TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ LÀ GÌ? HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ HIỆU QUẢ CHO DOANH NGHIỆP

Nhân viên tụm năm tụm ba nói xấu sếp, còn sếp thì luôn phải giải quyết hết mâu thuẫn này đến khúc mắc khác, luôn miệng cho rằng anh em không hiểu mình. Những câu chuyện như thế này không còn xa lạ gì với chúng ta. Truyền thông nội bộ sẽ giải quyết vấn đề này một cách dễ dàng. Vậy truyền thông nội bộ là gì? Công cụ này có thể gắn kết nhân viên trong công ty như thế nào, hãy cùng CCB tìm hiểu về công cụ này.

Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ là hoạt động cung cấp các thông tin cần thiết đến các cá nhân, bộ phận trong Doanh nghiệp một cách đúng thời điểm. Đây là kênh thông tin liên quan đến sự tương tác đa chiều giữa các nhân viên với nhau, giữa nhân viên với lãnh đạo và lãnh đạo với nhân viên. Nội dung chính là các tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi; với mục tiêu định hình, thắt chặt và lan tỏa văn hóa doanh nghiệp.

Truyền thông nội bộ là gì?

Lưu ý:

• Truyền thông nội bộ chỉ là công tác đem văn hóa doanh nghiệp đến với nhân viên, hỗ trợ nhân viên duy trì nó, chứ không phải là nguồn gốc hình thành văn hóa doanh nghiệp. Có thể nói truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong sự hình thành văn hóa Doanh nghiệp.
• Truyền thông nội bộ là một phần của PR in-house.
• Quản lý nhân sự là hoạt động chiêu mộ và quản lý nhân viên cho doanh nghiệp, thì truyền thông nội bộ sẽ làm công việc truyền tải thông tin và gắn kết những nhân viên đó.
• Tổ chức sự kiện hay văn nghệ chỉ là một phần công việc của truyền thông nội bộ

Vai trò của truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ là linh hồn là mạch máu của doanh nghiệp

Củng cố tầm nhìn, giá trị và văn hóa của tổ chức cho nhân viên

Truyền thông nội bộ củng cố tầm nhìn, giá trị và văn hóa của tổ chức cho nhân viên, từ đó nhân viên có thể tiếp tục truyền tải nó ở trong nội bộ và ra bên ngoài.

Truyền thông nội bộ bám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tạo ra các kênh thông tin giúp nhân viên hiểu được tình hình của đơn vị mình, mở ra các kênh trao đổi thông tin giữa nhân viên cấp dưới và cán bộ quản lý.

Mọi thông tin trao đổi được minh bạch, rõ ràng và đa chiều

Nhờ được cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, mỗi nhân viên sẽ nắm rõ mục tiêu, nhiệm vụ của mình, mình cần làm gì và chủ động hơn trong công việc của chính mình. Bên cạnh đó, với các kênh thông tin công khai, rõ ràng, thống nhất trong nội bộ đơn vị, các phòng ban sẽ phối hợp nhịp nhàng hơn, giảm bớt tình trạng chồng chéo công việc, giảm mâu thuẫn nội bộ.

Thông qua truyền thông nội bộ, thông tin sẽ được lan tỏa từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên và truyền ngang giữa các bộ phận, góp phần liên kết các bộ phận; thúc đẩy phát triển những giá trị tích cực; làm giảm bớt những tiêu cực, tư tưởng lối mòn và các thông tin chưa rõ ràng.

Đoàn kết là sức mạnh

Sự thống nhất nội bộ là yếu tố cốt lõi làm nên sức mạnh tập thể. Một tập thể mạnh là chưa hẳn đã toàn người mạnh, nhưng chắc chắn có sự gắn bó đoàn kết chặt chẽ. Để mọi người nhìn thấy mục tiêu chung chính là chỉ ra cho họ sợi dây gắn kết, để tất cả cùng có lợi và nghĩ đến cái chung. Mà điều kiện để tạo ra sự đoàn kết chính là sự thấu hiểu – một nhiệm vụ của công tác truyền thông nội bộ.

Có thể nói lợi ích của truyền thông nội bộ chính là làm nên sức mạnh tập thể.

Thu hút nhân tài, giữ chân người tốt

Truyền thông nội bộ tốt sẽ khiến các thành viên yêu quý công ty, họ sẽ làm việc hăng say, chủ động hơn. Thay vì những lời bàn tán tiếng xấu ra vào, người lãnh đạo thông thái là người biết cách truyền thông nội bộ, biến chính “người nhà” thành những nhà PR, để họ nhắc về nơi mình làm với một niềm tự hào thích thú. Bởi vậy có những công ty lương cao mà nhân viên vẫn bỏ đến nơi tuy lương thấp hơn nhưng cho họ tinh thần làm việc thoải mái, cảm giác được trân trọng không còn là điều quá ngạc nhiên.

Song song với việc truyền thông nội bộ, những văn hóa nội bộ tốt đệp xây dựng lên trong mắt người trong và ngoài. Tất nhiên một môi trường làm việc lý tưởng sẽ thu hút những nhân lực, như vậy một lợi ích khác của truyền thông nội bộ là thúc đẩy tuyển dụng.

Tính cần thiết của bộ phận truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp

Để truyền thông nội bộ có thể đạt hiệu quả tối ưu nhất, Doanh nghiệp nên thành lập một bộ phận phụ trách truyền thông nội bộ. Đây sẽ là bộ phận triển khai, điều phối tất cả hoạt động của truyền thông nội bộ. Bộ phận sẽ có nhiều hạng mục khác nhau và cần các nhân sự phụ trách riêng như phụ trách về sự kiện, content, thiết kế.

Truyền thông nội bộ là trách nhiệm của ai trong tổ chức

Nếu doanh nghiệp chưa đủ điều kiện thành lập một bộ phận truyền thông nội bộ, thì công tác này có thể giao cho bộ phận HR. Bởi phòng nhân sự đảm nhiệm các công việc liên quan đến nhân sự, thấu hiểu nhân sự. Còn thế mạnh của HR là truyền thông.

6 bước tạo dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả

Hướng dẫn xây dựng truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp

Bước 1: Đánh giá thực trạng

Một bản đánh giá thực trạng chi tiết sẽ là cơ sở để bạn xây dựng mục tiêu và chiến lược tiếp theo. Kể cả trong trường hợp doanh nghiệp chưa tiến hành hoạt động truyền thông nội bộ nào cụ thể, bạn cũng cần đánh giá được điều đó đang gây ra những vấn đề như thế nào trong doanh nghiệp.

Bước 2: Xác định đối tượng

Biết được doanh nghiệp đang cần đưa thông tin gì, tới những ai là vô cùng quan trọng. Thông thường việc truyền thông được tiến hành ở phổ rộng trong nội bộ, tuy nhiên ở một vài thời điểm then chốt như doanh nghiệp sắp có sự thay đổi về nhân sự, đặc biệt cần quan tâm đến những đối tượng chịu ảnh hưởng bởi thay đổi.

Bước 3: Xác định mục tiêu và thông điệp

Đây chính là điểm cốt lõi nhất của bản kế hoạch. Để việc lên mục tiêu thực sự đạt hiệu quả, bạn cần tuân theo nguyên tắc SMART.

Bước 4: Xác định chiến lược

Chiến lược là các phương pháp, các cách tiếp cận mà bạn sẽ sử dụng để đạt được mục tiêu của mình. Sẽ có một số người nhầm lẫn giữa chiến lược và kế hoạch hành động, tuy nhiên việc nhìn nhận ở góc độ chiến lược sẽ hạn chế được tình trạng sơ sót.

Bước 5: Xác định kế hoạch hành động

Nếu như chiến lược là phương pháp thì kế hoạch hành động là những việc làm cụ thể mà bạn sẽ triển khai để đưa phương pháp đó vào thực tế.

Bước 6: Đo lường hiệu quả

Đo lường là cách duy nhất để bạn biết được mình có đang đạt đến mục tiêu của mình hay không và có những phương án điều chỉnh hợp lý.

Các công cụ truyền thông phổ biến

Các công cụ truyền thông được sử dụng phổ biến

Làm việc trong môi trường công sở thì hẳn bạn không còn quá xa lạ với những tin tức truyền thông trong nội bộ. Để truyền tải đến tất cả mọi người hoặc từng nhóm đối tượng, có rất nhiều công cụ được sử dụng. Theo đó, những công cụ truyền thông nội bộ được sử dụng phổ biến tại các cơ quan, doanh nghiệp hiện nay là:

Mạng nội bộ

Với thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay, các công ty đều có hệ thống mạng nội bộ riêng. Hệ thống mạng này cho phép công ty truyền tải mọi tin tức, thông báo, sự kiện đến với toàn nhân viên trong công ty. Đặc biệt thông qua đây, bộ phận truyền thông nội bộ có thể quản lý tốt mọi dữ liệu cũng như kết nối thông tin đến toàn nhân viên một cách nhanh chóng nhất.

Việc truyền thông qua mạng nội bộ cơ quan, doanh nghiệp được đánh giá cao vì tính hiệu quả và tiện dụng của chúng. Theo đó, các nhân viên sẽ nhanh chóng nắm bắt được thông tin chỉ thông qua một tin gửi trên hệ thống. Đặc biệt, dựa vào đây, bộ phận truyền thông cũng có thể đánh giá được mức độ tương tác, thống kê tỉ lệ đạt được trong mỗi lần truyền thông.

Tạp chí nội bộ

Không phải tất cả các cơ quan, doanh nghiệp hiện nay đều sở hữu tạp chí nội bộ. Công cụ truyền thông này chỉ phổ biến tại những cơ quan nhà nước hay các doanh nghiệp lớn. Tuy nhiên chúng lại là một hình thức được nhiều người đánh giá cao bởi giá trị truyền tải thực tiễn.

Những tạp chí nội bộ sẽ được xuất bản định kỳ theo tháng, giống như nhiều loại tạp chí thông thường khác. Chủ đề tạp chí hướng đến thường là những tin tức, vấn đề chuyên ngành liên quan đến lĩnh vực cơ quan, công ty đang hoạt động. Một số mục bài khác có thể là về chính công ty hoặc những cuộc thi, minigame nội bộ, ….

Đặc biệt, thông qua tạp chí, nhân viên còn có quyền nêu ý kiến và những đóng góp cá nhân. Các bài viết trong tạp chí cũng có tính nghiên cứu chuyên sâu hơn thay vì chỉ là những điểm tin thông thường. Đó là lý do dù không có ở tất cả cơ quan, doanh nghiệp nhưng đây vẫn là công cụ truyền thông nội bộ được đánh giá cao.

Bản tin điện tử

Bảng tin điện tử là một công cụ truyền thông nội bộ khác được sử dụng rất nhiều. Đây là một dạng kênh truyền thông online và được kết nối với email cũng như mạng nội bộ cơ quan, doanh nghiệp. Với bản tin này, chúng có thể truyền tải trực tiếp đến từng nhân viên hay ban lãnh đạo. Do đó, với việc phân loại đối tượng truyền thông sẽ đơn giản hơn nhiều.

Bản tin truyền thông được sử dụng rất nhiều trong các cơ quan, doanh nghiệp. Sở dĩ được lựa chọn nhiều đến vậy là chúng mang hiệu quả truyền tải tốt nhưng trất tiết kiệm về chi phí. Đặc biệt nhiều doanh nghiệp cũng sử dụng chúng để giao tiếp với khách hàng, đối tác được thuận tiện hơn.

Bản tin

Bảng tin là một công cụ truyền thông nội bộ truyền thống. Chúng được thiết kế dưới dạng bảng đứng hoặc gắn tường, đặt tại vị trí mọi người dễ thấy nhất. Bảng tin thường được dùng để thông báo những tin tức chung về sự kiện, cuộc thi, hoạt động nhân sự và hướng đến mọi nhân viên. Dù công nghệ phát triển mạnh mẽ nhưng đây vẫn là hình thức được lựa chọn nhiều.

Bảng tin không chỉ được dùng chung trong cả cơ quan, doanh nghiệp. Với những phòng ban riêng, họ cũng có một mẫu bảng tương tự để thông báo những vấn đề cụ thể hơn. Vì thế, khi bắt đầu môi trường làm việc công sở, để cập nhật nhanh tin tức thì bạn nên lưu ý đến những bảng tin này.

Tổ chức sự kiện và văn nghệ

Hãy tự sáng tạo ra cuộc thi mà nhiều nhân viên trong doanh nghiệp có thể tham gia được như giải xếp rubik nội bộ, giải poker,… Bạn có thể mang một số gameshow đang hot hiện nay vào thành gameshow nội bộ như The Voice, Vietnam’ Got Talent, Ai là triệu phú, Rung chuông vàng,… Các trang thiết bị hiện đại phục vụ đá FIFA hay Liên minh huyền thoại cũng thuộc top các điều mà nhân viên nam ưa thích.

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể đăng ký các sự kiện cộng đồng như Giờ trái đất, Uprace,… rồi kêu gọi nhân viên cùng tham gia. Điều này không chỉ giúp nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong mắt ứng viên mà còn là cơ hội tuyệt vời để đồng nghiệp cùng hợp tác và thân thiết với nhau.

Hy vọng với bài viết trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về truyền thông nội bộ – Công cụ gắn kết nhân viên trong công ty. Nếu bạn muốn tìm thuê văn phòng xin vui lòng liên hệ với CCB chúng tôi qua:

• Trang web: https://ccboffice.vn/
• Hotline : 0985.575.185
• Địa chỉ : Tầng 11, tòa nhà Việt Á, số 09 Phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội