Nghề Trợ Lý Giám Đốc Làm Gì?Mô Tả Công Việc Trợ Lý Giám Đốc Chi Tiết
Trợ lý giám đốc là công việc nghe có vẻ khá quen thuộc nhưng có nhiều người vẫn chưa biết thực sự hiểu được làm Trợ lý giám đốc là làm gì.Đây là vị trí “dưới một người trên vạn người” – thân tín của các bá đạo tổng tài trong truyện ngôn tình.
Chúng ta hãy cùng tìm hiểu xem Trợ lý giám đốc là gì và làm những công việc gì qua bài viết dưới đây nhé!
TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC LÀ GÌ
Trợ lý giám đốc tiếng anh là Assistant Manager/ General Manager Asst, vị trí này làm việc phụ giúp công việc cho Giám đốc, đòi hỏi phải có kiến thức và các kỹ năng chuyên nghiệp, khả năng am hiểu rộng, nhạy bén, có thể làm việc multi tasks,….. .
Trợ lý giám đốc là gì
Công việc của trợ lý giám đốc là lên lịch trình và đảm bảo công việc của giám đốc được sắp xếp một cách hợp lý và thuận lợi đem lại hiệu quả trong thời gian ngắn nhất.
TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC LÀM NHỮNG CÔNG VIỆC GÌ
Trợ lý giám đốc làm những công việc gì
Công việc của trợ lý giám đốc có thể đi từ mức độ cơ bản đến rất rộng và chuyên sâu tùy thuộc vào quy mô của công ty và cấp bậc của cấp trên trực tiếp của bạn. Về cơ bản, nhiệm vụ của trợ lý giám đốc gồm:
- Hỗ trợ giám đốc trong việc lên lịch trình và tiến hành công việc theo lịch trình.Đặt vé máy bay, đặt phòng cho các chuyến công tác…
- Tiếp nhận, truyền đạt yêu cầu của sếp đến các phòng ban và nhân sự. Báo cáo kết quả công việc của các phòng ban và nhân sự lại cho sếp.
- Chuẩn bị các báo cáo theo tuần/tháng/quý/năm của công ty theo yêu cầu của sếp.
Hỗ trợ các công tác đối nội như: Nhân sự, tổ chức văn hóa công ty, các nguồn ngân sách, v.v. - Hỗ trợ phòng nhân sự thực hiện những công việc có liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, đánh giá,… nhân viên.
- Luôn nắm rõ những kế hoạch sự kiện và trở thành người phát ngôn đại diện của công ty trong một số trườg hợp cần thiết.
- Thực hiện một số công việc khác theo sự phân công của giám đốc quản lý trực tiếp.
YÊU CẦU VÀ NHỮNG KĨ NĂNG CẦN CÓ CỦA MỘT TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC
Với những mô tả công việc như trên,người trợ lý giám đốc cần có những điều cơ bản sau để phù hợp với yêu cầu của nhà tuyển dụng:
Ngoại hình là một lợi thế
Là một trợ lý giám đốc,bạn sẽ phải giao tiếp,làm việc với rất nhiều người.Không chỉ là trong nội bộ công ty mà còn cùng hoặc thay mặt giám đốc tiếp đón đối tác bên ngoài.
Bạn không cần phải xinh đẹp lộng lẫy,nhưng phải chắc rằng mình lun chỉn chu,gọn gàng,sạch sẽ,gương mặt ưa nhìn,thân hình cân đối,tác phong nhanh nhẹn
Kỹ năng tổ chức và quản lý
Chức năng tổ chức là điều có thể thấy rõ của người đảm nhận vai trò Trợ lý, giúp Giám đốc sắp xếp hiệu quả thời gian, không gian, tạo lịch làm việc khoa học, chuyên nghiệp.
Bạn phải sắp xếp công việc của sếp 1 cách hợp lý,hoàn thành trong t phân chia thời gian cho các công việc theo thứ tự ưu tiên, công việc nào cần xử lý trước nhằm đảm bảo hoàn thành đúng thời gian, tiến độ, chất lượng,không những vậy bạn còn cần đảm bả tiến độ triển khai công việc của các phòng ban.
Khả năng thích nghi cao
Trợ lý giám đốc đảm nhận nhiều công việc khác nhau,luôn phải tiếp xúc và giải quyết những vấn đề nội bộ của nhân viên ,lãnh đạo,…Vì thế trợ lý giám đốc cần có khả năng thích nghi cao,khả năng ứng biến linh hoạt,nhằm đưa ra kế hoạch giải quyết kịp thời.
Sự tinh tế và cẩn trọng
Trợ lý giám đốc không chỉ giúp người lãnh đạo về công việc mà còn phải hiểu được những điều Giám đốc muốn, phong cách làm việc của sếp như thế nào. Khi hiểu được và đáp ứng được nhu cầu của Giám đốc thì sẽ khiến sếp hài lòng hơn. Từ việc nhỏ nhặt cũng sẽ giúp bạn để lại ấn tượng tốt trong mắt cấp trên cũng như mọi người ở công ty.
Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp là yếu tố quan trọng với bất cứ ai, là một Trợ lý thì lại càng cần thiết hơn nữa. Giao tiếp tốt sẽ giúp bạn tạo được thiện cảm với mọi người, đối tác, khách hàng, đồng nghiệp, thay sếp truyền đạt được ý tưởng, kế hoạch cho người khác.
Không chỉ vậy,bạn cần có khả năng lắng nghe, thấu hiểu và nắm bắt được tâm lý người khác, khả năng thuyết phục.
Kỹ năng sử dụng máy tính
Đối với nhân viên văn phòng ngày nay thì kỹ năng sử dụng máy tính là một yếu tố quan trọng,gần như không thể thiếu
Trợ lý cần sử dụng thuần thục những yêu cầu cơ bản như:đánh máy,sử dụng máy in,…; đồng thời phải tiên phong trong việc dùng phần mềm công nghệ, hỗ trợ tối đa công việc, am hiểu để có thể hướng dẫn cho Giám đốc, đồng nghiệp.
Khả năng làm việc độc lập
Trợ lý giám đốc phải là một người có chuyên môn cao, có thể tham mưu cho giám đốc, quản lý và giám sát các bộ phận phòng ban.
Nhiều khi, Trợ lý sẽ phải thay mặt giám đốc thực hiện một số công việc như giao dịch, đàm phán với đối tác nên đòi hỏi người này phải có khả năng tính toán, phân tích tốt.
Khả năng làm việc nhóm
Kỹ năng làm việc nhóm là yếu tố rất cần thiết cho mọi nhân viên văn phòng.Trợ lý giám đốc càng phải là người chủ động trong việc tạo ra sự thân thiện, môi trường làm việc vui vẻ giữa mọi người trong nhóm, thực hiện tốt công tác truyền tải thông tin, ý kiến của sếp, trao đổi với đồng nghiệp.
Hiểu biết về kinh doanh
Các vị trí Giám đốc đều phải giỏi chuyên ngành của mình lẫn mảng kinh doanh, do đó, Trợ lý cũng phải học hỏi, bổ sung kiến thức cho mình để có thể góp ý, tham mưu cho sếp.
MỨC LƯƠNG CỦA TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC
Mức lương của Trợ lý giám đốc phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm làm việc, trình độ chuyên môn và quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Theo khảo sát thì mức lương cho Trợ lý giám đốc sẽ dao động:
- Mức lương trung bình: khoảng 14 triệu đồng/tháng
- Mức lương phổ biến: từ 10 – 15 triệu đồng/tháng
- Yêu cầu kinh nghiệm: 1 – 3 năm.
- Nếu có kinh nghiệm lâu năm, trình độ chuyên môn cao và phát triển thành cánh tay đắc lực của giám đốc, mức lương có thể lên tới 45 triệu đồng/ tháng hoặc hơn.
Mức lương sẽ thay đổi tùy thuộc vào môi trường làm việc và có sự chênh lệch rõ ràng giữa các thành phố lớn và các tỉnh thành nông thôn.
HỌC NGÀNH GÌ ĐỂ LÀM TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC
Khác với những ngành nghề có tính chất chuyên môn đặc thù, hiện nay chưa có trường học hay cơ sở nào có chương trình đào tạo chính quy và bài bản cho nghề trợ lý.
Tuy nhiên, như đã nói ở trên, nghề trợ lý giám đốc đòi hỏi bạn phải có hiểu biết và chuyên môn nhất định trong lĩnh vực mà công ty mình đang hoạt động. Một số ngành có thể có lợi thế khi làm nghề này như: Quản trị văn phòng, quản trị kinh doanh, cử nhân ngôn ngữ,…
MỘT SỐ CÂU HỎI PHỎNG VẤN TUYỂN DỤNG TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC
- Theo bạn, điều gì là tố chất quan trọng nhất đối với một trợ lý?
- Khi làm trợ lý giám đốc bạn cần cân bằng công việc chuyên môn và công việc hành chính như thế nào?
- Theo bạn, 1 trợ lý giám đốc giỏi cần hội tụ những kỹ năng gì? Giải thích lý do?
- Nếu như vừa mới đi làm nhưng sếp đã để bạn tự xử lý và sắp xếp mọi việc thì bạn sẽ làm như thế nào?
- Bạn thường sắp xếp lịch trình công việc như thế nào? Và bạn có sử dụng công cụ hỗ trợ gì cho việc sắp xếp và theo dõi lịch trình công việc không?
- Bạn làm gì khi một giám đốc khác yêu cầu bạn cung cấp thông tin về giám đốc của mình?
- Khi phải đối mặt với nhiều deadline cùng một lúc, bạn sẽ giải quyết như thế nào?
Mục tiêu trong năm đầu tiên đi làm mà bạn đặt ra cùng người quản lý hoặc giám đốc của mình là gì? - Khi khách hàng hoặc đối tác tức giận, muốn gặp CEO nhưng hiện giám đốc không có mặt thì bạn sẽ xử lý tình huống này như thế nào?
- Bạn sẽ xử lý như thế nào nếu CEO đưa cho bạn một thông tin bí mật và một giám đốc điều hành cấp cao hơn muốn bạn trả lời về điều này?
- Bạn đã từng mắc sai lầm nghiêm trọng nhất khi làm trợ lý giám đốc chưa và bài học bạn rút ra được là gì?
Qua bài viết trên,hy vọng đã giúp bạn hiểu rõ tính chất công việc mà mình muốn hướng đến là gì và cơ hội, thách thức của vị trí trợ lý giám đốc. Mong rằng với những thông tin về trợ lý giám đốc sẽ giúp bạn tìm được công việc phù hợp với mình và đáp ứng đúng nhu cầu của nhà tuyển dụng. Chúc bạn thành công!
- Website: https://ccboffice.vn/
- Hotline : 0985.575.185
- Địa chỉ : Tầng 11, tòa nhà Việt Á, số 09 Phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội
