THỦ TỤC CẦN THIẾT KHI THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP

Thành lập công ty là bước làm đầu tiên để hiện thực hóa ý tưởng kinh doanh của bạn, để lập công ty phù hợp với tình hình tài chính, ngành nghề kinh doanh, nhu cầu thị trường… Nhưng không phải ai cũng nắm rõ các quy định, trình tự, thủ tục thành lập, cơ chế hoạt động doanh nghiệp. Hiện nay, các thủ tục hành chính liên quan đến thành lập doanh nghiệp đã đơn giản hơn rất nhiều, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp Start – up gia nhập thị trường. Tuy nhiên, việc tiếp cận ban đầu của chủ doanh nghiệp với các thủ tục pháp lý về doanh nghiệp cũng vẫn còn gặp các khó khăn. Lời khuyên cho những người thành lập doanh nghiệp là hãy hỏi ý kiến chuyên gia hoặc luật sư tư vấn để thủ tục thành lập doanh nghiệp được hoàn thành chính xác và nhanh chóng nhất. Ở bài viết này CCB Office sẽ tổng hợp một số những thủ tục cần thiết và quy trình thành lập doanh nghiệp nhằm giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về thủ tục, hồ sơ thành lập doanh nghiệp.

GIAI ĐOẠN 1: CHUẨN BỊ THÔNG TIN CẦN THIẾT ĐỂ TIẾN HÀNH LẬP HỒ SƠ THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP

Đây là giai đoạn đầu tiên và cũng có thể nói là giai đoạn quan trọng nhất trong quy trình thành lập doanh nghiệp. Ở giai đoạn này, chủ doanh nghiệp cần lên kế hoạch và chuẩn bị tất cả các giấy tờ có liên quan đến cá nhân, doanh nghiệp, vốn và các vấn đề pháp lý khác xoay quanh doanh nghiệp mọt cách cẩn thận để tránh sai sót, dẫn đến mất thời gian cho bản thân doanh nghiệp và các bên hỗ trợ.

Bước 1: Lựa chọn loại hình doanh nghiệp

• Điều đầu tiên là doanh nghiệp phải có sẵn ý tưởng về loại hình doanh nghiệp mà mình mong muốn. Người sở hữu doanh nghiệp  cần phải hiểu rõ đặc điểm của từng loại hình doanh nghiệp để có thể xác định và chọn lựa loại hình doanh nghiệp phù hợp nhất với ý tưởng đề ra và tương lai phát triển của công ty. Có 4 yếu tố chính bạn cần cân nhắc trước khi tiến hành thủ tục thành lập công ty, bạn nên xem xét lựa chọn loại hình của tổ chức sao cho phù hợp với mô hình kinh doanh gồm: Thuế, trách nhiệm cá nhân, khả năng dễ dàng sang nhượng, bổ sung hoặc thay thế chủ sở hữu mới và kỳ vọng của nhà đầu tư.
• Với Luật Doanh Nghiệp 2020, có 5 loại hình công ty cho khối doanh nghiệp tư nhân. Trong đó, có 3 loại hình công ty phổ biến thường được đăng ký
• đó là: công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (Công ty TNHH một thành viên – có 1 thành viên, do 1 cá nhân làm chủ), công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên (Công ty TNHH hai thành viên – có từ 02 đến 50 thành viên) và công ty cổ phần (Công ty Cổ phần – có từ 03 thành viên trở lên). Người sở hữu doanh nghiệp hiểu rõ những đặc điểm của từng loại hình doanh nghiệp, tiếp theo phải xác định được loại hình công ty mà bạn muốn thành lập để làm cơ sở tiến hành các bước tiếp theo.

Bước 2: Chuẩn bị giấy tờ, hồ sơ liên quan đến một hay nhiều cá nhân sở hữu doanh nghiệp

• Chuẩn bị bản sao Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu của tất cả thành viên góp vốn/cổ đông sáng lập. Việc chọn lựa ai sẽ là thành viên (cổ đông) của công ty sẽ do chủ doanh nghiệp quyết định, tuy nhiên số lượng thành viên và cổ đông sẽ được quy định bởi loại hình doanh nghiệp.
• Lưu ý: thời hạn CMND chưa quá 15 năm.

Bước 3: Lựa chọn tên công ty

Một lưu ý nhỏ cho các bạn là nên đặt tên công ty ngắn gọn, dễ nhớ, dễ phát âm và không bị trùng hoặc gây nhầm lẫn với Tên của các công ty đã thành lập trước đó (áp dụng trên toàn quốc), Truy cập vào “Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp” để tra cứu tên công ty mình có bị trùng với những công ty khác hay không.

Bước 4: Xác định địa chỉ trụ sở thuộc quyền sử dụng hợp pháp của công ty

Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam (hay nói cách khác là địa chỉ thể hiện trên giấy đăng ký kinh doanh). Địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc trung ương, số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Bước 5: Xác định vốn điều lệ để đăng ký kinh doanh

Vốn điều lệ là số vốn do các thành viên, cổ đông góp hoặc cam kết góp đủ trong một thời hạn nhất định (không quá 90 ngày kể từ ngày được cấp phép hoạt động) và được ghi vào Điều lệ công ty.

Bước 6: Xác định chức danh người đại diện theo pháp luật của công ty

Bất cứ một doanh nghiệp nào thành lập thì sẽ thể hiện chức doanh của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Về chức danh người đại diện theo pháp luật của công ty nên để chức danh người đại diện là Giám đốc (Tổng Giám đốc). Bên cạnh đó, cũng có một số doanh nghiệp để là Chủ Tịch Hội đồng Quản trị tùy vào mục đích của mỗi doanh nghiệp.

Bước 7: Xác định ngành nghề kinh doanh mà doanh nghiệp dự kiến hoạt động

Ngành nghề kinh doanh phải khớp theo mã ngành cấp 4 trong hệ thống ngành nghề kinh tế quốc gia. Đối với những ngành nghề có điều kiện phải thỏa mãn các điều kiện theo quy định của pháp luật để được thành lập (Ví dụ: điều kiện về chứng chỉ hành nghề, điều kiện về giấy phép con, điều kiện về vốn pháp định…). Chính vì vậy, bên cạnh ý tưởng về ngành nghề kinh doanh bạn cũng cần tìm hiểu xem ngành nghề kinh doanh có cần điều kiện hay không (điều kiện về giấy phép con, điều kiện về vốn pháp định…)

GIAI ĐOẠN 2: TIẾN HÀNH SOẠN VÀ NỘP HỒ SƠ THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP

Sau khi đã chuẩn bị tất cả giấy tờ hồ sơ có liên quan, chúng ta tiến hành nộp hồ sơ thủ tục thành lập công ty lên Sở Kế hoạch & Đầu Tư.

Bước 1: Soạn thảo hồ sơ công ty

Doanh nghiệp hãy chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ quy định tại Nghị định 01/2021 Về Đăng ký doanh nghiệp. Tùy vào từng loại hình doanh nghiệp thì người sở hữu sẽ phải chuẩn bị các giấy tờ khác nhau liên quan đến thủ tục thành lập doanh nghiệp.

Bước 2: Nộp hồ sơ đến Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính

• Lưu ý: Không nhất thiết người đại diện pháp luật của công ty phải đi nộp hồ sơ. Người đại diện pháp luật của công ty có thể ủy quyền cho người khác đi nộp thay. Nếu trường hợp ủy quyền thì người được ủy quyền cần có giấy ủy quyền hợp lệ (Điều 12 – Nghị định 01/2021 Về Đăng ký doanh nghiệp).
• Sau 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, nếu hồ sơ của bạn hợp lệ bạn sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên cổng thông tin quốc gia

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải đăng bố cáo thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo trình tự, thủ tục và phải trả phí theo quy định. Nội dung công bố bao gồm các nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông tin về ngành nghề kinh doanh của công ty.
Lưu ý: Thời hạn doanh nghiệp cần thực hiện đăng bố cáo trên cổng thôn tin quốc gia trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp không công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp đúng hạn Theo quy định tại Điều 26, Nghị định 50/2016/NĐ-CP có hiệu lực ngày 15/07/2016 quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư và sẽ bị phạt từ 1.000.000 đồng – 2.000.000 đồng sau đấy buộc phải công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

GIAI ĐOẠN 3: LÀM CON DẤU PHÁP NHÂN

Sau khi có giấy chứng nhận đăng ký Doanh Nghiệp mới, Doanh Nghiệp tiến hành thủ tục khắc dấu pháp nhân và đăng tải mẫu dấu lên Cổng thông tin quốc gia.

Bước 1: Mang một bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đến cơ sơ có chức năng khắc dấu để thực hiện việc làm con dấu pháp nhân cho công ty.

Bước 2 : Nhận con dấu pháp nhân

Khi đến nhận con dấu, đại diện doanh nghiệp mang theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản gốc). Ngoài ra, nếu đại diện hợp pháp của doanh nghiệp không thể trực tiếp đi nhận con dấu thì có thể ủy quyền (ủy quyền có công chứng) cho người khác đến nhận con dấu.

Về hình thức, nội dung, số lượng con dấu công ty

Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây:

• Tên doanh nghiệp;
• Mã số doanh nghiệp.

Về cơ chế quản lý Nhà nước đối với con dấu doanh nghiệp

Cơ chế quản lý Nhà nước đối với con dấu doanh nghiệp đã thay đổi theo hướng cởi mở, tạo thuận lợi hơn cho doanh nghiệp.

Về thời điểm có hiệu lực của con dấu doanh nghiệp

Thời điểm có hiệu lực của con dấu là do doanh nghiệp tự quyết định (đã ghi trên thông báo mẫu dấu do doanh nghiệp gửi cơ quan đăng ký kinh doanh); tuy nhiên, trước khi sử dụng doanh nghiệp phải gửi thông báo mẫu dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng Thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

GIAI ĐOẠN 4: THỦ TỤC SAU KHI THÀNH LẬP CÔNG TY

Sau khi có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp + mã số thuế + con dấu, nhiều chủ doanh nghiệp, cho rằng như vậy là đã hoàn tất các điều kiện thủ tục thành lập công ty. Điều này dẫn đến bị cơ quan quản lý thuế kiểm tra và phạt hành vi hoặc bị đóng mã số thuế. Chính vì vậy Chủ doanh nghiệp, đặc biệt là các bạn trẻ chưa có kinh nghiệm nên lưu ý thêm những vấn đề sau

Bước 1: Đăng bố cáo thành lập

Bước 2: Treo bảng hiệu công ty tại địa chỉ trụ sở đã đăng ký

Nội dung bảng hiệu công ty gồm:

• Tên doanh nghiệp;
• Mã số doanh nghiệp;
• Địa chỉ công ty.

Bước 3: Tiến hành đăng ký khai thuế ban đầu với cơ quan thuế quản lý trong thời hạn quy định.

Hồ sơ bao gồm:

• Bản sao y công chứng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (2 bản);
• Bảng đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định (2 bản);
• Công văn về việc đăng ký thực hiện hình thức, chế độ kế toán, hóa đơn (2 bản);
• Quyết định bổ nhiệm Giám đốc;
• Quyết định bổ nhiệm Kế toán;
• Đơn đề nghị đặt in hóa đơn đặt in (Mẫu 3.14 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC) (2 bản);

Sau khi chuẩn bị xong hồ sơ, Doanh Nghiệp nộp tại chi cục thuế quản lý doanh nghiệp sau đó cơ quan thuế sẽ ra phiếu hẹn trả kết quả ” Chấp thuận đặt in hóa đơn” cho doanh nghiệp. Trong khoản thời gian này cơ quan thuế sẽ xuống kiểm tra trụ sở công ty xem Doanh Nghiệp có đủ điều kiện để đặt in hóa đơn hay không. Để đủ điều kiện đặt in hóa đơn Doanh nghiệp cần làm các công việc sau:

• Treo biển tại trụ sở chính;
• Chuẩn bị hợp đồng thuê nhà;
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Con dấu của doanh nghiệp;
• Thông báo chấp thuận áp dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ;
• Bố trí văn phòng làm việc để thể hiện doanh nghiệp có hoạt động;
• Nhân viên/ Người đại diện theo pháp luật để tiếp cán bộ đại diện cơ quan thuế.

Bước 4: Tiến hành đăng ký kê khai thuế qua mạng điện tử thông qua dịch vụ chữ ký số

 “Từ ngày 01 tháng 7 năm 2013 tất cả các doanh nghiệp trong cả nước phải kê khai, nộp tờ khai thuế qua mạng, nội dung này được quy định trong Luật số 21/2012/QH13 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Quản lý thuế”.

Bước 5: Nộp tờ khai thuế môn bài và nộp lệ phí môn bài

Thời hạn nộp tờ khai:

• Nếu Doanh nghiệp chưa hoạt động ngay thì trong vòng 30 ngày kể từ ngày Doanh nghiệp có giấy đăng ký kinh doanh;
• Nếu hoạt động ngay thì doanh nghiệp phải nộp ngay trong tháng Doanh nghiệp có giấy đăng ký kinh doanh.
• Phí môn bài:
• Mức thuế môn bài là 2.000.000 đồng/ năm nếu vốn điều lệ từ 10 tỷ trở xuống ;
• Mức thuế môn bài là 3.000.000 đồng/ năm nếu vốn điều lệ trên 10 tỷ.

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp mới thành lập sau ngày 01/07 thì thuế môn bài của năm đó chỉ phải đóng 50% mức cả năm.

Bước 6: Nộp thông báo áp dụng phương pháp tính thuế GTGT (theo Mẫu số 06/GTGT ban hành kèm theo Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài Chính).

Bước 7: Làm thủ tục mua, đặt in, tự in hóa đơn GTGT cho doanh nghiệp

Sau khi lấy kết quả chấp thuận cho phép đặt in hóa đơn GTGT của cơ quan thuế, Doanh nghiệp tiến hành đặt in hóa đơn GTGT và nhớ làm thủ tục nộp thông báo phát hành hóa đơn GTGT + hóa đơn mẫu (liên 2) trên mạng tổng cục thuế (nhantokhai.gdt.gov.vn) trước khi sử dụng.

Bước 8: Hoàn tất các điều kiện kinh doanh khác (đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện)

Sau khi đã hoàn thành tất cả các hồ sơ, giấy tờ và quy trình đầy đủ thì doanh nghiệp sẽ nhận được:

• Giấy phép đăng ký kinh doanh + Mã số thuế doanh nghiệp;
• Con dấu pháp nhân doanh nghiệp;
• Điều lệ công ty ( Bố cáo thành lập, Giấy chứng nhận vốn góp, sổ đăng ký thành viên, đơn đăng ký kinh doanh, điều lệ công ty);
• Hoá đơn GTGT;
• Thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in;
• Thông báo mở tài khoản ngân hàng lên Sở Kế hoạch & Đầu Tư;
• Bảng đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định;
• Thông báo về việc chuyển đổi phương pháp tính thuế GTGT của người nộp thuế;
• Thông báo xác nhận nộp hồ sơ thuế điện tử;
• Thông báo phát hành hóa đơn;
• Giấy chứng nhận sử dụng chứng thư số ;
• Token Khai thuế qua mạng (Chữ ký số);

Trên đây là một số thông tin tổng hợp cụ thể và chính xác về những hồ sơ, thủ tục và quy trình cần thiết để thành lập doanh nghiệp. Hi vọng bài viết mang lại lợi ích cho những chủ doanh nghiệp đang làm thủ tục thành lập doanh nghiệp vướng mắc hay những doanh nghiệp sắp thành lập có kinh nghiệm để hạn chế những rủi ro về tài chính cũng như pháp lý sau này.

CCB Office trở thành đối tác của 500+ tòa nhà trên toàn thành phố Hà Nội. Vì vậy, chúng tôi sẽ giúp khách hàng tìm kiếm mặt bằng một cách nhanh chóng, cung cấp các thông tin đầy đủ và chính xác nhất để từ đó khách hàng có một cách nhìn tổng quan để đánh giá lựa chọn ra vị trí phù hợp nhất với mình. Bởi chúng tôi hiểu được ưu nhược điểm của từng tòa nhà, nên chúng tôi sẽ giúp khách hàng có được những thông tin hữu ích trong việc quyết định mặt bằng thuê. CCB Office miễn phí toàn bộ chi phí tư vấn cho khách hàng.
Liên hệ ngay CCB Office để nhận báo giá thuê và diện tích trống văn phòng tại các tòa nhà.

• Website: https://ccboffice.vn/
• Hotline  : 0985.575.185
• Địa chỉ  : Tầng 11, tòa nhà Việt Á, số 09 Phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội