KPI là gì? Xây dựng KPI hiệu quả trong doanh nghiệp
KPI là cụm từ thường được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp, công ty, biểu thị lượng công việc và mục tiêu cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định. Vậy KPI là gì? Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu một cách chi tiết nhất tất tần tật các vấn đề liên quan đến thuật ngữ này.
KPI LÀ GÌ?
KPI được viết tắt từ tên tiếng anh Key Performance Indicator.Là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, phản ánh mức độ hoàn thành mục tiêu của cá nhân, bộ phận hoặc toàn doanh nghiệp. KPI thường được biểu thị dưới dạng con số hay dưới dạng định tính. Ví dụ như số lượng sản phẩm cần bán ra trong 1 ngày hay 1 tuần hay 1 tháng là bao nhiêu, mỗi ngày có lượt truy cập website là bao nhiêu,…
Hiện tại, KPI được áp dụng nhiều cho các mục đích chính như là: quản lý công việc cho một công ty, một hệ thống, cá nhân sử dụng để quản lý công việc của chính minh.
CHỈ TIÊU KPI LÀ GÌ
Chỉ tiêu KPI là những chỉ tiêu mỗi tuần, mỗi tháng mà công ty, doanh nghiệp giao cho mỗi phòng ban, mỗi cá nhân.Mỗi phòng ban, mỗi cá nhân sẽ được giao một chỉ tiêu KPI khác nhau phù hợp với từng lĩnh vực, chuyên ngành.
HỆ SỐ KPI
Hệ số KPI chính là mức điểm số mà nhân viên đạt được sau khi hoàn thành chỉ tiêu KPI. Tùy vào mỗi công ty sẽ phân chia hệ số KPI khác nhau.
LƯƠNG KPI
Lương KPI là trả lương theo hiệu suất, hiệu quả công việc của mỗi nhân viên. Việc này cũng đồng nghĩa với việc nhân viên càng chăm chỉ, càng làm đạt chỉ tiêu, vượt chỉ tiêu thì sẽ càng nhận được mức lương cao
Với việc trả lương theo KPI sẽ đảm bảo được tính công bằng giữa các nhân viên,giúp nhân viên chủ động hơn trong công việc.Trả lương KPI như vậy sẽ vừa có lợi cho công ty, doanh nghiệp mà cũng vừa có lợi cho nhân viên.
THƯỞNG KPI
Đây là hình thức nhằm khen ngợi, khích lệ nhân viên đó đã làm tốt công việc được giao hoặc thậm chí là tốt hơn những gì đã đề ra. Ngoài mức lương chính theo KPI thì nhân viên còn được thưởng thêm một món đồ có giá trị hoặc một khoản tiền mặt tùy theo mức mà công ty quy định.
MỘT SỐ MẪU KPI CHO CÁC VỊ TRÍ,PHÒNG BAN TRONG DOANH NGHIỆP
MẪU KPI CHO PHÒNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ
- Số lượng CV
- Chi phí tuyển dụng trung bình trên mỗi CV
- Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu trên tổng số CV
- Số lượng nhân viên mới
- Chi phí tuyển dụng trung bình trên mỗi nhân viên mới
- Chi phí đào tạo trung bình trên mỗi nhân viên mới
- Thời gian trung bình từ khi ứng viên gửi CV tới khi nhận việc
- Chỉ số hiệu quả quảng cáo tuyển dụng
- Chỉ số hiệu quả từng nguồn tuyển dụng
- Độ dài vòng đời nhân viên
- Độ tuổi trung bình của nhân viên
- Tỷ lệ mức độ vi phạm nội quy
- …
MẪU KPI CHO BỘ PHẬN MARKETING
- Tổng chi phí marketing
- Tỷ lệ chi phí marketing trên doanh thu
- Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư
- Số lượng khách hàng tiềm năng (Lead, MQL, SQL)
- Tỷ lệ chuyển đổi từ traffic sang khách hàng tiềm năng
- Chi phí trên mỗi khách hàng tiềm năng
- Số lượng người theo dõi trên kênh mạng xã hội
- Số lượng content mới trong tháng
- Lượng tương tác trên mỗi bài viết
- Xếp hạng từ khóa trên Google tìm kiếm
- Tỷ lệ giữ chân khách hàng tại website
- Tỷ lệ phần trăm của nhãn hiệu/thương hiệu của sản phẩm so với các nhãn hiệu khác cùng loại (Online Share of Voice – OSOV)
- …
MẪU KPI CHO BỘ PHẬN BÁN HÀNG
- Doanh thu
- Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu
- Số lượng đơn hàng
- Giá trị trung bình của một đơn hàng mới
- Tỷ lệ chuyển đổi trung bình từ Lead thành đơn hàng
- Thời gian chuyển đổi trung bình từ Lead thành đơn hàng
- Tỷ lệ huỷ đơn hàng
- Số lượng cold call/ meeting/ demo đã thực hiện
- Tỷ lệ khách hàng up-sale/ cross-sale
- Doanh thu ghi nhận từ up-sale/ cross-sale
- Thời gian trung bình trả lời khách liên lạc
- Chỉ số hài lòng của khách hàng
- …
XÂY DỰNG KPI HIỆU QUẢ TRONG DOANH NGHIỆP
Sau khi đã hiểu rõ được về KPI là gì thì bạn cần phải biết được cách xây dựng KPI đối với từng lĩnh vực, phòng ban của công ty sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Nếu như công ty, doanh nghiệp của bạn đảm bảo được tất cả các tiêu chí sau đây thì chắc hẳn rằng kết quả đạt được khi xây dựng KPI sẽ rất cao đó:
- Specific: Cụ thể
- Measurable: Đo lường được
- Achievable: Có thể đạt được
- Realistics:Thực tế
- Timly: Thời hạn cụ thể
Bạn có thể tham khảo các bước xây dựng KPI chuẩn chuyên nghiệp để áp dụng cho doanh nghiệp của mình.
BƯỚC 1: XÁC ĐỊNH ĐỐI TƯỢNG XÂY DỰNG KPI
Đối tượng xây dựng KPI phải là người hiểu rõ về tiềm năng, thế mạnh tổng quan nhất của tất cả mọi người trong công ty.Có 2 phương pháp chính để xác định đối tượng xây dựng KPI:
- Phương pháp 1: Các bộ phận/phòng ban chức năng tự xây dựng hệ thống KPI cho các vị trí trong bộ phận/phòng ban mình
- Phương pháp 2: Bộ phận nhân sự, đội ngũ quản lý cấp cao sẽ đưa ra bộ KPI cho phòng/ban/bộ phận
BƯỚC 2: XÁC ĐỊNH NHIỆM VỤ, CHỨC NĂNG CỦA TỪNG PHÒNG BAN
Trong một công ty thì sẽ được chia ra thành nhiều các bộ phận, phòng ban đảm nhiệm các công việc riêng biệt khác nhau. Chẳng hạn như là phòng thiết kế thì sẽ đảm nhiệm thiết kế sản phẩm, phòng marketing sẽ đảm nhiệm đưa sản phẩm tiếp cận với khách hàng,..
BƯỚC 3: XÁC ĐỊNH CÁC CHỈ SỐ KPI
Yếu tố quan trọng nhất khi xây dựng các chỉ số KPI là việc phải đảm bảo chúng được gắn bó chặt chẽ với những mục tiêu cụ thể của phòng ban, doanh nghiệp.
Sau khi đã thống nhất được KPI với phần mục tiêu của phòng ban, doanh nghiệp, bước tiếp theo, bạn cần ứng dụng những tiêu chí SMART để đánh giá từng chỉ số thực hiện công việc.Các chỉ số hiệu suất được chọn làm KPIs sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, hoạt động cụ thể của nhân viên và KPIs chung của phòng ban.
BƯỚC 4:ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ HOÀN THÀNH KPI
Các KPI đã được xác định dựa trên tiêu chí có thể đo lường, nên chắc chắn đã có phương pháp đánh giá cụ thể cho từng mục KPI. Nhìn chung, mọi đầu công việc, KPI đều có thể phân chia về 3 nhóm chính như sau:
-Nhóm A: tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung.
-Nhóm B: tốn ít thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung HOẶC/VÀ tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung.
-Nhóm C: tốn ít thời gian, ảnh hưởng ít.
Mỗi nhóm KPI này sẽ có trọng số khác nhau, tùy thuộc vào mức độ quan trọng của chúng, chẳng hạn như: A: 50%; B: 30% và C: 20%
BƯỚC 5: CÂN NHẮC MỨC ĐỘ LƯƠNG THƯỞNG VS KPI
Với mỗi mức độ hoàn thành KPI, người xây dựng hệ thống KPI sẽ xác định một mức lương thưởng nhất định. Chính sách này có thể được quy định từ trước bởi các cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp, của quản lý cấp cao nhất trong phòng ban, người xây dựng hệ thống KPI hoặc do chính các nhân viên tự thống nhất với nhau.
BƯỚC 6: ĐIỀU CHỈNH VÀ TỐI ƯU KPI
Sau thời gian thực hiện, người quản lý sẽ nhận được bảng tổng hợp kết quả mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng cá nhân, phòng ban và tiến hành đánh giá và theo dõi, điều chỉnh theo thời gian.
Trên đây là toàn bộ những thông tin chi tiết nhất xoay quanh câu hỏi KPI là gì mà chúng tôi muốn chia sẻ đến cho bạn. Hy vọng rằng với bài viết này bạn sẽ hiểu rõ hơn về KPI là gì cũng như nắm được các quy trình xây dựng chỉ số KPI. Mọi thông tin thắc mắc vui lòng liên hệ với chúng tôi qua:
- Website: https://ccboffice.vn/
- Hotline : 0985.575.185
- Địa chỉ : Tầng 11, tòa nhà Việt Á, số 09 Phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội