Công việc và quy trình của ban quản lí tòa nhà

Công việc và quy trình của ban quản lí tòa nhà

Bất kì một tòa nhà nào được xây dựng lên cũng cần một bộ phận, ban quản lí tòa nhà. Để quản lí khách hàng, nhân sự, dịch vụ, kĩ thuật, bảo dưỡng và nhiều vấn đề khác nữa của tòa nhà. Vậy nên họ cần tìm cho tòa nhà một công ty dịch vụ quản lí tòa nhà. Sau đây là thông tin về công việc và quy trình của ban quản lí tòa nhà.

Quy trình quản lý khách hàng

Quy trình quản lý khách hàng thường bao gồm:

• Quy trình quản lý và sử dụng tòa nhà
• Giải quyết các khiếu nại
• Quy định bảo vệ tài sản của người dân sinh sống
• Quy trình đánh giá mức độ hài lòng của người thuê nhà
• Quy trình gửi thông tin đến cư dân thông qua các hệ thống truyền thông trong tòa nhà
• Quy trình quản lý khách hàng cũng là công việc Ban quản lý cần lên kế hoạch

Quy trình quản lý hợp đồng

Ban quản lý tòa nhà được Chủ đầu tư hoặc ban quản trị tòa nhà ký hợp đồng sẽ tiến hành thực hiện các công việc sau trong quy trình quản lý hợp đồng:

• Quản lý quy trình ký kết và thực thi hợp đồng với các nhà thầu như an ninh, vệ sinh, cây xanh hoặc côn trùng (Trong trường hợp được Chủ đầu tư hoặc Ban quản trị ủy quyền).
• Tiến hành giám sát và đảm bảo chất lượng công việc của các nhà thầu theo hợp đồng đã ký kết.
• Sau khi hết hợp đồng, ban quản lý sẽ tiến hành giám sát quá trình thanh lý hợp đồng.
  ban quản lý toà nhà
• Hợp đồng thuê nhà phải được rà soát xem xét các điều khoản kỹ lưỡng.

Quy trình an ninh

An ninh là vấn đề khách hàng đặc biệt quan tâm. Vì vậy, ban quản lý nên chú trọng vào quy trình quản lý an toàn, mang lại cho khách hàng cảm giác tin tưởng:

• Quy chế về phòng cháy, chữa cháy.
• Quy trình tuần tra mỗi ngày.
• Quy trình kiểm tra, rà soát tài sản, hàng hoá.
• Quy trình giám sát nhân viên và khách hàng tham quan.
• Quy trình bảo vệ phương tiện đi lại.
• Quy định về cách ứng phó với các trường hợp khẩn cấp.
• Xây dựng phương án dự phòng.

Ban quản lý cần chú trọng vào công tác an ninh vì nó là yếu tố có ảnh hưởng rất lớn đến tính chuyên nghiệp, khách hàng của tòa nhà.

Quy trình kiểm soát chi phí

Khoản chi phí của tòa nhà cần được chi tiêu minh bạch. Đồng thời, ban phụ trách cũng phải có một quy trình để đảm bảo các khoản tiền được sử dụng hợp lý:

• Kiểm soát các khoản chi tiêu và đảm bảo không vượt quá số tiền mà ngân sách hoạt động phê duyệt.
• Lưu trữ và kê khai hợp lý các khoản chi phí.
• Báo cáo công tác quản lý với Ban quản trị thường xuyên.

Quy trình an toàn vệ sinh

Hệ thống tòa nhà an toàn, sạch sẽ sẽ giúp tòa chung cư, văn phòng “ăn điểm” trong mắt khách đến thuê và cư dân. Vì vậy, ban quản lý cần chú ý về quy trình an toàn vệ sinh của tòa nhà:

• Khảo sát thực tế các hạng mục và diện tích của tòa nhà.
• Đánh giá hiện trạng vệ sinh,xây dựng kế hoạch vệ sinh cụ thể.
• Xây dựng phương án giúp đỡ lẫn nhau giữa các bộ phận.
• Quy trình vệ sinh cần được thực hiện định kỳ

Quy trình vận hành và bảo trì

Công tác bảo trì giúp tòa nhà được vận hành một cách an toàn và ít có sự hư hại về lâu dài. Thông thường, quy trình về công tác vận hành bảo trì tòa nhà sẽ bao gồm:

• Kiểm tra hiện trạng của các hệ thống kỹ thuật.
• Bảo trì, cải tiến các hư hỏng, sai sót.
• Giám sát nhà thầu thi công.
• Thay thế vật tư, phụ kiện để hệ thống máy móc hoạt động tốt hơn.
• Kiểm soát hoạt động kỹ thuật bằng cách xây dựng quy trình tác nghiệp.
  ban quản trị tòa nhà

Công tác bảo trì giúp tòa nhà giảm thiểu sự hư hại về lâu dài

CCB OFFICE trở thành đối tác của 500+ tòa nhà trên toàn thành phố Hà Nội. Vì vậy, chúng tôi sẽ giúp khách hàng tìm kiếm mặt bằng một cách nhanh chóng, cung cấp các thông tin đầy đủ và chính xác nhất để từ đó khách hàng có một cách nhìn tổng quan để đánh giá lựa chọn ra vị trí phù hợp nhất với mình. Bởi chúng tôi hiểu được ưu nhược điểm của từng tòa nhà, nên chúng tôi sẽ giúp khách hàng có được những thông tin hữu ích trong việc quyết định mặt bằng thuê. CCB Office miễn phí toàn bộ chi phí tư vấn cho khách hàng.
Liên hệ ngay CCB Office để nhận báo giá thuê và diện tích trống văn phòng tại các tòa nhà.
• Website: http://ccboffice.vn
• Hotline : 0985.575.185
• Địa chỉ : Tầng 11, tòa nhà Việt Á, số 09 Phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội