LÀM SAO ĐỂ ĐÀM PHÁN HIỆU QUẢ NHẤT KHI THUÊ VĂN PHÒNG

Hiện nay, ngày càng có nhiều doanh nghiệp mới được mở ra, các doanh nghiệp vừa và nhỏ ngày càng phát triển và mở rộng, kéo theo nhu cầu thuê văn phòng cũng ngày càng tăng lên. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng chọn được cho mình một văn phòng ưng ý và sử dụng được lâu dài.
Văn phòng không chỉ là nơi để nhân viên làm việc hay tiếp đón khách hàng, đối tác, mà còn là “bộ mặt” của cả công ty. Để lựa chọn một văn phòng thích hợp cho doanh nghiệp không phải chuyện đơn giản và có thể hoàn thành trong một sớm một chiều.
Tuy nhiên, tìm kiếm được một văn phòng cho thuê ưng ý chưa phải là bước cuối cùng hoàn tất việc thuê văn phòng, mà quý khách còn phải thực hiện 1 bước vô cũng quan trọng để sở hữu văn phòng ứng ý đó là đàm phán và thương lượng hợp đồng thuê văn phòng. Nhưng không phải ai cũng biết nên làm thế nào để có thể đạt được những điều khoản có lợi nhất cho doanh nghiệp khi bước chân vào cuộc đàm phán. Dưới đây chúng tôi xin chia sẻ một vài bí quyết để đàm phán hợp đồng thuê văn phòng thành công.
Để có được 1 văn phòng ưng ý nhất và đáp ứng đầy đủ những yêu cầu, mong muốn cũng như phù hợp nhất với doanh nghiệp. Khi tìm kiếm văn phòng nên lưu ý các điểm sau:

Vị trí đặt văn phòng

Vị trí thuê văn phòng là tiêu chí khá quan trọng. Đây phải là một vị trí thuận tiện cho việc kinh doanh, quảng cáo thương hiệu và giao dịch, có hướng và phong thuỷ tốt. Vị trí lý tưởng là vị trí sạch sẽ, ánh sáng đầy đủ, đảm bảo có cây xanh bóng mát, cảnh quan đẹp đẽ, đường phố thuận lợi cho giao thông. Ngoài ra, người đi thuê cần chú ý về việc ngập lụt, môi trường xung quanh, các dịch vụ ăn uống giải trí, …lân cận vị trí thuê cũng khá quan trọng. Ngoài ra, việc có địa điểm tốt còn thuận lợi cho việc tuyển dụng nhân sự cho công ty, đa số người lao động muốn có nơi làm việc gần nhà không quá xa trung tâm.

Diện tích văn phòng

Theo ước tính thì diện tích văn phòng hợp lý cho một nhân viên làm việc là 4 m2/ người. Vậy nên, khi thuê văn phòng bạn cần tính toán để văn phòng không quá nhỏ hoặc quá rộng so với mức cần thiết. Nếu công ty bạn có dự tính mở rộng trong tương lai, bạn cần bàn bạc trước với đơn vị cho thuê để giảm thiểu chi phí phát sinh và được hỗ trợ tốt nhất.
Ngoài ra, bạn cũng nên làm rõ với chủ đầu tư về phần diện tích sử dụng chung như hành lang, lối đi, nhà vệ sinh, v.v… và các khoản chi phí liên quan để tránh nảy sinh mâu thuẫn về sau.

Chủ đầu tư hoặc chủ nhà và ban quản lý

Khi thuê văn phòng bạn nên chú ý đến chủ đầu tư bởi có thể hiểu ký hợp đồng thuê văn phòng cũng giống như mua một tài sản lớn do vậy bạn cần biết rõ đối tác của mình là ai: tiểu sử doanh nghiệp đầu tư, giấy tờ pháp lý. Nếu chủ đầu tư hoặc chủ nhà không phải là đối tác uy tín hoặc có tiểu sử gây rắc rối cho bên thuê nhà thì bạn không nên thuê văn phòng tại đó.

Dịch vụ và tiện ích bạn được cung cấp

– Thiết kế tòa tiền sảnh: Khi thuê văn phòng tại các tòa nhà lớn. Tiền sảnh thoáng mát, thuận tiện sẽ giúp khách hàng có một tâm trạng thoải mái khi tới  công ty bạn. Vậy nên, khi thuê văn phòng, bạn nên đặt ra vấn đề trên với chủ đầu tư để đảm bảo quyền lợi của công ty và khách hàng.
– Chỗ để xe: khi thuê bạn nên lưu ý chọn những tòa nhà có chỗ để xe thuận tiện và đáp ứng đầy đủ nhu cầu cho nhân viên và khách hàng.
– Điều hòa và thang máy: hệ thống điều hòa nên thật tốt để có thể đảm bảo không gian thoải mái mát mẻ cho nhân viên làm việc, hệ thống thang máy đảm bảo di chuyển lên khu vực văn phòng nhanh chóng và thuận tiện.
– Hệ thống cửa sổ: văn phòng thì không nên quá kín gió vì sẽ dễ gây ngộp và không tỉnh táo. Đồng thời, hệ thống cửa cũng phải đảm bảo không để nước mưa tràn qua hoặc gió lùa mạnh vào.
– Nhà vệ sinh: Nhà vệ sinh dù thế nào cũng cần phải đảm bảo vệ sinh. Bạn nên xem xét hệ thống nước xả cũng như các cơ sở vật chất khác trong nhà vệ sinh có đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh không. Vì điều này sẽ có ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe cũng như tâm lý của nhân viên, khách hàng khi sử dụng.

Giá thuê thuê văn phòng

Đây là yếu tố không kém phần quan trọng khi bạn tìm kiếm văn phòng cho thuê. Cần lựa chọn văn phòng có mức giá phù hợp với khả năng thanh toán của công ty. Giá thuê tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố như vị trí gần trung tâm hay không? Ban Quản lý là ai? diện tích thuê? các trang thiết bị trong toà nhà…
 Khi đã tìm kiếm được 1 mặt bằng cho thuê tốt, giao thông thuận lợi, cơ sở hạ tầng và thiết kế đẹp… bạn cần phải biết cách đàm phán giá và các điều khoản trong hợp đồng thuê để có thể tiết kiệm ngân sách một cách tối đa và không bị thụ động khi có các vấn đề không mong muốn phát sinh. Vì vậy, thủ thuật đàm phán khi thuê văn phòng là điều rất cần thiết để có thể khi trao đổi các điều khoản với bên cho thuê, dưới đây là một số mẹo nhỏ giúp bạn:

    1. Hãy gây ấn tượng tốt trong lần gặp mặt đầu tiên

Đối với những người làm kinh doanh, việc gây ấn tượng ban đầu là vô cùng quan trọng. Hãy thể hiện điều đó qua dáng vẻ bên ngoài của bạn như: tóc, quần áo, giày… Nếu bạn đến gặp đối tác với một bộ dạng lôi thôi, họ sẽ không tin tưởng, hoặc nghĩ bạn không nghiêm túc trong việc ký kết hợp đồng, thậm chí họ có thể từ chối trước khi cuộc đàm phán diễn ra nếu như trông thấy bộ dang lôi thôi và thiếu sự nghiêm túc.

Để đối tác có thiện cảm và đánh giá cao về bạn, tại buổi đàm phán thuê văn phòng, bạn hãy xuất hiện với một bộ trang phục chỉnh chu, khiến bạn trông thật chuyên nghiệp. Điều đó sẽ khiến đối tác có thiện cảm và đánh giá cao hơn về bạn.

    2. Luôn giữ thái độ lịch sự

Người xưa có câu “đầu xuôi thì đuôi lọt”. Để thuê được văn phòng giá tốt, khi đàm phán, nguyên tắc đầu tiên và trên hết bạn cần chú trọng chính là chú ý thái độ. Người thực hiện cuộc đàm phán nên thể hiện thái độ lịch sự, thiện chí và tinh thần rõ ràng, cởi mở trong mọi vấn đề. Như vậy sẽ gây được ấn tượng tốt, dễ dàng hơn trong việc đạt được mục đích đàm phán giữa hai bên.
Những hành động đơn giản như: bắt tay khi gặp mặt, nhớ tên người chủ cho thuê, không kể lể, khoe khoang, không nói nhiều hơn những điều cần thiết… Sẽ giúp cho cuộc đàm phán thuê văn phòng trở nên bớt căng thẳng và dễ dàng hơn.

   3. Thể hiện bạn là người đáng tin cậy

Bạn cần phải thể hiện sự đáng tin cậy bằng cách cho họ thấy khả năng tài chính của bạn. Rằng bạn có sẵn sàng chi trả theo thỏa thuận và tuân thủ các nguyên tắc mà 2 bên đã đặt ra. Điều này khiến cho cuộc thương lượng diễn ra dễ dàng, và tạo sự tin tưởng đôi bên. Người cho thuê hiểu được có thể hợp tác với bạn dài lâu, và không dễ để có được một đối tác tốt như bạn.

    4. Luôn luôn lắng nghe

Bạn đã nghe câu” Im lặng là vàng”.Trong một cuộc đàm phán, việc im lặng đúng lúc và lắng nghe ý kiến của người cho thuê sẽ giúp bạn nắm bắt được nhiều thông tin và hiểu được những mong muốn của họ. Như vậy, bạn sẽ thể hiện được sự tôn trọng với đối tác, khiến họ có thiện cảm, và dễ dàng mở lòng mình để lắng nghe những yêu cầu sau đó của bạn.
Nhiều lời và cố gắng thuyết phục không phải lúc nào cũng tốt. Tuyệt đối không tranh cãi hay nói ra những lời thiếu tế nhị khi đàm phán, chúng sẽ là nguyên nhân dẫn đến kết quả không tốt đẹp cho cả 2 bên.

    5. Hiểu rõ về thị trường thuê văn phòng

Tìm hiểu thị trường và nắm bắt thật nhiều thông tin về thị trường văn phòng cho thuê sẽ rất có lợi cho bạn. Không chỉ tìm kiếm được những văn phòng có vị trí và điều kiện tốt, bạn còn biết được mức giá nào là hợp lý nhất và biết được những diện tích trống ở khu vực đó. Thông tin này sẽ vô cùng hữu ích vì bạn có thể xem xét các diện tích gần đó và đàm phán với người thuê về mức giá thấp hơn. Cuộc thương lượng sẽ diễn ra dễ dàng hơn khi đối tác không muốn mất khách. Hơn nữa, hiểu biết còn giúp bạn tránh được tình trạng phải thuê văn phòng với giá cao hơn giá thị trường.

     6. Nắm bắt tâm lý của người cho thuê

Trong bất kỳ một cuộc đàm phán nào thì việc nắm bắt tâm lý của đối tác cũng là yếu tố then chốt để tạo nên sự thành công. Thông qua những thái độ hay cử chỉ và lời nói của người cho thuê mà bạn có thể đưa ra đánh giá họ đồng ý, chấp nhận hay lưỡng lự. Bên cạnh đó với trường hợp phải đàm phán giá thuê thì bạn cũng nên biết mình ở vị trí nào để nắm bắt những cơ hội cho mình.

     7. Hãy giữ lập trường vững vàng khi đàm phán

Trong cuộc đàm phán bạn cần hiểu rõ mình ở vị trí nào, nắm bắt được những lợi thế của mình và bất lợi của người cho thuê để đưa ra yêu cầu hợp lý.
Bạn nên linh hoạt trong việc đưa ra các điều kiện nhưng vẫn giữ được mức giá không chênh lệch quá nhiều so với dự định. Muốn làm được như vậy, bạn phải biết nhiều thông tin về đối tác và chuẩn bị kỹ lưỡng trước cuộc đàm phán

     8. Cân nhắc những yêu cầu của người cho thuê đưa ra.

Bạn không nên chỉ chú trọng đến những yêu cầu, mong muốn của mình để nhận được lợi ích tốt nhất cho phía mình mà cũng cần chú ý đến các đề xuất, yêu cầu từ phía cho thuê văn phòng. Vì đây là hành động thể hiện sự tôn trọng đối tác cho thuê, đồng thời không bỏ lỡ cơ hội tốt cho doanh nghiệp mình. Bởi lẽ không hẳn những đề xuất từ bên thuê là bất lợi cho bạn mà trái lại, đôi khi sẽ đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp của bạn nhiều hơn bạn nghĩ. Đó có thể là các vấn đề về giá thuê trọn gói chi phí điện, nước, dịch vụ vệ sinh… hay giá thuê được chi trả với chi phí thấp hơn khi thanh toán và ký hợp đồng dài hạn… Bạn có thể lắng nghe và cân nhắc thật kỹ việc đồng thuận hay khước từ các đề xuất này.
Bạn nên biết cân nhắc những đề nghị của người cho thuê khi giao văn phòng. Nhất là giá cả văn phòng đã bao gồm tiền điện, nước, thuế, bảo hiểm.
Trên đây là 8 yếu tố quan trọng bạn có thể tham khảo để có thể đàm phán thuê được một văn phòng phù hợp. Nếu cần hỗ trợ thêm thông tin về các văn phòng cho thuê trọn gói, văn phòng cho thuê có sẵn nội thất – thiết kế theo yêu cầu miễn phí, văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ khu tại Hà Nội, bạn hãy liên hệ với chúng tôi theo hotline: 0985.575.185 để được tư vấn chi tiết.
Chúc bạn sớm tìm được văn phòng ưng ý với chi phí phù hợp nhất.

CCB OFFICE – ĐƠN VỊ TƯ VẤN DỊCH VỤ CHO THUÊ VĂN PHÒNG MIỄN PHÍ TẠI HÀ NỘI

CCB Office trở thành đối tác của 500+ tòa nhà trên toàn thành phố Hà Nội. Vì vậy, chúng tôi sẽ giúp khách hàng tìm kiếm mặt bằng một cách nhanh chóng, cung cấp các thông tin đầy đủ và chính xác nhất để từ đó khách hàng có một cách nhìn tổng quan để đánh giá lựa chọn ra vị trí phù hợp nhất với mình. Bởi chúng tôi hiểu được ưu nhược điểm của từng tòa nhà, nên chúng tôi sẽ giúp khách hàng có được những thông tin hữu ích trong việc quyết định mặt bằng thuê. CCB Office miễn phí toàn bộ chi phí tư vấn cho khách hàng.
Liên hệ ngay CCB Office để nhận báo giá thuê và diện tích trống văn phòng tại các tòa nhà.

• Website: https://ccboffice.vn/
• Hotline  : 0985.575.185
• Địa chỉ  : Tầng 11, tòa nhà Việt Á, số 09 Phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội