CÁCH TÍNH ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ DOANH NGHIỆP NÀO CŨNG CẦN PHẢI BIẾT
DOANH NGHIỆP CỦA BẠN CẦN BAO NHIÊU NHÂN VIÊN LÀ ĐỦ?
Ngày nhận lương – ngày ngóng chờ của nhân viên và là ngày căng thẳng của CEO. Ai rơi vào cảnh chạy lương mới thấy thấm định biên nhân sự quan trọng như thế nào. Cảm giác bực tức khó chịu lúc nào cũng âm ỉ trong lòng. Vậy là CEO phải tìm cách chạy tiền cho đủ lương.
Đầu tiên là kiểm tra xem có bên nào còn đang nợ mình không để đi đòi. Sau đó là thúc bộ phận thu hồi n.ợ làm việc c.ật lực hơn. Bộ phận thu hồi n.ợ không làm được thì lại ép các bộ phận khác có liên quan tới kh.á.ch h.à.ng cùng xúm vào đòi.
Và rồi sẽ có người b.ấ.t m.ã.n kêu lên: “Đây đâu phải việc của tôi. Thời gian tôi còn phải làm việc khác nữa chứ. Không hoàn thành thì sao?”.
Câu hỏi của họ: “Giờ tôi cần bao nhiêu người là đủ?”
Vậy liệu có cách nào để biết số lượng nhân lực đủ cho công ty? Đã mở công ty thì nên có cơ cấu tổ chức và mô tả công việc. Khi vẽ ra cơ cấu tổ chức chúng ta sẽ có thêm một việc đằng sau: Định biên nhân sự – định mức lao động.
Doanh nghiệp của bạn cần bao nhiêu nhân sự là đủ?
Định Biên Nhân Sự Là Gì?
Định biên nhân sự là thuật ngữ với hàm ý chỉ hoạt động tính toán số lượng nhân lực sao cho phù hợp với cấu trúc tổ chức và ngân sách.
Và để tính định biên được, chúng ta cần có một số điều kiện nhất định:
Công ty phải có:
- Có chiến lược phát triển rõ ràng
- Có Kế hoạch kinh doanh với ngân sách tính toán kỹ.
Bộ phận phải có:
- Hệ thống dữ liệu quản lý
- Hệ thống vị trí công việc
- Tần suất các nhiệm vụ và quy trình thực hiện công việc một cách tương đối
- Hệ thống đánh giá kết quả đầu ra của các vị trí
- Hệ thống theo dõi năng lực và khung năng lực
Vừa rồi là điều kiện chuẩn cần có, nhưng thực tế thì không phải công ty nào cũng có hết. Nhưng công việc định biên là cần phải làm.
Thân làm chủ doanh nghiệp, ai cũng cần phải biết chi ngân sách lương thế nào và bao nhiêu là đủ?
Tự nhiên tôi lại nhớ đến câu chuyện con lừa và những bó cỏ: Ai cũng có tâm lý, cho lừa ăn ít cỏ nhưng muốn nó chở nhiều. Bình thường cho lừa ăn 3 bó cỏ để kéo xe, có hôm bỗng dưng thiếu cỏ, chỉ có 2 bó mà vẫn kéo xe bình thường. Ơ thế là ăn 3 bó làm gì nhỉ? Rồi sau nữa chỉ còn 1 bó vẫn kéo được.
Thế thì cần gì ăn? Cắt hết luôn. Thực tế thì, à từng ý việc 4 người cũng xong. Tháng sau giảm đi 1 người vẫn xong việc. Tháng sau giảm 1 người nữa, thấy việc mệt nhưng cố vẫn xong. Cứ thế, thỉnh thoảng lại bớt đi một người mà việc vẫn thế. Nên càng ngày càng mệt hơn.
Cách tính định biên nhân sự cho doanh nghiệp
8 Cách Định Biên Nhân Sự
- Cách 1: Tỉ lệ tăng/giảm so với năm trước tương ứng với tương quan tăng/ giảm của mức doanh thu.
Ví dụ : Doanh thu 2018 tăng 30% thì định biên tăng 25%.
- Cách 2: Tương quan giữa nhóm vị trí trực tiếp (kinh doanh và sản xuất) với vị trí gián tiếp.
Ví dụ : Trực tiếp với gián tiếp là 65% và 35%, Quản lý vs nhân viên là 15% – 85%.
- Cách 3: Tương quan giữa ngân sách cho các nhóm quản lý và nhân viên, gián tiếp và trực tiếp.
Ví dụ : Chi phí / doanh thu = 78%. Quỹ lương quản lý và nhân viên = 22% – 78%
- Cách 4: theo khối lượng:
Ví dụ :
– 40 sản phẩm / ca / người
– 200 sản phẩm / ca / dây chuyền (nhóm)
– 25 khách hàng phục vụ / ngày
– Làm sạch 1000m2 sàn / ca
- Cách 5: theo hệ chỉ tiêu hiệu suất
Ví dụ: Tập hợp các chỉ tiêu doanh thu (200 tỉ) và số lượng khách hàng (400 khách) / năm
- Cách 6: theo thông lệ thao tác nghề nghiệp
Ví dụ: Số lượng chứng từ hoàn thành, số báo cáo X tần suất trong năm
Số lượng giao dịch thực hiện / ngày
- Cách 7: theo đối tượng phục vụ
Ví dụ: 1 nhân viên nhân sự tương ứng với 70 người trong công ty
- Cách 8: Dựa vào cơ cấu chức danh, tần suất và thời lượng thực hiện nhiệm vụ
Ví dụ: Vị trí Kế toán chi phí bao gồm nhiệm vụ
• Kiểm tra chứng từ, hạch toán, thanh toán – hàng ngày, 100 chứng từ / ngày
• Lập báo cáo: cuối mỗi tháng, 1 ngày/ báo cáo
• Làm việc với thanh tra thuế: cuối mỗi quý, 3 ngày
• Hoàn thiện các chứng từ thanh toán (hóa đơn, nghiệm thu, v.v.): cuối mỗi năm, 20 ngày
Với mỗi cách chúng ta sẽ áp dụng cho bối cảnh riêng. Tùy điều kiện công ty có cái gì để tiến hành. Cách 1, 2, 3 là áp dụng cho toàn công ty. Cách 7 tôi hay áp dụng khi xem cấu trúc phòng Nhân sự.
Chúng ta dùng định biên để tính ra số lượng nhân lực. Còn dùng nhân lực thế nào cho tối ưu, có cần thay thế hay không thì chúng ta sẽ cùng bàn ở phần Dùng người.
Trên đây là những chia sẻ về cách tính định biên nhân sự cho doanh nghiệp mà CCB Office muốn gửi đến bạn. Hy vọng qua bài viết này đã giúp bạn có thêm nhiều góc nhìn mới về tầm quan trọng của việc tạo ấn tượng ban đầu và biết cách tạo dựng ấn tượng riêng khi tiếp xúc với khách hàng. Mọi chi tiết vui lòng liên hệ với chúng tôi qua:
- Website: https://ccboffice.vn/
- Hotline : 0985.575.185
- Địa chỉ : Tầng 11, tòa nhà Việt Á, số 09 Phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội
