KINH NGHIỆM THUÊ VĂN PHÒNG GIÁ RẺ TỪ A –Z TẠI HÀ NỘI

Nếu bạn chịu trách nhiệm tìm kiếm và thuê văn phòng cho doanh nghiệp, hẳn bạn sẽ rất bối rối chưa biết nên bắt đầu từ đâu và tìm kiếm văn phòng như thế nào. Một số bạn sẽ nhờ bạn bè giới thiệu, một số khác sẽ đăng vào các hội nhóm cho thuê trên zalo hay facebook,..Tuy nhiên, việc này sẽ mất rất nhiều thời gian của bạn, hơn nữa còn có nguy cơ gặp phải những bên bất động sản không uy tín.
Bạn có ý định sẽ nhờ qua một bên trung gian để thuê văn phòng nhưng chưa biết đơn vị nào uy tín, có mất nhiều chi phí hay không. Văn phòng không chỉ đơn thuần là nơi làm việc nữa  mà nó còn là nơi để doanh nghiệp khẳng định vị thế . Do đó, việc thuê văn phòng cần phải xem xét kỹ càng các tiêu chí từ vị trí địa lý, không gian làm việc, giá cả, cho đến các dịch vụ tiện ích đi kèm, … Tùy theo mục đích sử dụng, ngân sách thuê mà mỗi doanh nghiệp sẽ cân nhắc lựa chọn cho mình những tiêu chí phù hợp nhất. Vậy làm thế nào để có thể tìm được một văn phòng cho thuê với mức giá hợp lý, vị trí phù hợp với nhu cầu sử dụng và tránh “tiền mất tật mang”. Bài viết dưới đây CCB OFFICE sẽ chia sẻ cho các một số kinh nghiệm thuê văn phòng giá rẻ tại Hà Nội nhé!

MỘT SỐ LOẠI HÌNH CHO THUÊ VĂN PHÒNG TRÊN THỊ TRƯỜNG HIỆN NAY

Thị trường Hà Nội hiện nay có 3 loại hình cho thuê văn phòng chính. Chính vì vậy, các bạn hãy tìm hiểu cả 3 loại hình cho thuê thật kỹ để có thể đưa ra được quyết định phù hợp với doanh nghiệp mình nhé

1, Văn phòng truyền thống

Là loại hình văn phòng được rất nhiều doanh nghiệp ưa chuộng đặc biệt là các doanh nghiệp lớn. Văn phòng truyền thống có đặc điểm mặt sàn khá rộng, cơ sở hạ tầng mà tòa nhà trang bị khá hiện đại, doanh nghiệp thoải mái thi công, setup lại và trang trí sử sang văn phòng theo cách của riêng mình. Vì là mô hình văn phòng tự chủ nên sẽ tốn các chi phí phát sinh như tiền điện nước, chi phí sửa sang, phí dịch vụ, nâng cấp, … nên mô hình văn phòng này thường phù hợp với các doanh nghiệp lớn, đã ổn định. Các doanh nghiệp bé, nhân sự ít, Start-up nên cân nhắc khi thuê mô hình này.
Các tòa nhà văn phòng tập trung ở các quận như: Hoàn Kiếm, Hai Bà Trưng, Đống Đa, Ba Đình, Cầu Giấy, Thanh Xuân, Nam Từ Liêm,… với các hạng tòa nhà và các mức giá đa dạng khác nhau. Khách hàng có thể tham khảo tại đây.

2, Văn phòng chia sẻ

Văn phòng chia sẻ hay còn được nhắc đến với cái tên Coworking space. Đây là hình thức văn phòng thuê mà các nhân viên của nhiều doanh nghiệp sẽ cùng ngồi làm việc dưới một không gian chung. Ưu điểm của mô hình này là giá thuê vừa phải, không phát sinh thêm chi phí điện nước, internet,…Tuy nhiên vì là không gian chung nên sẽ hạn chế việc set up văn phòng theo nhu cầu cũng như hạn chế không gian sử dụng của doanh nghiệp. Mô hình này còn cho thuê đa dạng hơn với chỗ ngồi cho thuê theo giờ, ngày, tháng.. tùy vào nhu cầu của khách hàng nhưng vẫn đảm bảo tiện nghi sử dụng. Mô hình văn phòng chia sẻ này sẽ phù hợp hơn với doanh nghiệp có quy mô nhân sự bé, chưa ổn định tài chính hay là doanh nghiệp start – up.

3, Văn phòng ảo

Là một loại văn phòng cung cấp địa chỉ cho doanh nghiệp đăng ký kinh doanh mà không cần đến diện tích sử dụng. Dịch vụ này hỗ trợ doanh nghiệp nhận thư từ, bưu phẩm, tổ chức các cuộc họp, văn bản tiếp khách. Các doanh nghiệp không cần phải đến làm việc trực tiếp mà có thể làm online tại nhà hoặc làm tại bất kỳ địa điểm nào khác. Với mô hình này giúp tiết kiệm đáng kể về mặt chi phí so với việc thuê văn phòng truyền thống và hoàn toàn hợp pháp.

Đây là một sự lựa chọn khá phù hợp dành cho các cá nhân, doanh nghiệp có quy mô nhỏ hay start – up.
Có thể thấy, mỗi một loại hình doanh nghiệp có sẽ có những ưu và nhược điểm khác nhau và mỗi một loại hình sẽ phù hợp với nhu càu khác nhau của khách hàng. Chính vì vậy, hãy cân nhắc thật kỹ trước khi thuê để tìm được văn phòng phù hợp nhất với chi phí hợp lý nhất nhé.

CÁC BƯỚC THUÊ VĂN PHÒNG CHUYÊN NGHIỆP

Sau khi đã xác định được nhu cầu và mục đích sử dụng thì chúng ta cùng xác lập các bước thuê văn phòng

Bước 1: Xác lập thông tin

Một số thông tin cơ bản cần xác lập khi thuê văn phòng như:

• Thông tin thiết yếu: Vị trí địa lý, ngân sách tiền thuê, giá thuê.
• Cơ sở hạ tầng tại tòa nhà thuê : Các hệ thống điện, điều hòa, Hệ thống thang máy (nhất là giwof cao điểm), hầm gửi xe.
• Thời gian: Thời gian ngừng hợp đồng thuê địa điểm hiện tại, thời gian dự kiến thuê tại địa điểm mới.
• Thông tin khác: Tiện ích xung quanh, tòa nhà hạng gì, Việc tăng giảm nhân sự trong tương lai

Bước 2: Nhìn nhận thực tế

Sau khi cảm thấy hài lòng với một số địa điểm thuê văn phòng thông qua hình ảnh, hãy tiến hành đến xem trực tiếp để có thể có cái nhìn thực tế hơn về tòa nhà, hạ tầng, diện tích thuê, cách bố trí văn phòng và các dịch vụ tiện ích đi kèm. Từ đấy có thể đưa ra được nhận xét về các địa điểm đấy với nhu cầu của mình.

Bước 3: Thương lượng và đưa ra quyết định

Đây là bước cuối cùng và cũng có thể nói là bước quan trọng nhất sau khi quyết định được một địa điểm phù hợp. Hãy thương lượng giá cả và xác định rõ các hạng mục trong văn bản hợp đồng thuê giữa hai bên  để xác định lại một lần nữa các tiện ích nhận được, chính sách cho thuê, giá thuê, chi phí cọc,…để tránh các rủi ro không đáng có xảy ra tranh chấp sau này.

MÁCH BẠN MỘT SỐ TIÊU CHÍ CẦN PHẢI CHÚ Ý KHI THUÊ VĂN PHÒNG TẠI HÀ NỘI

Trong quá trình đi thuê văn phòng, bên cạnh những nhu cầu đã được đề ra bạn cũng cần phải lưu ý đến một số tiêu chí nhất định không thể thiếu để có thể dễ dàng tìm được văn phòng phù hợp nhất.

1,Giao thông, tiện ích tại địa điểm thuê

Giao thông, tiện ích là một trong những yếu tố hàng đầu và quyết định việc nên hay không nên thuê văn phòng tại đấy. Các yếu tổ liên quan như: đặc điểm của khu vực; hệ thống giao thông, đường 1 chiều hay 2 chiều, có dự án giao thông để mở rộng đường hay không, các khu đường sắt trên cao, phương tiện công cộng qua lại; các dịch vụ vui chơi giải trí; các tiện ích xung quanh như nhà hàng, cafe hay phòng giao dịch Ngân hàng, …
Các bạn không nên thuê văn phòng tại những địa chỉ ngõ ngách quá sâu, quá xa trung tâm thành phố gây trở ngại cho việc di chuyển gặp đối tác,..hay những địa chỉ thuê không có nhà hàng, café, ngân hàng lân cận. Một số khu vực tổ hợp nhiều văn phòng thuê như: Thanh Xuân, Hà Đông, Bắc Từ Liêm, Nam Từ Liêm, Cầu Giấy, Láng Hạ, … Đây là những khu vực tập trung nhiều các tòa nhà lớn, giao thông thuận tiện và nhiều dịch vụ tiện ích nhằm đáp ứng các nhu cầu đi lại và tiêu dùng của khách hàng.

2,Chi phí thuê

Bên cạnh vị trí đắc địa và tiện ích đồng bộ thì chí phí cũng là một vấn đề đáng được quan tâm hàng đầu. Nếu doanh nghiệp xác định được chi phí thuê phù hợp với ngân sách thuê trong một khoảng thời gian ( ít nhất là thời gian tối thiểu của hợp đồng thuê) thì sẽ giảm thiểu được các rủi ro về sau. Do đó, Bạn nên có kế hoạch về chi phí thuê trong một khoảng thời gian nhất định.

• Chi phí cố định

Chi phí cố định là tiền thuê văn phòng + phí dịch vụ và thuế VAT. Đa phần các doanh nghiệp sẽ tính tiền thuêvăn phòng theo m2 và giá cả sẽ khác nhau tùy theo từng vị trí địa lý hay không gian của văn phòng. Phí thuê sẽ tính theo tháng, quý hoặc năm tùy thuộc vào sự thương lượng ban đầu giữa hai bên.
Phí dịch vụ là khoản chi phí kháchhàng  phải trả cho các dịch vụ mà tòa nhà cung cấp bao gồm: vệ sinh, nước trong khu wc, nước uống,  lễ tân, an ninh, thang máy, hệ thống chiếu sáng, hệ thống điều hòa, …

• Chi phí biến đổi theo thực tế sử dụng

Chi phí biến đổi bao gồm tiền điện điều hòa, tiền điện chiếu sáng trong phòng và phí đỗ xe ô tô, xe máy. Chi phí tiền điện điều hòa và chiếu sáng sẽ được tính thực tế sử dụng theo công tơ điện đối với văn phòng truyền thống. Đối với văn phòng chia sẻ thì đa phần chi phí thuê đã gồm tiền điện, nước. Chi phí đỗ xe tùy thuộc vào nhu cầu gửi xe, đối với diện tích lớn tòa nhà sẽ có chính sách miễn phí gửi xe – số lượng phụ thuộc diện tích thuê.

• Chi phí phát sinh

Đây là khoản phí linh hoạt mà khách hàng sẽ phải trả thêm như: làm thêm ngoài giờ, nhân sự nhiều hơn chính sách cho phép,… Hãy thương lượng ngay từ đầu để giảm thiểu chí phí phát sinh về sau.

• Chi phí rủi ro

 Đây là chi phí được phát sinh trong trường hợp sau khi hết hợp đồng liên quán đến các vấn đề về hao mòn tài sản, xây dựng, cải tạo cơ sở vật chất thì khách hàng sẽ phải bỏ chi phí để hoàn trả mặt bằng như thời điểm ban đầu. Bên cạnh đó, khách hàng cũng cần tính toán đến các rủi ro nếu đơn phương chấm dứt hợp đồng trước thời hạn,…

3, Bảo vệ, an ninh

Bảo vệ, an ninh là vấn đề không thể thiếu cho một tòa nhà văn phòng cho thuê giúp doanh nghiệp yên tâm hôạt động và phát triển. Theo đó, đội ngũ an ninh tòa nhà cần luôn phải túc trực, hệ thống báo cháy, chữa cháy phải được trang bị đầy đủ, khu lễ tân phục vụ trong suốt giờ hành chính, khu vực trông giữ xe được lắp đặt hệ thống theo dõi camera 24/24 đảm bảo sự an toàn và văn minh.

4, Hợp đồng cho thuê

Các vấn đề mà bạn cần phải xác định rõ trong hợp đồng giữa hai bên như: Giá thuê; diện tích thuê; số tiền đặt cọc và thời gian đặt cọc; thời hạn hợp đồng; mức tăng, giảm giá có thể xảy ra sau 1 năm (thường không quá 10%); thời gian thanh toán. Ngoài ra còn yếu tố quan trọng liên quan đến chi phí là thời gian cần phải báo trước và số tiền được đền bù nếu một bên đơn phương chấm chứt hợp đồng.
Theo đó, mỗi một điều khoản cần được ghi rõ ràng và có sự trao đổi giữa hai bên để đi đến thống nhất, tránh trường hợp “Bút sa gà chết” gây rủi ro cho sau này.

GỢI Ý CHO BẠN MỘT SỐ ĐỊA ĐIỂM THUÊ VĂN PHÒNG TẠI CCB OFICE HÀ NỘI

Hiện nay CCB OFICE đang sở hữu các văn phòng cho thuê vô cùng hiện đại và chuyên nghiệp, phù hợp với mọi nhu cầu của doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn, có thể kể đến:

• Văn phòng truyền thống

CCB OFFICE số 25 phố thọ tháp, là một tòa nhà văn phòng cho thuê với 8 tầng riêng biệt . Diện tích cho thuê linh hoạt từ 10 – 100m2 với giá thuê chỉ từ 3 triệu đồng/ tháng. Bên cạnh đó, CCB OFFICE Thọ Tháp còn hỗ trợ khách hàng set up nội thất ban đầu theo số lượng nhân sự giúp khách hàng giảm thiểu chi phí ban đầu.

• Văn phòng chia sẻ

Sở hữu mô hình Coworking Space tại tầng 11 tòa nhà Việt Á, số 09 phố Duy Tân, quận Cầu Giấy. Với chi phí thuê đã gồm phí điện, nước, dịch vụ chỉ từ 4,5 triệu với diện tích linh hoạt từ 10 – 50m2. Đúng với phương châm: khách hàng chỉ việc mang người và máy tính đến làm việc” khi nội thất đã được set up phù hợp với quy mô nhân sự của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, với vị trí đắc địa tại khu phố văn phòng sầm uất Duy Tân, khách thuê sẽ được thừa hưởng những tiện ích đi kèm nổi bật.

• Văn phòng ảo

CCB OFFICE hiện đang cho thuê đê đặt địa chỉ đăng ký kinh doanh tại cả hai cơ sở với chi phí thuê chỉ từ 600 nghìn/ tháng. Lễ tân sẽ hỗ trợ nhận và chuyển thư, bưu phẩm nhiệt tình, ngoài ra còn có không gian để tiếp khách, họp và tổ chức hội thảo,..

• Tư vấn văn phòng cho thuê

Bên cạnh văn phòng truyền thống, văn phòng trọn gói hay văn phòng ảo, CCB OFFICE còn hỗ trợ tư vấn văn phòng thuê miễn phí đối với các cá nhân và doanh nghiệp tại tất cả các tòa nhà trên địa bàn thành phố Hà Nội.

CCB Office trở thành đối tác của 500+ tòa nhà trên toàn thành phố Hà Nội. Vì vậy, chúng tôi sẽ giúp khách hàng tìm kiếm mặt bằng một cách nhanh chóng, cung cấp các thông tin đầy đủ và chính xác nhất để từ đó khách hàng có một cách nhìn tổng quan để đánh giá lựa chọn ra vị trí phù hợp nhất với mình. Bởi chúng tôi hiểu được ưu nhược điểm của từng tòa nhà, nên chúng tôi sẽ giúp khách hàng có được những thông tin hữu ích trong việc quyết định mặt bằng thuê. CCB Office miễn phí toàn bộ chi phí tư vấn cho khách hàng.
Liên hệ ngay CCB Office để nhận báo giá thuê và diện tích trống văn phòng tại các tòa nhà.

• Website: https://ccboffice.vn/
• Hotline  : 0985.575.185
• Địa chỉ  : Tầng 11, tòa nhà Việt Á, số 09 Phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội

Trên đây là các bước cơ bản để mỗi một cá nhân hay doanh nghiệp có thể nắm được và lên kế hoạch thuê văn phòng một cách hiệu quả. Hy vọng bài viết bổ ích và mỗi một doanh nghiệp có nhu cầu thuê có thể đưa ra được địa điểm thuê phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách thuê để tránh tối đa các rủi ro có thể gặp sau này.