ông cho biết thêm không nhất thiết phải bổ sung quy định mới cho mô hình văn phòng ảo có hợp pháp không. Thời điểm này cũng không có thông tư, nghị định nào không cho phép doanh nghiệp kinh doanh ở “văn phòng ảo”… Đồng thời luật không quy định địa chỉ kinh doanh cũng phải là nơi làm việc và nơi làm việc phải có diện tích tối thiểu bao nhiêu. Nghĩa là loại hình này được quyền hoạt động bình thường.

Theo ý kiến của các chuyên gia về dịch vụ văn phòng ảo

Có rất nhiều ý kiến 2 chiều xoay quanh vấn đề cho thuê và sử dụng văn phòng ảo. Nhiều người cho rằng sử dụng dịch vụ này sẽ là cơ hội để các doanh nghiệp nhỏ có thể vụ lợi, trốn thuế và làm việc trái pháp luật. Vậy các chuyên gia nghĩ sao về vấn đề này?
Theo các chuyên gia, dù văn phòng ảo hay thật thì chúng đều hoạt động có mục đích, có người giám sát riêng. Việc hoạt động trái pháp luật hay không, không phụ thuộc vào việc thuê văn phòng ảo. Điều đó phụ thuộc chủ yếu vào người làm, người đứng đầu các đơn vị đó. Trên thực tế có rất nhiều doanh nghiệp lớn có trụ sở thật vẫn kinh doanh lừa đảo trốn thuế Hơn nữa dịch vụ văn phòng ảo đã phổ biến từ rất lâu ở các nước phát triển trên thế giới. Chứng tỏ dịch vụ này đã khẳng định được vị trí và lợi thế ưu việt của nó. Hơn nữa, pháp luật Việt Nam chưa hề có thông báo nào không cho phép kinh doanh loại hình dịch vụ này. Do vậy loại hình dịch vụ này hoàn toàn hợp pháp. Chính vì vậy bạn vẫn có thể lựa chọn loại hình dịch vụ này nếu muốn.
Đến đây, có lẽ bạn đã có thể trả lời được câu hỏi có nên thuê văn phòng ảo hay không. Có là câu trả lời xác đáng nhất. Tuy nhiên dịch vụ nào cũng có tính 2 mặt của nó, do vậy trước khi thuê văn phòng ảo thì bạn cần lưu ý những vấn đề sau.
Và cho đến hiện tại pháp luật không có nội dung quy định cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động. Cho nên quý doanh nghiệp không cần phải lo lắng sợ mình phạm pháp nhé!

Tính pháp lý khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo

Theo quy định tại khoản 7 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh.

Theo Điều 43, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định:”Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có) ”.

CCB OFFICE chi nhánh Duy Tân, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy

Vậy nên việc cho thuê văn phòng ảo là không trái pháp luật. Điều này đã làm cho mô hình văn phòng ảo hoạt động mạnh.

Doanh nghiệp có nên thuê văn phòng ảo? Ưu nhược điểm của văn phòng ảo

Ưu điểm khi thuê văn phòng ảo

Văn phòng dịch vụ là giải pháp thông minh mang đến nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp. Có thể kể đến như:

Tiết kiệm chi phí

Như đã chia sẻ thì đối với những cách doanh nghiệp nhỏ hay là những doanh nghiệp vừa mới thành lập thì bài toán chi phí bao giờ cũng là bài toán gây cho họ sự khó khăn. Chính việc không có nguồn tài chính dồi dào nên họ cần phải tiết kiệm nhất có thể. Giá thuê văn phòng chính là một trong những chi phí lớn mà doanh nghiệp cần phải đối mặt hàng tháng.
Giải pháp văn phòng ảo đã giúp giải quyết phần nào vấn đề này. Bạn chỉ cần tốn một khoản tiền nhỏ để đặt cho mình một địa chỉ công ty thật đẹp trong các tòa nhà văn phòng sang trọng tại các vị trí đắt giá như quận Cầu Giấy, Tây Hồ, Ba Đình, Hoàn Kiếm…

Thời gian làm việc linh hoạt

Đối với dịch vụ văn phòng ảo nó cho phép bạn có thể làm việc ở bất cứ nơi đâu mà bạn muốn, không nhất thiết đó phải là văn phòng. Chính vì thế mô hình này được các Freelancer cực kỳ yêu thích

Mở rộng chi nhánh, thị trường kinh doanh

Với việc sở hữu văn phòng ảo thì các bạn hoàn toàn có thể mở rộng chi nhánh của mình một cách dễ dàng tại bất kỳ thành phố nào. Bạn có thể mở văn phòng ảo tại thành phố Hồ Chí Minh, văn phòng ảo tại thủ đô Hà Nội, văn phòng ở thành phố Đà Nẵng… Việc sở hữu một văn phòng đại diện tại các trung tâm lớn sẽ giúp khách hàng tìm đến với bạn dễ dàng hơn và tăng độ tin tưởng.

Đăng ký kinh doanh

Hiện nay việc xin giấy phép kinh doanh và đăng ký kinh doanh tại những địa chỉ lớn của thành phố không còn quá khó khăn. Với một văn phòng ảo thì những người làm kinh doanh hoàn toàn có thể hoàn tất những thủ tục cần thiết một cách đơn giản, nhanh chóng hơn bao giờ hết. Điều này sẽ giúp khách hàng cảm thấy an tâm và tin tưởng hơn. Đặc biệt là trong trường hợp họ có yêu cầu xuất hóa đơn đỏ hay là mở tài khoản giao dịch tại ngân hàng.

Nhược điểm khi thuê văn phòng ảo

Bên cạnh những ưu điểm thì việc thuê văn phòng ảo cũng có những nhược điểm như:

Khó khăn khi hẹn gặp khách hàng

Trong trường hợp doanh nghiệp có cuộc hẹn bắt buộc phải gặp khách hàng thì khách hàng cần phải báo trước để có thể sắp xếp dịch vụ phòng học. Tuy nhiên vấn đề này sẽ khiến cho thời gian hẹn khách không được linh hoạt và bạn cần phải phụ thuộc vào thời gian giữa khách hàng và dịch vụ văn phòng ảo.

Tạo khoảng cách một chút giữa khách hàng và doanh nghiệp

Khi khách hàng liên hệ đến văn phòng của bạn thì số điện thoại văn phòng ảo sẽ trả lời dựa trên tên công ty mà bạn đăng ký kinh doanh. Lúc này những cuộc gọi đến sẽ được chuyển trực tiếp qua số điện thoại của bạn hoặc là thông qua tin nhắn. Điều này sẽ khiến cho bạn không thể nào giải quyết kịp thời thông tin đến với khách hàng nhanh chóng nhất.

Chính vì vậy, bạn cần tìm 1 địa chỉ cho thuê văn phòng dịch vụ uy tín để hợp tác.

Loại hình văn phòng ảo này phù hợp với ai?

Các công ty vừa và nhỏ muốn tiết kiệm chi phí
Các cá nhân đang chuẩn bị hoặc mới thành lập doanh nghiệp
Các chuyên viên tư vấn và các nhóm dự án
Các công ty lớn muốn có thêm chi nhánh có thể thuê để đặt địa chỉ kinh doanh;
Các công ty nước ngoài muốn thuê để làm văn phòng đại điện.
Văn phòng ảo dành cho các startup khởi nghiệp mong muốn thành lập công ty hoạt động hợp pháp;
Doanh nghiệp đã và đang hoạt động cần mở rộng chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc thành lập công ty con, công ty mới
Các cá nhân đang chuẩn bị hoặc mới thành lập doanh nghiệp
Doanh nghiệp vừa và nhỏ cần chuyển đổi về vị trí ở trung tâm thành phố để phát triển kinh doanh
Các chuyên viên tư vấn và các nhóm dự án cần sử dụng phòng khách và phòng họp
Các công ty nước ngoài đang hoạt động trong thời gian thăm dò thị trường Việt Nam

Nội dung hợp đồng thuê văn phòng ảo

Nội dung hợp đồng thuê văn phòng là yếu tố cực kỳ quan trọng và cần xem xét kỹ lưỡng trước khi tiến hành ký hay đạt thành thỏa thuận. Các bên khi tham gia vào hợp đồng thuê văn phòng ảo phải ghi nhận đầy đủ và rõ ràng các nội dung sau:

Tên doanh nghiệp/tổ chức
Địa chỉ/ Trụ sở
Điện thoại/ Email/ Fax
Mã số thuế/ Tài khoản số;
Số chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/ Hộ chiếu
Người đại diện theo pháp luật (nếu có)/ Chức vụ
Đối tượng và mục đích cho thuê
Địa điểm văn phòng cho thuê
Diện tích văn phòng
Mục đích sử dụng
Giá thuê chi phí khác
Thời gian thuê (ngắn hạn hay dài hạn)
Phương thức thanh toán đợt thanh toán
Điều kiện gia hạn thời gian thuê
Vấn đề cho thuê lại (nếu có)
Quyền nghĩa vụ của các bên
Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng
Phương thức giải quyết tranh chấp.

CCB Office trở thành đối tác của 500+ tòa nhà trên toàn thành phố Hà Nội. Vì vậy, chúng tôi sẽ giúp khách hàng tìm kiếm mặt bằng một cách nhanh chóng, cung cấp các thông tin đầy đủ và chính xác nhất để từ đó khách hàng có một cách nhìn tổng quan để đánh giá lựa chọn ra vị trí phù hợp nhất với mình. Bởi chúng tôi hiểu được ưu nhược điểm của từng tòa nhà, nên chúng tôi sẽ giúp khách hàng có được những thông tin hữu ích trong việc quyết định mặt bằng thuê. CCB Office miễn phí toàn bộ chi phí tư vấn cho khách hàng.
Liên hệ ngay CCB Office để nhận báo giá thuê văn phòng Hà Nội và diện tích trống văn phòng tại các tòa nhà.

- Trang web : https://ccboffice.vn/
- Hotline : 0985.575.185
- Địa chỉ : Tầng 11, tòa nhà Việt Á, số 09 Phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội.