Quy trình đào tạo nhân sự

Quy trình đào tạo nhân sự là gì?

Quy trình đào tạo nhân sự là hệ thống các bước liên kết chặt chẽ với nhau và nhằm mục đích cải thiện kỹ năng, thái độ hay hành vi của một cá nhân hoặc một tập thể. Các giảng viên thường theo sát các bước của quy trình đào tạo và tạo ra chương trình đào tạo hiệu quả.

Đào tạo nhân viên là hoạt động quan trọng trong quy trình quản lý nhân sự

Các hình thức đào tạo nội bộ

Buổi họp nội bộ định kỳ (Internal session): Đây là cách thức đào tạo thông qua các buổi gặp mặt toàn doanh nghiệp hoặc theo nhóm. Buổi họp này thường diễn ra định kỳ theo tuần, theo tháng,. Sẽ rất tốt để các cá nhân nâng cao năng lực, rèn luyện kỹ năng mềm để biết cách phối hợp giữa các phòng ban. Doanh nghiệp thường sử dụng cách đào tạo này để huấn luyện về một chủ đề / kỹ năng cụ thể mà nhiều nhân viên cần biết.

Đào tạo qua công việc (On-job training): Nhân sự sẽ được đào tạo bằng cách học hỏi qua công việc thực tế. Hình thức này cần đảm bảo điều kiện là có khoảng thời gian riêng để đào tạo viên và nhân sự học việc không bị ảnh hưởng tới tiến độ công việc. Cách đào tạo nội bộ này sẽ thích hợp đối với những công việc mang tính thực hành cao, ví dụ như hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán.

Kèm cặp (Mentorship): Hình thức đào tạo kèm cặp là việc theo dõi, hướng dẫn và hỗ trợ kịp thời cho nhân viên. Cách này sẽ giúp người quản lý hoặc người giàu kinh nghiệm dễ dàng truyền đạt những kiến thức và kỹ năng cho nhân viên còn ít kinh nghiệm.

5 bước xây dựng quy trình đào tạo nội bộ

5 bước trong quy trình đào tạo nhân viên

Bước 1: Đánh giá nhu cầu đào tạo nhân sự
Việc đánh giá nhu cầu đào tạo là bước đầu tiên trong quy trình đào tạo hiệu quả. Đầu tiên, ban giám đốc hay phòng nhân sự cần tìm ra dấu hiệu hay dự đoán về những thách thức ở hiện tại hoặc tương lai.Để xác định được nhu cầu đào tạo nhân viên, nhà quản lý có thể đặt vấn đề bằng việc trả lời những nội dung như:

• Mục tiêu của doanh nghiệp là gì?
• Những nhiệm vụ nào phải được hoàn thành để thực hiện được những mục tiêu đó?
• Thái độ, hành vi cần thiết cho mỗi nhân viên để hoàn thành được nhiệm vụ được giao là gì?
• Những thiếu sót (nếu có) trong kỹ năng, kiến thức và thái độ của nhân viên khi thực hiện công việc là gì?

Khi đánh giá nhu cầu đào tạo có 3 cách tiếp cận thường được sử dụng hiện nay là:

• Phân tích ở mức độ tổ chức tức là chiến lược của công ty, sự ủng hộ của nhà lãnh đạo, quản lý và đồng sự, các nguồn lực cho đào tạo…
• Phân tích ở mức độ thực hiện: cách này sẽ cho biết loại công việc nào cần được đào tạo với yêu cầu kiến thức, kỹ năng, thái độ ở mức độ nào.
• Phân tích ở mức độ cá nhân: tức là đánh giá kết quả công việc của cá nhân, kiến thức, năng lực và thái độ cá nhân đó bằng nhiều phương pháp: phỏng vấn, điều tra, phân tích báo cáo…

Bước 2: Xác định mục tiêu đào tạo nhân sự
Sau khi xác định xong nhu cầu thì bước tiếp theo cần làm là xác định mục tiêu đào tạo nhân sự.Doanh nghiệp cần tập trung vào một mục tiêu cụ thể, rõ ràng thay vì đặt ra nhiều mục tiêu cùng một lúc. Một mục tiêu cụ thể sẽ giải quyết các vấn đề như:

• • Doanh nghiệp muốn đạt được điều gì?
  • Lý do, mục đích và lợi ích cụ thể khi hoàn thành mục tiêu?
  • Đối tượng đào tạo là những ai?
  • Vị trí đào tạo là ở đâu?
  • Có bất lợi hay hạn chế nào khi thực hiện đào tạo?

Để đánh giá được sự tiến bộ hay hiệu quả của quá trình đào tạo, đòi hỏi các mục tiêu mà nhà quản lý đặt ra phải đo lường được. Một mục tiêu đo lường được sẽ giúp nhà quản lý trả lời các câu hỏi như:

• Cần đào tạo với số lượng bao nhiêu, trong thời gian bao lâu?
• Làm sao để doanh nghiệp biết được khi nào thì quá trình đào tạo hoàn tất?

Nhà quản lý cần phát đặt ra thời gian cụ thể để thực hiện việc đào tạo, tránh việc trì hoãn hay hoàn thành mục tiêu trước hạn. Nhà quản lý nên làm rõ các nội dung:

• Quy trình đào tạo diễn ra trong bao lâu?
• Doanh nghiệp có thể chuẩn bị gì ngay hôm nay hoặc trong 6 tuần/ 6 tháng kể từ bây giờ?

Bước 3: Xây dựng chương trình đào tạo
Chương trình đào tạo nhân lực được xây dựng trên nhu cầu và mục tiêu đào tạo đã xác định. Qua đó, nhà quản lý sẽ chọn phương pháp đào tạo phù hợp. Một chương trình đào tạo phải bao gồm một số nội dung như sau:

• Những ai tham gia đào tạo, ai được đào tạo, số lượng bao nhiêu?
• Quá trình đào tạo diễn ra trong bao lâu, tần suất đào tạo như thế nào?
• Những phương pháp nào được sử dụng cho chương trình đào tạo?
• Mức độ đào tạo như thế nào?
• Loại hình đào tạo là gì? là online hay offline, outsource hay internal,…

Có một số hình thức, phương pháp mà doanh nghiệp có thể sử dụng linh hoạt trong quá trình đào tạo của mình như:

• Đào tạo tiếp nhận thông tin: Bao gồm bài giảng, phim, video, buổi thuyết trình,…
• Đào tạo kỹ năng: Bao gồm hướng dẫn công việc và huấn luyện, học qua trải nghiệm trò chơi hay đóng vai (role-play).
• Đào tạo thay đổi kỹ năng và thái độ giao tiếp: Bao gồm hội nghị, thảo luận, đóng vai, xây dựng hành vi và huấn luyện nhạy cảm.

Bước 4: Tiến hành đào tạo nhân sự
Bước tiếp theo chính là tiến hành đào tạo nhân sự theo kế hoạch đã vạch ra.Doanh nghiệp sẽ lên kế hoạch về thời gian, giảng viên và tiến hành khóa đào tạo cho nhân viên sau khi quyết định những thứ trên. Việc theo dõi nhân viên trong quá trình đào tạo cũng vô cùng quan trọng. Nó giúp sự quan tâm của nhân viên và đánh giá hiệu quả của quy trình đào tạo.

Bước 5: Đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo nhân sự
Cuối cùng, ở bất cứ một quy trình nào cũng không thể thiếu bước đánh giá quy trình và rút kinh nghiệm.Chúng ta có thể đánh giá hiệu quả đào tạo thông qua:

• Nhận biết các phản ứng của học viên ngay sau khóa học về việc giảng dạy.
• Kiểm tra kiến thức/ kỹ năng của học viên tiếp thu ngay sau khóa học.
• Đánh giá mức độ cải thiện trong kết quả công việc của học viên.
• Đánh giá mức độ cải thiện trong kết quả hoạt động của doanh nghiệp.

Bước đánh giá cần được thực hiện nghiêm túc, không phải qua loa lấy lệ.Hãy đánh giá chất lượng sát với thực tế nhất, làm bài học để rút kinh nghiệm cho các kế hoạch đào tạo kế tiếp. Có như thế, đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp mới thực sự có sự đào tạo đúng đắn và ngày càng vững mạnh hơn.

Chúng ta đã cùng tìm hiểu về quy trình đào tạo nhân sự trong công ty và mức độ quan trọng của nó trong mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:
• Website: http://ccboffice.vn
• Hotline : 0985.575.185
• Địa chỉ : Tầng 11, tòa nhà Việt Á, số 09 Phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội