5 VIỆC NÊN LÀM KHI CHUYỂN VĂN PHÒNG MỚI

Trong quá trình hoạt động phát triển kinh doanh của doanh nghiệp thì không tránh khỏi những thay đổi về quy mô nhân sự cũng như định hướng phát triển, điều đấy dẫn đến những thay đổi về địa điểm văn phòng. Chuyển nhà đã khó chuyển văn phòng lại càng khó hơn bởi văn phòng là nơi cả một tập thể, một tổ chức hoạt động để cùng nhau phát triển. Nên việc làm sao để việc chuyển văn phòng diễn ra thuận tiện nhất là điều không hề dễ dàng vì có quá nhiều việc phải lo khiến bạn không biết bắt đầu công việc như thế nào cho hợp lý và khoa học? Chính vì vậy, để quá trình chuyển văn phòng diễn ra thuận lợi, Bạn cần lên kế hoạch trước, phân công công việc cụ thể để mọi người nắm được và sắp xếp công việc một cách chỉn chu nhất. Dưới đây là lời khuyên của CCB Office về những việc nên làm khi chuyển sang văn phòng mới!

LÊN KẾ HOẠCH CHUYỂN VĂN PHÒNG

Bước đầu tiên cũng là bước quan trọng nhất trong quá trình chuyển văn phòng chính là lên kế hoạch tổng quát cho việc chuyển văn phòng. Để làm được điều này bạn cần chắc chắn rằng đã quyết định được địa điểm thuê văn phòng mới. Sau đấy, bạn cần lên  một kế hoạch chi tiết bạn sẽ biết được những công việc cần làm, bố trí đầu công việc cho mỗi nhân sự và lường trước những khó khăn gặp phải trong quá trình chuyển văn phòng để có cách xử lý tốt nhất. Việc chỉ định công việc từ thời điểm đầu cho mỗi cá nhân giúp mỗi nhân viên chủ động hơn trong công việc của mình, tránh chậm trễ thời gian

Một số nội dung cơ bản cần phải có trong bản kế hoạch như:
Nếu văn phòng mới thuê là dạng văn phòng truyền thống thì cần lên kế hoạch:

• Dọn dẹp và sơn lát hoàn chỉnh;
• Cải tạo trần, vách, thảm, hệ thống điều hòa nếu cần
• Lắp đặt thêm hệ thống mạng, điện nếu cần
• Thiết kế và trang trí nội thất;
• Mua sắm bổ sung hoặc thay thế đồ nội thất, trang thiết bị văn phòng;
• Thay đổi địa chỉ trên mọi giấy tờ, biểu mẫu liên quan;
• Thay đổi đăng ký kinh doanh (nếu cần)

Nếu là dạng văn phòng trọn gói
Với dạng văn phòng này thì sẽ tiết kiện rất nhiều thời gian và chi phí cho doanh nghiệp giai đoạn đầu set up văn phòng, vì mô hình này đã được Chủ đầu tư set up sẵn không gian và nội thất cơ bản rồi. Chính vì vậy doanh nghiệp sẽ thiết kế, cải tạo và bổ sung nếu cần theo ý của mình, như:

• Bổ sung nội thất
• Lắp đặt thêm hệ thống mạng, điện nếu cần
• Thiết kế hợp phong thủy, theo ý doanh nghiệp,…

THIẾT LẬP THỜI GIAN CHUYỂN VĂN PHÒNG

• Điều đầu tiên để xác định ngày giờ chuyển văn phòng cần căn cứ vào thời hạn hợp đồng thuê văn phòng cũ hết hạn vào thời gian nào, văn phòng mới đã sẵn sàng để chuyển đến? Hơn thế nữa, chủ doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến yếu tố phong thủy và tuổi tác khi chuyển văn phòng mới để mang lại tài lộc cho doanh nghiệp nên sẽ chọn ngày tốt, giờ tốt để thực hiện.
• Điều quan trọng hơn hết trong kế hoạch chuyển văn phòng và thời gian chuyển không ảnh hưởng đến công việc của mỗi cá nhân và tổ chức. Nên lựa chọn khoảng thời gian cuối tuần để tránh ảnh hưởng đến công việc, hoặc chuyển vào cuối ngày của ngày làm việc thường để tránh trì trệ những công việc quan trọng gây ảnh hưởng đến cả hệ thống.

SẮP XẾP CÁC VẬT DỤNG HỖ TRỢ CHUYỂN VĂN PHÒNG

Sẽ có 2 trường hợp xảy ra trong quá trình chuẩn bị các dụng cụ sẵn sàng cho việc đóng gói đồ đạc và chuyển văn phòng:

Thuê bên vận chuyển trọn gói:

Trường hợp này thì doanh nghiệp có thể chỉ cần cử 1,2 đại diện công ty giám sát quá trình vận chuyển. Những đồ dùng cần thiết có thể nhờ bên vận chuyển trọn gói mua hộ và trả gộp và chi phí vận chuyển.

Nhân viên tự vận chuyển đồ đạc:

Trong trường hơp này thì thùng carton là vật dụng không thể thiếu , một vật dụng hiệu quả cho việc sắp xếp đồ đạc để vận chuyển. Vì đặc điểm chung của văn phòng là rất nhiều hồ sơ, giấy tờ nên cần chuẩn bị số lượng thùng carton đủ cho từng nhân viên, phòng ban, thậm chứ dư để đảm bảo không thiếu hụt trong quá trình đóng gói. Mỗi cá nhân nên tự sắp xếp đồ dùng, giấy tờ của mình tránh bị nhầm lẫn khi vận chuyển. Nên lưu ý một số vật dụng dễ vỡ của văn phòng như Tranh ảnh, cốc chén, bình hoa,…Ngoài ra, nên chuẩn bị thêm báo, mút xốp, băng keo để có thể đóng thùng hộp dễ dàng hơn.

CHUẨN BỊ CHI PHÍ CHO VIỆC CHUYỂN VĂN PHÒNG

Sau khi bạn đã lên được kế hoạch chi tiết cho việc chuyển văn phòng, có thể dựa vào bản kế hoạch đó để xác định khoảng chi phí cần thiết. Tùy vào hình thức vận chuyên của mỗi doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra các mức chi phí khác nhau, nếu doanh nghiệp lựa chọn vận chuyển văn phòng thông qua một bên dịch vụ vận chuyển thì chi phí chuyển văn phòng thông thường  sẽ phụ thuộc các yếu tố:

• Loại xe thuê vận chuyển (to, nhỏ)
• Số lượng hàng hóa cần vận chuyển
• Khoảng cách từ điểm đi và điểm đến.
• Các loại phí khác: cầu đường, BOT, gửi xe, vào bãi, thùng, băng dính, phí phát sinh doa hàng hóa cồng kềnh,…

THANH LÝ HỢP ĐỒNG VÀ HOÀN TRẢ MẶT BẰNG CHO BÊN CŨ

• Trong bản hợp đồng ký giữa 2 bên đã nêu rõ các điều khoản về hoàn trả mặt bằng văn phòng trước khi chuyển đi. ( xem lại hợp đồng thuê văn phòng tại đây)
• Trước và sau khi chuyển, doanh nghiệp nhớ thông báo cho bên Cho thuê và tiến hành hoàn trả mặt bằng đầy đủ theo hợp đồng ( có thể tự hoàn trả hoặc thỏa thuận chi phí), có xác nhận của 2 bên để tránh các rủi ro pháp lý sau này.

MỘT SỐ LƯU Ý KHÁC KHI CHUYỂN VĂN PHÒNG MỚI

Ngoài những gợi ý trên thì khi chuyển văn phòng đến địa điểm mới, cá nhân và doanh nghiệp cũng nên lưu ý :

• Giám sát quá trình vận chuyển và kiểm kê lại tài sản: Việc giám sát quá trình vận chuyển giúp doanh nghiệp giảm thiểu những điều không mong muốn trong quá trình vận chuyển có thể xảy ra liên quan đến việc hư hỏng tài sản. Chính vì vậy, hãy cử nhân viên tham gia giám sát và nhắc nhở bên đơn vị vận chuyển những điều cần lưu ý nhé. Ngoài ra, việc kiểm kê tài sản về sau giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và mất mát và thất lạc tài sản. Việc kiểm kê nên thực hiện đầu và cuối quá trình vận chuyển và có sự góp mặt của cả hai bên.
• Đi tay không khi dọn đến văn phòng mới: Khi đến văn phòng mới, nên lưu ý mang theo những món đồ thường xuyên sử dụng như bàn, ghế, bật lửa, tượng thần tài… Bởi theo quan niệm dân gian, việc đi tay không khi nhập trạch thể hiện sự thiếu thốn, trắng tay, không tạo nên của cải, vật chất… Điều này rất cấm kỵ đối với các văn phòng – Nơi làm việc, kinh doanh.
• Làm đổ vỡ đồ đạc khi chuyển văn phòng : Việc làm đổ vỡ đồ đạc thể hiện sự kém may mắn, dễ mang đến những rắc rối, mâu thuẫn không đáng có trong các mối quan hệ, khiến việc kinh doanh gặp khó khăn, đình trệ.  Chính vì thế , trong ngày đầu tiên chuyển văn phòng cần được thực hiện cẩn thận, chu đáo, hạn chế xảy ra sai sót.
• Gây gổ cãi vã, nói những điều không hay: Đây là một ngày rất bận rộn nên mọi người đều cảm thấy mệt mỏi, tuy nhiên, Hãy cố gắng giữ cho tinh thần luôn vui vẻ, tránh những chuyện khó chịu, ảnh hưởng đến hòa khí, sinh cãi vã. Bởi những điều này vô tình mang đến những điểm rủi, không tốt cho phong thủy tại nơi làm việc mới,…

Việc chuyển văn phòng đến một địa điểm mới không phải là một điều dễ dàng đối với bất cứ doanh nghiệp nào. Nơi làm việc mới không chỉ là nơi để ngồi làm việc, mà nó còn là không gian để mọi người lấy cảm hứng làm việc. Công việc có hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều vào không gian làm việc. Chính vì vậy, để tạo nên một không gian làm việc mới hoàn hảo, doanh nghiệp tài lộc hơn thì cần phải có sự chuẩn bị cực kỳ chu đáo từ ý tưởng, thiết kế, nội thất,.. thậm chí phong thủy. Bài viết trên là một số những điều cơ bản mà doanh nghiệp cần lưu ý khi chuyển văn phòng mới để tiết kiệm thời gian, chi phí, hạn chế rủi ro nhất và mang lại một kế hoạch vận chuyển văn phòng hoàn hảo nhất. Hi vọng bài viết có ích cho các doanh nghiệp có ý định chuyển văn phòng trong thời gian tới.

———————————————————————————————————————

CCB Office trở thành đối tác của 500+ tòa nhà trên toàn thành phố Hà Nội. Vì vậy, chúng tôi sẽ giúp khách hàng tìm kiếm mặt bằng một cách nhanh chóng, cung cấp các thông tin đầy đủ và chính xác nhất để từ đó khách hàng có một cách nhìn tổng quan để đánh giá lựa chọn ra vị trí phù hợp nhất với mình. Bởi chúng tôi hiểu được ưu nhược điểm của từng tòa nhà, nên chúng tôi sẽ giúp khách hàng có được những thông tin hữu ích trong việc quyết định mặt bằng thuê. CCB Office miễn phí toàn bộ chi phí tư vấn cho khách hàng.
Liên hệ ngay CCB Office để nhận báo giá thuê và diện tích trống văn phòng tại các tòa nhà.

• Website: https://ccboffice.vn/
• Hotline  : 0985.575.185
• Địa chỉ  : Tầng 11, tòa nhà Việt Á, số 09 Phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội