CÔNG VĂN LÀ GÌ ? CÁC MẪU CÔNG VĂN PHỔ BIẾN TRONG VĂN PHÒNG
Đối với mỗi công ty, doanh nghiệp, công văn là một văn kiện rất phổ biến. Công văn được sử dụng vào rất nhiều mục đích khác nhau như giải trình, gửi thuế, đòi nợ,… Vậy công văn là gì và những mẫu công văn phổ biến trong văn phòng là gì? Hãy cùng CCB Office tìm hiểu hiểu về công văn và những mẫu công văn phổ biến nhất cho các doanh nghiệp trong bài viết sau nhé!
CÔNG VĂN LÀ GÌ?
Công văn là một loại văn bản hành chính được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Công văn là công cụ giao tiếp giữa các phòng ban trong văn phòng.
Mỗi công văn thông thường chỉ chứa đựng một chủ đề, được nêu rõ ràng, thuần nhất sự vụ và trình bày ngắn gọn sức tích nhất. Ngôn từ trong công văn thường là ngôn từ lịch sự và trang trọng, nghiêm túc, có tính thuyết phục cao. Thể thức của công văn cũng phải đúng quy định.
Vậy hiện nay có những loại công văn nào phổ biến? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay sau đây.
CÓ NHỮNG LOẠI CÔNG VĂN NÀO?
Công văn hướng dẫn:
Là Công văn có nội dung hướng dẫn thực hiện một vấn đề nào đó còn chưa rõ ràng hoặc hướng dẫn về nội dung chưa được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật, văn bản nội bộ.
Công văn chỉ đạo:
Là loại Công văn do cấp trên ban hành nhằm thông tin cho cơ quan, bộ phận cấp dưới về các công việc cần triển khai, thực hiện.
Công văn đôn đốc, nhắc nhở:
Là loại Công văn do cấp trên ban hành nhằm nhắc nhở, chấn chỉnh cấp dưới thực hiện các hoạt động, công việc đã được yêu cầu thực hiện trước đó.
Công văn xin ý kiến:
Là Công văn của cấp dưới gửi cho cấp trên yêu cầu hướng dẫn hoặc cho ý kiến chỉ đạo thực hiện một hoặc một số công việc nhất định.
Công văn giải thích:
Là loại Công văn dùng để giải thích nội dung của các văn bản khác về việc thực hiện một công việc nào đó mà cá nhân, tổ chức chưa hiểu chưa rõ.
CÁCH SOẠN THẢO MỘT SỐ CÔNG VĂN PHỔ BIẾN
Yêu cầu khi soạn thảo công văn
Khi soạn thảo công văn cần phải đảm bảo câu chữ ngắn gọn, súc tích, văn phong nghiêm túc, lịch sự và đảm bảo tính thuyết phục cao; mỗi công văn chứa một chủ đề duy nhất, rõ ràng,…
Hình thức của Công văn
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thể thức của Công văn cần có các thành phần sau:
– Quốc hiệu, Tiêu ngữ;
– Tên cơ quan, tổ chức ban hành Công văn;
– Số, ký hiệu Công văn;
– Địa danh, thời gian ban hành Công văn;
– Tên loại, trích yếu nội dung Công văn;
– Nội dung Công văn;
– Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền;
– Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức;
– Nơi nhận.
Lưu ý:
– Ký hiệu Công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh ban hành và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo/lĩnh vực được giải quyết.
– Trích yếu nội dung của Công văn trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 12 – 13, kiểu chữ đứng; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu Công văn, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.
– Nơi nhận Công văn:
+ Gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;
+ Phần “Nơi nhận” phía dưới là từ “Như trên”, tiếp sau đó là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác được nhận văn bản.
CÁC MẪU CÔNG VĂN PHỔ BIẾN TRONG VĂN PHÒNG
Mẫu công văn đề nghị thanh toán
Mẫu công văn đề nghị thanh toán hay công văn yêu cầu thanh toán, giấy thanh toán là văn bản sử dụng khá nhiều trong các doanh nghiệp, yêu cầu thanh toán một khoản chi phí nào đó.
Đối với doanh nghiệp, công văn đề nghị thanh toán thường là từ nhân viên yêu cầu doanh nghiệp chi trả khoản phí phát sinh cho những hạng mục khác nhau như chi phí marketing, chi phí văn phòng phẩm, chi phí văn phòng, thanh toán cho cộng tác viên…
Mẫu công văn giải trình
Mẫu công văn giải trình thường phải nêu rõ những thông tin của doanh nghiệp, nội dung giải trình… Mời bạn có thể tham khảo mẫu công văn giải trình dưới đây.
Mẫu công văn đòi nợ
Công văn đòi nợ là mẫu văn bản được lập ra để ghi chép về việc đòi nợ. Mẫu công văn này cần phải nêu rõ thông tin của bên đòi nợ, bên nợ…Công văn này cần phải có đầy đủ thông tin và đảm bảo thông tin chính xác. Dưới đây là mẫu công văn đòi nợ mà quý khách có thể tham khảo.
Mẫu công văn gửi thuế
Trong công việc văn phòng hàng ngày, đôi khi các kế toán phải sử dụng mẫu công văn gửi thuế và bảo hiểm khác nhau. Công văn gửi thuế bao gồm công văn giải trình kê khai thuế, công văn gộp báo cáo tài chính, công văn giải trình bị treo tiền bảo hiểm, công văn giải trình bảo hiểm, công văn xác nhận không nợ thuế… Mỗi công văn lại có một mẫu riêng và phải đảm bảo sự chính xác, rõ ràng, không bị lỗi font và sai chính tả.
Mẫu công văn phúc đáp
Công văn phúc đáp là văn bản được cá nhân, tổ chức sử dụng để trả lời phúc đáp. Mẫu công văn này cần phải nêu rõ nội dung trả lời, thông tin cơ quan trả lời… Dưới đây là mẫu công văn phúc đáp mà bạn có thể tham khảo.
Qua bài viết này, CCB Office đã tổng hợp một số điều về công văn là gì. Cũng như gửi tới các bạn những mẫu công văn phổ biến nhất hiện nay. Mong rằng bài viết sẽ giúp ích được tới bạn khi cần tới một mẫu công văn cho doanh nghiệp. Chúc các bạn thành công!Mọi chi tiết vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và giải đáp:
- Website: https://ccboffice.vn/
- Hotline : 0985.575.185
- Địa chỉ : Tầng 11, tòa nhà Việt Á, số 09 Phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội