CÁC KỸ NĂNG TIN HỌC VĂN PHÒNG CƠ BẢN
Tin học văn phòng là một lĩnh vực, các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản quen thuộc mà mỗi người chúng ta cần có và thành thạo trong cuộc sống hiện nay. Tin học văn phòng không chỉ được sử dụng trong công việc mà còn có thể giải trí, thể hiện sự chuyên nghiệp, sáng tạo của cá nhân hay tổ chức và tiết kiệm thời gian hiệu quả.
Tin học văn phòng cơ bản có những kỹ năng cơ bản như: Khả năng đánh máy, soạn thảo văn bản, nhập dữ liệu, giải nén file,…Sử dụng thành thạo các tính năng, hệ điều hành window, các ứng dụng như tin học văn phòng Excel, Word, Powerpoint,…Sử dụng Internet để tìm kiếm thông tin, nghe nhạc, xem phim, làm việc,…
VAI TRÒ CỦA TIN HỌC VĂN PHÒNG
- Tin học văn phòng giúp con người khai thác thông tin nhanh, hiệu quả hơn, quản lý số lượng lớn dữ liệu mà không tốn nhiều chi phí, cơ sở vật chất.
- Giúp con người nâng cao hiểu biết, nhận thức thế giới quan, đóng góp vào sự phát triển kinh tế, nâng cao hiệu quả làm việc nhanh chóng, thuận tiện hơn nhờ các thuật toán, giảm bớt sự mệt mỏi, căng thẳng.
- Sự phát triển của tin học làm thay đổi nhận thức của con người và cách tổ chức, quản lý các hoạt động xã hội, các lĩnh vực khoa học công nghệ, khoa học xã hội. Ngày nay, tin học và máy tính đã thực sự trở thành động lực và lực lượng sản xuất, góp phần phát triển kinh tế – xã hội.
KỸ NĂNG WORD TRONG TIN HỌC VĂN PHÒNG
Kỹ năng sử dụng Word để soạn thảo văn bản, xử lý, chỉnh sửa các văn bản, tài liệu,… chuyên nghiệp hơn. Word hỗ trợ tốt trong việc học tập, viết bài nghiên cứu, tiểu luận, làm báo cáo, hợp đồng,…
Word là công cụ soạn thảo văn bản phổ biến nhất, nó cho phép người dùng tạo văn bản, trình bày trang trí về phông chữ, màu sắc, đồ họa,…
Bên cạnh nó còn có công cụ kiểm tra chính tả, ngữ pháp với nhiều ngôn ngữ hỗ trợ người dùng. Word có nhiều bản theo các năm cập nhật giúp người dùng tiết kiệm thời gian, tạo nên sự chuyên nghiệp.
Tin học cơ bản của Word gồm những tính năng ứng dụng như:
- Tạo được số trang tự động, tạo mục lục tự động
- Sử dụng chức năng Tab trong word
- Sử dụng bảng để tính toán, lọc, sắp xếp
- Đánh số thứ tự tự động cho bảng tính trong word
- Nhập văn bản, định dạng văn bản bằng các ngôn ngữ khác nhau, lựa chọn font chữ, cỡ chữ, màu chữ,…
- Lập, chèn bảng: có cột, hàng, căn đoạn, tab, chèn thêm dòng, thay đổi đường viền,…
- Chèn hình ảnh, sơ đồ, biểu đồ, hình khối,…
- In: căn chỉnh khổ giấy, lề in, đầu trang, cuối trang, số trang…trộn văn bản, thao tác xóa trang
KỸ NĂNG EXCEL TRONG TIN HỌC VĂN PHÒNG
Kỹ năng tin học văn phòng Excel để tạo lập bảng biểu, tính toán bằng các hàm excel thường dùng trong văn phòng, công thức sắn có, nhanh chóng, tiện lợi.
Excel là công cụ xử lý bảng tính, tạo lập bởi các dòng, cột, để nhập dữ liệu, công thức tính toán. Excel có giao diện tương đối dễ dùng, tính năng ưu việt để thiết lập, xử lý bảng và tính toán theo các hàm excel thường dùng trong văn phòng, công thức đơn giản sẵn có, giúp bạn giải quyết khối lượng công việc khá lớn
Các tính năng cơ bản của tin học văn phòng Excel có thể được ứng dụng trong:
- Tạo bảng tính excel: bảng lương, bảng theo dõi ngày công, theo dõi sản xuất
- Sử dụng các hàm trong excel để thống kê, trích lọc dữ liệu ngay khi cần thiết
- Xây dựng biểu đồ, tính toán, báo cáo thu chi, hàng hóa,…
- Bảng báo cáo đánh giá công việc, KPIs hàng tuần
- Tạo định dạng bảng tính dữ liệu: định dạng số, bảng, xóa cột, hàng,…
- Sử dụng các hàm excel thường dùng trong văn phòng thông dụng: If, Vlookup, Hlookup, Sum, Count,…Lọc dữ liệu, vẽ biểu đồ, tạo link
KỸ NĂNG POWERPOINT TRONG TIN HỌC VĂN PHÒNG
Powerpoint thường dùng để thiết kế, trình chiếu, thuyết trình các nội dung mà người thuyết trình làm trên máy chiếu, tạo sự hấp dẫn, thu hút, chuyên nghiệp. Powerpoint là công cụ trình chiếu văn bản, video, hình ảnh đã soạn. Bạn có thể thực hiện các thao tác để:
- Tạo trang trình chiếu để thuyết trình
- Sử dụng các hiệu ứng, âm thanh, hình ảnh sống động để minh họa trong slide
- Chỉnh sửa, vẽ biểu đồ, hình khối, vẽ Mindmap,…tạo link, sử dụng hiệu ứng trình chiếu, thiết kế, sử dụng slide master, xuất file định dạng PDF.
NHỮNG KỸ NĂNG MỀM CƠ BẢN
Đánh văn bản bằng 10 ngón
Kỹ năng này giúp bạn soạn thảo văn bản nhanh chóng, linh hoạt, những người đã quen và thành thạo thậm chí còn không cần nhìn bàn phím cũng có thể đánh máy. Trong những trường hợp gấp, cần văn bản nhanh chóng, bạn cần ghi chép lại thì kỹ năng này thực sự phát huy được hiệu quả, giúp bạn hoàn thành văn bản chỉ trong thời gian ngắn nhất. Đây cũng sẽ là ấn tượng mà bạn ghi điểm từ lúc phỏng vấn hoặc có được sự tin tưởng từ sếp và đánh giá cao về năng lực và sự chuyên nghiệp của bạn.
Sử dụng các phím tắt trên bàn phím máy tính
Trên bàn phím có những phím tắt hoặc tổ hợp phím tắt sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian để copy, lưu trữ dữ liệu, tìm thông tin, gửi thông tin,…một cách nhanh nhất
Ví dụ như:
Ctrl + C: Sao chép đối tượng đã chọn
Ctrl + X: Cắt (Cut) đối tượng đã chọn
Ctrl + V: Dán (Paste) đối tượng đã chọn
Ctrl + Z: Quay lại thời điểm trước đó (Undo)
Ctrl + A: Chọn tất cả…
Sử dụng Email thành thạo
Email không chỉ là việc nhập văn bản hoặc đính kèm tệp rồi gửi đi mà kỹ năng trình bày trong email cũng khiến bạn trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt đồng nghiệp, sếp, đối tác, khách hàng. Email trong công việc mang tính trang trọng, phổ biến nên bạn cần sử dụng chúng một cách thành thạo.
>>> Bạn có thể tham khảo thêm: Những kỹ năng viêt Email chuyên nghiệp
Bạn cần biết cách cài đặt chữ ký gồm tên, địa chỉ liên hệ, chức vụ, tên công ty; cài đặt chế độ tự động trả lời email, lọc email, đánh dấu ưu tiên các email quan trọng, giải nén file để gửi email…
Kỹ năng này giúp bạn không bỏ lỡ các tin mới, quan trọng trong công việc, giúp hoàn thành công việc hiệu quả hơn.
Sử dụng phần mềm diệt virus
Virus xâm nhập máy tính sẽ đánh cắp hoặc phá hủy những dữ liệu quan trọng được lưu trữ trong ổ cứng máy tính. Bởi vậy bạn cần biết sử dụng các phần mềm diệt virus để quản lý, bảo vệ tốt máy tính cũng như những dữ liệu quan trọng khi làm việc của mình.
Sao lưu dữ liệu
Hiện nay, hầu hết các công ty đều lưu trữ thông tin vào máy tính vì tính bảo mật cao, đồng thời tiết kiệm chi phí, không gian lưu trữ,… Chính vì vậy bạn cần sắp xếp các dữ liệu theo từng file, từng ổ có hệ thống, logic, khoa học để có thể tìm được nhanh chóng phục vụ công việc .
KẾT LUẬN
Kỹ năng tin học văn phòng không chỉ quan trọng đối với người đi làm mà còn rất cần đối với các bạn học sinh, sinh viên. Với những thông tin về tin học văn phòng cơ bản trên,CCB Office hi vọng bạn sẽ có được những định hướng cần thiết khi học và thực hành. Không chỉ vậy, bạn hãy luôn tích cực trau dồi học tin học cơ bản và những kỹ năng mềm giúp bạn thăng tiến trong học tập cũng như sự nghiệp!
CCB Office trở thành đối tác của 500+ tòa nhà trên toàn thành phố Hà Nội. Vì vậy, chúng tôi sẽ giúp khách hàng tìm kiếm mặt bằng một cách nhanh chóng, cung cấp các thông tin đầy đủ và chính xác nhất để từ đó khách hàng có một cách nhìn tổng quan để đánh giá lựa chọn ra vị trí phù hợp nhất với mình. Bởi chúng tôi hiểu được ưu nhược điểm của từng tòa nhà, nên chúng tôi sẽ giúp khách hàng có được những thông tin hữu ích trong việc quyết định mặt bằng thuê. CCB Office miễn phí toàn bộ chi phí tư vấn cho khách hàng.
Liên hệ ngay CCB Office để nhận báo giá thuê và diện tích trống văn phòng tại các tòa nhà.
- Website: https://ccboffice.vn/
- Hotline : 0985.575.185
- Địa chỉ : Tầng 11, tòa nhà Việt Á, số 09 Phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội.